procurment and storage

JAIL MANUAL 2022 

CHAPTER 53 PROCUREMENT AND STORAGE OF ARTICLES 

RULE 1221 Functions and composition of central grain purchase committee

1 A central grain purchase committee consisting of the following members shall advise the State Government as to the proper time for the purchase of grains and other articles of jail requirements for storage in the jails, the period for which the stocks of different kinds of grains, etc, shall be purchased for the use of prisoners, the conditions on which tenders shall be called for, and agreements entered into, and other similar matters-

(i) Additional Chief Secretary or the Principal Secretary Jail Department, President.

(ii) Secretary, Food and Civil supply or his nominee, not below the rank of a Special Secretary ;

(iii) The Director General of Prisons, Uttar Pradesh ;

(iv) The Registrar, Co-operative Societies, Uttar Pradesh or his representative;

(v) The Director of Agriculture, Uttar Pradesh or his representative who may not be below the rank of Deputy Director ;

(vi) Two non-official members nominated by the State Government annually;

The meetings of the committee shall be arranged by the Director General (Prisons) who shall also be its Secretary.

2 The Director General (Prisons) shall in the month of March each year issue instructions to all Superintendents regarding the purchase of grains and other articles, in accordance with the advice of the committee as approved by the State Government.

केंद्रीय अन्न क्रय समिति के कार्य और उसका संगठन

1 निम्नलिखित सदस्यों से बनी हुई एक केंद्रीय अन्न क्रय समिति, राज्य सरकार को जेल की आवश्यकताओं के लिए जेल में भण्डारण करने के वास्ते अन्य वस्तुए क्रय करने के उपयुक्तक्त समय, अवधि जिसके निमित्त विभिन्न प्रकार के अन्न इत्यादि प्रिजनर्स के प्रयोग हेतु क्रय किये जायेंगे, शर्ते जिन पर निविदा मांगी जायेगी एवं करार किये जायेंगे तथा अन्य समान मामलों पर परामर्श देगी-

(एक) अपर मुख्य सचिव अथवा प्रमुख सचिव जेल - अध्यक्ष

(दो) सचिव, खाद्य एवं नागरिक आपूर्ति अथवा उनके द्वारा नामित विशेष सचिव से अन्यून स्तर का अधिकारी

(तीन) महानिदेशक, कारागार उत्तर प्रदेश;

(चार) निबंधक, सहकारी समितियां, उत्तर प्रदेश, अथवा उनके प्रतिनिधि;

(पॉच) कृषि निदेशक, उत्तर प्रदेश, अथवा उनके प्रतिनिधि, जो उपनिदेशक स्तर से नीचे के नहीं हो सकेंगे;

(छः) राज्य सरकार द्वारा प्रतिवर्ष नामनिर्दिष्ट दो अशासकीय सदस्य;

समिति की बैठक का प्रबंध महानिदेशक (कारागार) द्वारा किया जायेगा जो इसका सचिव भी होगा;

2 महानिदेशक कारागार प्रत्येक वर्ष मार्च के महीने में सभी जेल अधीक्षकों को समिति की सलाह के साथ जैसा कि राज्य सरकार द्वारा अनुमोदित हो अन्न क्रय एवं अन्य सामग्रियों के क्रय के सम्बन्ध में निर्देश जारी करेंगे।

RULE 1222 Functions and composition of local purchase committees

(a) The purchase of articles for jail requirement in each district shall be controlled by a local committee consisting of the following members:

(i) The District Magistrate or a Magistrate nominated by him;

(ii) The Senior Superintendent or the Superintendent;

(iii) Deputy Regional Marketing Officer;

(iv) The District Supply Officer;

(v) Two non-official gentlemen, preferably a businessman who is not connected directly or indirectly with jail contracts to be nominated by the District Magistrate.

(b) Presiding the meeting.

The District Magistrate, when present, shall preside over the meetings of the committee and in his absence the Senior Superintendent or the Superintendent, as the case may be. Where there are two or more jails in a district, arrangements for the purchase of articles of jail requirement for storage shall be made by the local committees on central basis.

(c) The quorum.

The quorum for a meeting of the Local Purchase Committee shall be of three members of whom there should be at least one non-official member. When a meeting is adjourned for want of quorum a notice should be served on all the members informing them of the date and time of the next meeting. If in the adjourned meeting other members do not turn up again, the District Magistrate, or his representative and the Senior Superintendent or the Superintendent, as the case may be, may transact the business.

(d) Record of proceedings.

The proceedings of the local committees shall be recorded by the Senior Superintendent of Central Prisons, where there are Central Prisons and by the Superintendent of District Jails where there are only District Jails.

