Reducerea dimensiunii fisierelor

Sursa: http://www.wikihow.com/Reduce-Size-of-Excel-Files

Registrele de lucru din Excel conțin, de obicei, text, dar pot conține, de asemenea diagrame și grafice colorate care ocupă o mulțime de octeți.Trimiterea aceste fișiere uriașe prin e-mail poate bloca serverul, iar stocarea lor pe hard disk ocupă foarte mult spațiu disponibil. Din fericire, se poate reduce dimensiunea fișierelor Excel.

Metoda 1 din 6: Încercați unele remedieri simple

1. Verificați formatarea pe celulele neutilizate

Prin ștergerea tuturor rândurilor neutilizate din partea de jos a documentului pe fiecare foaie de lucru, se poate reduce foarte multdimensiunea fișierului.

2. Salvați fișierul în Excel în binar (.xlsb)

După ce salvarea fișierului în format .xlsb, se selectează şi se şterg toate celulele care se află în afara domeniului de date (de obicei, la dreaptași mai jos).

Se selectează aceleaşi celule și se șterge orice formatare (culori, linii, etc.). Se şterge formatarea din fiecare foaie de lucru din registru.

Apoi se salvează din nou registrul de lucru ca un fișier .xlsx (sau .xls). Fişierul rezultat va avea dimensiuni mai mici.

3. Salvați registrul de lucru ca același fișier și tip, dar cu un nume de fișier alternativ

Simplul proces de conversie poate elimina spațiul suplimentar sau ineficient din cadrul fișierului.

Metoda 2 din 6: Pentru Registre de lucru care conțin atât Grafice și formatare

1. Se deschide fișierul Excel şi se salvează în format Excel .html.

2. Se schimbă numele fișierului html nou creat.

3. Apoi se salvează noul document în format .xls.

Metoda 3 din 6: Pentru Registre de lucru care conțin numai text

1. Se deschide fișierul Excel şi se salvează în format Excel .xml.

2. Se schimbă numele fișierului xml nou creat.

3. Apoi se salvează noul document în format .xls cu un alt nume.

Metoda 4 din 6: Utilizarea arhivatorului WinZip (Office 2007 sau mai nou)

1. Se redenumeşte extensia (sufixul) fișierului, din .xls (tip de fișier) în .zip.

2. Se deschide fișierul cu arhivatorul WinZip şi se extrage conţinutul acestuia într-un folder.

3. Se rearhivează acel folder folosind WinZip.

4. Se selectează fișierul arhivă și i schimbă sufixul din zip în .xlsx.

Metoda 5 din 6: Repararea fişierelor care conţin erori

1. După identificarea foii de lucru din cauza căreia fişierul este prea mare, se salvează fișierele cu numefișier.xls (în format .xls). Astfel se poate identifica foaia de lucru și problema.

2. Se face o copie a fişierului Excel (pentru teste), se șterge fiecare coloană nefolosită din foaia de lucru cu probleme și se salvează foaia de lucru.

3. Atunci când se șterge coloana "defectă", timpul necesar pentru salvare se reduce, iar dimensiunea fișierului scade de la MB la kilobytes.

Metoda 6 din 6: Save As

Această metodă funcționează pentru foi de calcul cu imagini.

1. Se deschide fişierul şi din meniu se alege Save As (Salvare ca).

2. În partea de jos a ferestrei care apare, se face clic pe butonul Tools (Instrumente).

3. Din meniul derulant se alege Compress Pictures (Comprimare imagini).

4. Se alege comprimarea la 220ppi - dimensiuni de ecran sau pentru imprimare.

5. Se salvează fişierul.

...şi încă o "manevră", care şterge informaţiile despre imagini (dimensiuni, ) păstrate pentru ca acestea să poată fi restaurate ulterior la starea iniţială: în File - Options - Advanced - Image Size and Quality - se bifează Discard Editing Data.

Folosind câteva metode din cele enumerate mai sus, se pot "compresa" fişiere de 100MB la mai puţin de 10MB.

1. Întâi se compresează toate imaginile - se selectează o imagine, apoi din meniul Picture Tools, Format, clic pe Compress Pictures

2. Se şterg informaţiile despre imagini (File - Options - Advanced - Image Size and Quality - se bifează Discard Editing Data).

3. Se salvează fişierul în format binar.

4. Se închide fişierul în format binar, se redeschide şi se salvează în format xls sau xlsx.