Trucuri de creșterea productivității în Pivot table

1. Folosiți ALT+N V pentru a insera rapid un Pivot Table. Sau puteți folosi tastele (din Excel 2003) – ALT + D P

2. Dublu clic pe orice valoare pentru a vedea detalii: Referitor la tabelele pivot, dacă doriți să vedeți care înregistrări corespund unui anumit total, faceți dublu-clic pe acel număr. Excel va adăuga automat o nouă foaie de lucru care va conține doar datele pentru acel număr.

3. Rearanjare elemente pivot table prin drag & drop: Elementele din pivot table pot fi rearanjate, astfel încât numele unui produs sau al unui departament să fie afișat în partea de sus sau într-o anumită ordine. Selectați pivot table și în fereastra de dialog Pivot Table Fields aflată la dreapta, puteți modifica ordinea lor folosind tehnica drag and drop (clic apăsat pe un element și deplasarea lui în sus sau jos).

4. Sortarea rapidă cu right-click: Puteți sorta rapoartele făcute cu pivot table cu un clic-dreapta pe câmpul cu valori și alegerea unei opțiuni de sortare.

5. Faceți tabelele Pivot mai explicite prin redenumirea câmpurilor: Selectați celula din antetul tabelului și scrieți noul nume. Sau cu dublu clic pe o celulă din antet, Excel deschide o fereastră de dialog Value Field Settings în care pot fi făcute mai multe modificări (titlu, formatare etc.). Alte detalii aici.

6. Folosiți GETPIVOTDATA pentru a realiza rapoarte mai bune: Tabelele pivot sunt foarte puternice, dar uneori conțin prea multe date. Dacă doriți să folosiți calculul de pivoți, dar să utilizați un format prietenos în foile cu rezultate, utilizați funcția GETPIVOTDATA. Aceasta poate căuta în tabelele pivot și preia doar valorile pe care le doriți. Vedeți mai jos demo și detalii pe pagina https://chandoo.org/wp/2015/08/26/getpivotdata-in-dashboards/.

Alte detalii: Trucuri pentru Tabele Pivot.

Trucuri pentru interacțiunea cu utilizatorul

Comunicarea cu utilizatorii este importantă. Uneori sunt utile folosirea data validation, form controls & slicers. Iată câteva trucuri pentru a face lucrurile mai rapid.

7. Selectarea mai multor elemente: Pentru a selecta mai multe elemente din slicer, folosiți tehnica drag and drop de la primul până la ultimul element din listă.

Un slicer este un mod de filtrare a datelor și se poate adăuga din panglica de sus, Analyze – Filter – Insert Slicer. Dacă elementele pe care doriți să le selectați nu sunt consecutive (unul după altul), țineți apăsată tasta CTRL și alegeți doar câte un buton din slicer. Sau activați butonul Multi-Select și alegeți elementele dorite.

8. Legarea unui buton din formularul de control la o celulă: Pentru a lega un buton sau alt element control de o celulă, selectați acel element de control, clic în bara cu formule, apăsați = apoi clic pe celula la care legați acel element de control.

9. Folosirea cut și paste: La setarea unui model complex de foaie de lucru, de obicei toate calculele se fac într-o foaie de lucru separată. Pentru a seta mai rapid elementele de interacțiune cu utilizatorul (cum ar fi slicers sau butoane de control din formulare), mai întâi acestea se setează în foaia cu calcule. După ce ați terminat lucrul în foaia cu calcule, luați toată informația cu cut și adăugați-o cu paste în foaia de lucru finală.

10. Alt + săgeată jos pentru a alege elemente din lista de validare / filtru: Folosiți tasta ALT + săgeată în jos pentru a alege un element din listă.

11. Ștergerea rapidă a filtrelor: Într-un tabel sau o listă, folosiți CTRL + Shift + L pentru a șterge filtrele sau a comuta între activare/dezactivare filtru. În slicer folosiți ALT + C pentru a șterge filtrul (select all).

12. Folosiți timelines pentru a filtra valorile datelor: Timelines sunt introduse în Excel 2016 și cu ele se pot filtra valorile pentru date calendaristice. Un timeline poate fi inserat din panglica Analyze / Filter sau cu clic dreapta pe coloanele cu date din tabelul pivot.

13. Setarea de legături / hyperlinks la diferite părți ale raportului: Dacă aveți un raport mare, cu mai multe etichete / tabs, puteți adăuga legături (hyperlinks) astfel încât utilizatorii să poată naviga mai rapid în raport. Puteți realiza un hyperlink folosind o formă (shape) sau o celulă. Pentru o vizibilitate bună, folosiți forme sau imagini. Adăugați forma în foaia de lucru, apoi cu CTRL+K afișați fereastra de dialog pentru inserare hyperlink și selectați foaia de lucru sau numele unui domeniu la care utilizatorul dorește să ajungă. Mai multe detalii aici.