स्थानीय क्रय समिति के कार्य एवं उनका संगठन

(क) प्रत्येक जिले में जेल की आवश्यकताओं की सामग्रियों का क्रय निम्नलिखित सदस्यों से बनी हुई स्थानीय समिति द्वारा नियंत्रित की जायेगी :

i जिला मजिस्टे्रेट या उनके द्वारा नामित एक मजिस्ट्रेट;

ii वरिष्ठ अधीक्षक या अधीक्षक;

iii उप क्षेत्रीय विपणन अधिकारी;

iv जिला पूर्ति अधिकारी;

v जिला मजिस्ट्रेट द्वारा नामित दो अशासकीय सम्मानित व्यक्ति, अधिमानतः एक व्यवसायी जो परोक्ष या अपरोक्ष रूप से जेल संविदा से सम्बन्धित न हो;

(ख) बैठक की अध्यक्षता :

समिति की बैठकों में, जिला मजिस्ट्रेट जब वह उपस्थित हो, समिति की अध्यक्षता करेंगे, और उनकी अनुपस्थिति में वरिष्ठ अधीक्षक या अधीक्षक जैसी भी दशा हो सके, बैठक की अध्यक्षता करेंगे। जहाँ एक जिले में दो या अधिक जेल हैं जेल की आवश्यकता की सामग्रियों का क्रय वास्ते भण्डारण, स्थानीय समिति द्वारा केंद्रीय आधार पर की जायेगी।

(ग) कोरमः

स्थानीय क्रय समिति की बैठक के लिए कोरम तीन सदस्यों का होगा जिसमें कम से कम एक अशासकीय सदस्य होना चाहिए। कोरम के अभाव में जब कोई बैठक स्थगित हो जाये एक नोटिस आगामी बैठक की तिथि एवं समय को सूचित करते हुए, सभी सदस्यों को तामील की जानी चाहिए। यदि स्थगित बैठक में अन्य सदस्य पुनः नहीं आते हैं तो जिला मजिस्ट्रेट या उनके प्रतिनिधि एवं वरिष्ठ अधीक्षक या अधीक्षक जैसा भी दशा हो उक्त कार्य को संपादित कर सकेंगे।

(घ) कार्यवृत्त का अभिलेखन :

स्थानीय समिति की कार्यवृत्त का अभिलेखन, जहाँ पर केंद्रीय कारागार हैं, केंद्रीय कारागार के वरिष्ठ अधीक्षक द्वारा किया जायेगा, एवं वहाँ जहाँ पर केवल जिला जेल हैं, जिला जेल के अधीक्षक द्वारा किया जायेगा।

RULE 1223 Tenders and Samples

The Superintendent shall invite sealed tenders in accordance to the store purchase rules. Tenders accompanied by earnest money, shall be opened in the presence of the members of the local committee and such of the tenderers as may wish to be present. The local committee may examine samples of the articles tendered, and have sealed them before the tenderer. Sample shall be kept in safe custody of the Jailor on acceptance of the tender

निविदाएं और नमूने

अधीक्षक भण्डार क्रय नियमों (स्टोर परचेज रूल्स) के अनुसार मुहरबंद निविदाएं आमंत्रित करेगा। अर्नेस्ट मनी के साथ की निविदाएं स्थानीय समिति के सदस्यों की उपस्थिति में एवं ऐसे निविदाकारों जो उपस्थित रहने की इच्छा कर सकेंगे, की उपस्थिति में खोले जायेंगे। स्थानीय समिति निविदा सामग्रियों के नमूनों की परीक्षा कर सकेगी और इन्हें निविदाकारों के समक्ष मुहरबंद करेगी। निविदा स्वीकृत होने की दशा में नमूने जेलर की अभिरक्षा में सुरक्षित रखे जायेंगे।

RULE 1234 Procedure for acceptance of tender

(a) The jailor shall,-

(i) maintain a tender register and earnest money register.

(ii) prepare a comparative chart of rates of articles of all valid tenders as initialed by all the members of the committee present and the tenderers

(b) The Committee shall,-

(i) match the rate of articles with the rates submitted by the Jailor;

(ii) may observe other measures for price matching ;

(iii) may reject any or all the tenders assigning reasons;

निविदा स्वीकृति के लिए प्रक्रिया

(क) जेलर करेगा :

i एक निविदा रजिस्टर एवं अर्नेस्ट मनी रजिस्टर का अनुरक्षण।

ii सभी वैध निविदाओं की सामग्रियों की दरों का एक तुलनात्मक चार्ट बनायेगा जो कि समिति के सभी उपस्थित सदस्यों एवं निविदाकारों दाताओं द्वारा आद्यक्षरित हो;

(ख) समिति करेगी :

i जेलर द्वारा प्रस्तुत दरों के साथ सामग्रियों की दरों की तुलना;

ii मूल्य तुलना के लिए अन्य उपायों की समीक्षा कर सकेगी;

iii कारण दर्शाते हुए कोई अथवा सभी निविदाएं निरस्त कर सकेगी;

RULE 1225 Agreement and deposit on acceptance of tender

(a) The contractor whose tender is accepted shall be required to enter into an agreement on such form and deposit within such time, as the Superintendent may fix, such security in accordance with the store purchase rules.

