Fisiere.txt in .xls(x)
Există programe care exportă datele în fisiere txt, csv, xml sau alte formate.
Fisierele de tip txt, deschise cu Notepad, ele arată cam aşa (aici sunt afișate folosind un font în care toate caracterele au aceeași lățime - Courier):
(Fişierul txt folosit ca exemplu este ataşat la subsolul paginii şi poate fi descărcat.)
Excel are un "wizard" cu ajutorul căruia pot fi preluate/importate datele din fişierul text pentru eventuale analize, prelucrări etc.
Mod de lucru
Se deschide un fişier nou în Excel. Apoi, din meniu, cu File - Open se alege fişierul txt.
Pentru ca fişierul text să fie vizibil, în lista pentru tipul fisierului se alege All Files(*.*).
Pentru a importa corect datele, Excel propune 3 paşi de preluare a datelor.
Pasul 1
În fişierul exemplu (prima imagine) se observă că datele sunt delimitate de linii verticale (|). Dar sunt şi fişiere text care
- au ca delimitatori caracterele Tab, punct-şi-virgulă, virgulă, spaţiu etc. sau
- au lăţimea fixă.
În cazul nostru, pentru ca datele de pe un rând să fie preluate în Excel în celule separate, se alege opţiunea Delimited. Apoi, click pe butonul Next.
Pasul 2
Excel ne propune patru tipuri de delimitatori, care pot fi bifaţi, în funcţie de delimitatorul din fişierul text.
Dacă fişierul text are un alt tip de delimitator (cazul nostru), se bifează Other şi în caseta din dreapta se tastează acel delimitator - aici, linia verticală: "|".
Caseta din partea de jos afişează o previzualizare a modului în care vor fi preluate datele în fişierul Excel.
Prin alegerea caracterului "|", în previzualizare datele sunt despărţite de linii verticale.
Apoi, click pe butonul Next.
Pasul 3
Aici pot fi formatate coloanele care vor fi importate în Excel.
Coloana se alege cu click în caseta de previzualizare, apoi se bifează una din formatările propuse de Excel (General, Text, Dată - are mai multe formate - aici am ales DMY, adică zi.lună.an) sau se poate elimina importarea acelei coloane.
La click pe butonul Advanced este afişată o fereastră în care se pot alege separatorii pentru zecimale (aici virgula) şi pentru mii (aici punctul).
Există situaţii când valorile negative au minusul după valoare. În acest caz, se bifează şi caseta Trailing minus for negative numbers.
Apoi se confirmă alegerile cu click pe butonul OK.
Cu click pe butonul Finish, Excel afişează datele importate din fişierul text.
Pentru ca modificările realizate ulterior să rămână în format xls sau xlsx, fişierul se salvează ca fişier Excel (File - Save As...).
Caz particular
Există și cazuri în care fișierul txt conține informații despre un element pe mai multe linii, ca în exemplul de mai jos:
Excel va importa fiecare rând pe câte o linie, iar acest lucru nu ne ajută să centralizăm datele.
În acest caz, se folosesc formule pentru a prelua informațiile pe aceeași linie, după care se filtrează datele obținute,
În cazul de față, se folosesc formule care preiau pe linia „Alimentari” (la dreapta celulei) și celelalte informații: data, mașina, kilometraj, alimentare - litri.
Formulele pot folosi diferite funcții (TRIM, LEFT, RIGHT, SEARCH / FIND, VALUE etc.) pentru a prelua doar valorile care ne interesează (fără textul din partea stângă).
Ulterior, se folosește un filtru pentru a afișa doar liniile care conțin textul „Alimentari”. În partea dreaptă a celulei se află formulele care preiau și afișează și celelalte informații.
Astfel se obține un tabel centralizator care poate fi prelucrat mult mai ușor.