(b) (i) In the case of small contract as defined in the store purchase rules, the security shall be refunded after the Superintendent has satisfied himself that the terms of the contract have been duly and faithfully carried out by the contractor.

(ii) In the case of large contracts as defined in the store purchase rules the security shall ordinarily be refunded after six months of the expiry of the contract and after the Superintendent has satisfied himself that the terms of the contract have been duly and faithfully carried out by the contractor. The security money may be returned to the contractor before the expiry of the said period of six months.

In this regard the procedure adopted should be in accordance with the provision of the Uttar Pradesh procurement manual.

निविदा स्वीकृत होने पर करार एवं जमा

(क) ठेकेदार जिनकी निविदाएं स्वीकृत कर ली गयी हैं को ऐसे प्रपत्र में एक करार करना होगा एवं भण्डार क्रय नियमों (स्टोर परचेज रूल्स) के अनुसार ऐसी प्रतिभूति जमा करनी होगी जो कि अधीक्षक द्वारा तय किया जा सकेगा।

(ख) i. छोटी संविदाओं के प्रकरणों में जैसा कि भण्डार क्रय नियमों में परिभाषित है, अधीक्षक के स्वयं से संतुष्ट होने पर कि संविदा की शर्तें यथोचित रूप से तथा विश्वसनीयता से ठेकेदार द्वारा पालन की गयी हैं, प्रतिभूति, वापस कर दी जायेगी।

ii. बड़ी संविदाओं के प्रकरणों में जैसा कि भण्डार क्रय नियमों में परिभाषित है, प्रतिभूति सामान्तयः संविदा के समाप्त होने के छः महीने पश्चात्‌ एवं अधीक्षक के स्वयं से संतुष्ट होने पर कि संविदा की शर्तें यथोचित रूप से तथा विश्वसनीयता से ठेकेदार द्वारा पालन की गयी हैं, वापस कर दी जायेंगी। प्रतिभूति धन कही गयी छः महीने की अवधि समाप्त होने से पूर्व, ठेकेदार को वापस की जा सकती है।

इस सम्बन्ध में अपनायी गयी प्रक्रिया उ0प्र0 प्रोक्योरमेंट मैनुअल के प्राविधानों के अनुसार होना चाहिए।

RULE 1226 Alternative procedure for tender and purchasing of articles

Above mentioned rules for procurement of articles required for jails and tenders may be substituted by other rules and direction given by State Government from time to time.

The State Government may also issue directions for alternative procedure for purchase of articles required in jails.

Note-Terms and condition regarding the purchase rules prevalent at the time shall apply.

निविदा एवं सामग्री क्रय के लिए वैकल्पिक प्रक्रिया

जेलों के लिए अपेक्षित सामग्रियों के खरीद के लिए उपरिवर्णित नियमों एवं निविदाओं को राज्य सरकार द्वारा समय-समय पर दिये गये निर्देशों एवं अन्य नियमों से किया जा सकता है।

राज्य सरकार जेलों में अपेक्षित सामग्रियों के क्रय के लिए वैकल्पिक प्रक्रिया के वास्ते, निर्देशों को भी जारी कर सकती है।

टिप्पणी - तत्समय प्रचलित क्रय नियमों से सम्बन्धित नियम एवं द्रार्ते लागू होंगी।

RULE 1227 Losses in cleaning etc, of grain

Cleaning loss in grain shall be allowed by the Superintendent as it actually occur in the process of cleaning of grain, provided it does not exceed the percentage of dirt, foreign grain, etc., prescribed in the agreement of contract. But when grain which is below the standard or purity requirement by the terms of the agreement of contract is accepted for supply after making suitable deductions for dirt, foreign grain etc., the gross weight of the grain supplied shall be entered in the stock registers and the loss shall be allowed for by the Superintendent, as it actually occurs in the process of cleaning to the extent of the deduction made from the contractor’s bill. Whenever the percentage of actual loss is higher than that for which deduction has been made from the contractor’s bill, the Director General (Prisons) shall be informed and he may allow such extra losses as he may consider necessary.

अनाज की सफाई इत्यादि में हानि

अनाज में सफाई हानि अधीक्षक द्वारा अनुमन्य की जायेगी जैसा कि यह वास्तविक रूप से अनाज की सफाई करने की प्रक्रिया में घटित होती है, परंतु यह संविदा के करार में निर्धारित धूल एवं अन्य अनाज इत्यादि के प्रतिशत, से ज्यादा की नहीं होगी। परंतु जब अनाज जो कि संविदा के करार की शर्तों द्वारा अपेक्षित मानक या वांछित शुद्धता से निम्न स्तर का है धूल, विदेशी अनाज, इत्यादि के लिए वांछित कटौती करने के बाद, आपूर्ति हेतु स्वीकार किया जाता है, आपूर्तित अनाज का सकल भार भण्डार रजिस्टर में दर्ज किया जायेगा और अधीक्षक द्वारा अनुमन्य की गयी हानि, जैसा कि यह सफाई प्रक्रिया में वास्तविक रूप से होती है, ठेकेदार के बिल से कटौती कर ली जायेगी। जब कभी वास्तविक हानि का प्रतिशत, ठेकेदार के बिल से की गयी कटौती से ज्यादा की है, महानिदेशक (कारागार) को सूचना दी जायेगी और वह जैसा कि आवश्यक समझे, ऐसी अतिरिक्त हानि की अनुमति दे सकेंगे।

RULE 1228 Inspection of grain

The Superintendent shall inspect all grains at the time of purchase for the jail and is responsible for seeing that they are sound and according to the conditions laid down in the contract.

अनाज का निरीक्षण

अधीक्षक जेल के लिए खरीदे गये सभी अनाजों का क्रय के समय निरीक्षण करेंगे और यह निगरानी करने के लिए उत्तरदायी होंगे कि वह अच्छा है और निविदा में विहित शर्तों के अनुसार है।

RULE 1229 Weighment and safe custody of grain

The Jailor alongwith the store-keeper shall be responsible for the weighments and safe custody of the stored grain.

अनाजों की तौल एवं सुरक्षित अभिरक्षा

स्टोर-कीपर के साथ जेलर, भण्डारित अनाज की तौल एवं सुरक्षित अभिरक्षा के लिए उत्तरदायी होंगे।

RULE 1230 Invoices

With each consignment the vendor shall furnish an invoice in duplicate showing the number of bags and packings and the total measure of each kind of article supplied.

बीजक

प्रत्येक माल के साथ विक्रेता दो प्रतियों में, बोरों की संख्या एवं पैकिंग तथा प्रत्येक तरह की आपूर्तित सामग्री का कुल परिमाण मात्र के साथ, बीजक प्रस्तुत करेगा।

RULE 1231 Procedure on receipt of articles of purchase at jail gate

On the arrival of the articles at the jail gate the gatekeeper shall make an entry of the correct number of bags and packings in the gate book. A careful watch shall be kept over the bags and packings to prevent their being tampered with. All such articles shall be measured and examined by the storekeeper and he shall sign the invoice, a copy of it shall returned to the vendor as receipt.

जेल के द्वार पर खरीदी गयी सामग्रियों की प्राप्ति पर प्रक्रिया

जेल के द्वार पर सामग्रियों के पहुंचने पर द्वारपाल बोरों की एवं पैकिंग की सही-सही संख्या की प्रविष्टि द्वार-पंजी में करेगा। बोरों एवं पैकिंग पर उनके छेड़छाड़ से बचाने के लिए, सतर्कतापूर्वक निगरानी रखी जायेगी। ऐसी सभी सामग्रियों की तौल एवं परीक्षा स्टोर-कीपर द्वारा की जायेगी और वह बीजक हस्तक्षरित करेगा, इसकी एक प्रति विक्रेता को पावती के रूप में वापस कर दी जायेगी।

RULE 1232 Rules for storing articles

All articles shall be stored in such a place and manner, as their quality is not adversely affected.

सामग्री संग्रह के लिए नियम

सभी सामग्रियां ऐसे स्थान एवं तरीके से भण्डारित की जायेंगी, जिसे उनकी गुणवत्ता प्रतिकूल रूप से प्रभावित न हो।

RULE 1233 Supply to and from expense store

When the grain or other articles for or from the expense store are required, the officer concerned shall prepare an indent and submit it through the Jailor to the Superintendent. The Jailor after he has satisfied himself as to the accuracy of the figures in the indent form and the requirements of such articles shall forward the same to the Superintendent for acceptance.

The entries of receipt and expense shall be initialed by the issuer and the receiver. Copies of all such indents shall be numbered and kept for records. The number and date of such indent shall be entered in the issue register. 

व्यय भण्डारों को एवं व्यय भण्डारों से आपूर्ति

जब अन्न या दूसरी सामग्रियां व्यय भण्डार के लिए या व्यय भण्डार से अपेक्षित हैं, सम्बन्धित अधिकारी एक मांग पत्र तैयार करेगा एवं जेलर के माध्यम से अधीक्षक को प्रस्तुत करेगा। जेलर मांगपत्र के आंकड़ों एवं ऐसी सामग्रियों की आवश्यकता से स्वयं संतुष्ट होने के पश्चात्‌, मांगपत्र, अधीक्षक को स्वीकृति हेतु अग्रसारित करेगा।

प्राप्ति एवं व्यय की प्रविष्टियां जारी करने वाले एवं प्राप्त करने वाले द्वारा आद्यक्षरित की जायेंगी। ऐसे सभी मांगपात्रों की प्रतियां संख्याकित की जायेगी एवं अभिलेख हेतु रखी जायेंगी। ऐसे मांगपात्रों की संख्या एवं तिथि निर्गम रजिस्टर में दर्ज की जायेंगी। 

RULE 1234 Measurement of Stock

The Jailor shall measure at least fifty percent of articles in the grain expense store and at least thirty three percent of articles in other stores once a month at uncertain intervals and record the result in his report book in red ink.

स्टाक की माप-तौल

जेलर अन्न व्यय भण्डार में कम से कम 50 प्रतिशत सामग्रियों एवं अन्य भण्डारों में कम से कम 30 प्रतिशत सामग्रियों की माह में एक बार अनिश्चित अंतराल में माप तौल करेगा तथा अपनी रिपोर्ट-पुस्तिका में परिणाम लाल स्याही से अभिलेखित करेगा।

RULE 1235 Storage account

The Jailor shall maintain storage accounts on the prescribed registers in which the quantities of grain and other articles placed in and issued from the different stores shall be separately shown. The Jailor shall cause to have a record made of the quantity of grain in the bins on the covering of that bin. He shall cause to maintain a ticket for each bin showing the quantity of articles stored, the quantities issued and the balance.

भण्डारण लेखा

जेलर निर्धारित रजिस्टर में भण्डारण लेखा का अनुरक्षण करेगा जिसमें अन्न की मात्राएं एवं अन्य सामग्रियां, विभिन्न भण्डारों में रखी गयी तथा स्टोरों से जारी की गयी अलग-अलग दर्शायी जायेंगी। जेलर डिब्बे (बिन्स) में अन्न की मात्रा उस डिब्बे (बिन्स) के ढक्कन पर अभिलिखित करेगा। वह प्रत्येक डिब्बे पर उसमें संग्रह की गई सामग्री की मात्रा, जारी किये गये एवं शेष की मात्र दर्शाते हुए एक टिकट भी अनुरक्षित करेगा।

RULE 1236 Check of stock of grain and other articles on transfer of officer in-charge of the store

When the officer in-charge or the store-keeper is transferred, the Superintendent shall satisfy himself that the stocks of grain and other articles have been measured and checked by the relieved and the relieving officers and found to be correct. Such report shall be recorded in Jailor's report-book, register No. 82 and initialed by all officers concerned.

If for any reason the charge cannot be handed over by the officer in-charge of store in his presence, the Superintendent shall cause an inventory of all the articles to be prepared alongwith their particulars.

स्टोर के भारसाधक अधिकारी के स्थानान्तरण पर अन्न एवं दूसरी सामग्रियों के स्टाक की जांच

जब भारसाधक अधिकारी या स्टोर-कीपर का स्थानान्तरण हो, अधीक्षक स्वयं को संतुष्ट करेगा कि अन्न का स्टाक एवं दूसरी सामग्रियों की माप-तौल की जा चुकी हैं, भारमुक्त तथा भारमोचक अधिकारियों द्वारा जाँची जा चुकी है और सही पायी गयी हैं। ऐसी रिपोर्ट जेलर की रिपोर्ट बुक में, व रजिस्टर नं0 82 में अभिलिखित की जायेगी तथा सभी सम्बन्धित अधिकारियों द्वारा हस्तक्षरित होगी।

यदि किन्हीं कारणों से चार्ज का प्रदान स्टोर के भारसाधक अधिकारी द्वारा अपनी उपस्थिति में नहीं हो सका है, अधीक्षक, समस्त सामग्रियों की सूची, उनके विवरण के साथ तैयार करायेगा।