Tabele Pivot
Ce este un tabel Pivot?
În forma sa de bază, un tabel Pivot este un instrument special din Excel care preia date dintr-un tabel și le centralizează / grupează în diferite moduri, fără a folosi formule.
Spre deosebire de sortare sau subtotaluri, tabelul Pivot nu modifică în niciun fel tabelul sursă.
Este mai ușor de utilizat, datorită interfeței intuitive, care permite adăugarea și eliminarea interactivă a câmpurilor.
Atunci când funcțiile implicite nu sunt suficiente pentru calcule, se pot adăuga și alte formule sau se pot construi grupuri de elemente.
Tabelul folosit ca exemplu are 213 înregistrări (rânduri) și 6 câmpuri (coloane): Nr.crt., Produs, Categorie, Valoare, Data receptiei și Tara de origine. Tabelul are scop didactic și poate fi descărcat de aici:
https://drive.google.com/file/d/1RuhnOSmoUpbyHfmToOgJFRYRc4sFG6G4/view?usp=sharing
Inserarea unui tabel Pivot
Pentru a insera un tabel pivot:
1. Clic pe oricare celulă din tabel.
2. Din meniul principal, eticheta Insert, grupul Tables, clic pe butonul PivotTable.
Apare caseta de dialog Create PivotTable. Excel selectează automat datele din tabelul ales. Implicit, Excel propune ca noul tabel pivot să fie salvat pe o foaie de lucru nouă (New Worksheet). Dar se poate alege și aceeași foaie de lucru (Existing Worksheet) și alegerea unei celule goale, înafara tabelului.
Alegerea câmpurilor pentru tabelul pivot
În partea dreaptă, Excel afișează panoul PivotTable Fields, care conține numele coloanelor din tabel.
Prin selectarea și tragerea lor în zonele din partea de jos a panoului (cu drag&drop), Excel va construi tabelul pivot în timp real.
Zona Filters se folosește pentru a filtra întregul tabel.
Zona Columns afișează elementele pe coloane, iar zona Rows - pe rânduri. Atunci când sunt adăugate câmpuri în ambele zone - Columns și Rows, tabelul rezultat va fi bidimensional.
În zona Values se plasează coloanele care trebuie calculate.
Tabelul pivot este generat automat. În partea de sus, datele pot fi filtrate după coloana Categorie.
Pe rânduri sunt preluate alfabetic datele din coloana Produs, iar pe coloane - de pe coloana Tara de origine. Elementele de pe rânduri și coloane pot fi și ele filtrate (clic pe săgeata din partea dreaptă a celulei Row Labels, respectiv Column Labels).
Excel preia datele din coloana aflată în zona Values, le adună automat și le afișează în tabel.
Prin tragerea câmpurilor în alte zone, Excel modifică automat tabelul.
Astfel, datele pot fi grupate în diverse moduri - de exemplu, după țări, apoi după produse.
Pentru a elimina un câmp dintr-o anumită zonă, acesta se trage înafara oricărei zone sau clic pe câmp și, din meniul contextual, clic pe Remove Field. Sau, în tabelul pivot, clic dreapta pe un element al câmpului și clic pe opțiunea Remove Nume_camp.
Modificarea modului de calcul al valorilor
Implicit, Excel centralizează câmpurile din zona Values prin adunarea sau numărarea lor. Pentru a modifica modul de calcul folosit se poate utiliza una din metodele:
- clic dreapta pe o celulă din tabel sau
- clic pe câmpul din zona Values (panoul din dreapta)
apoi, clic pe Value Field Settings.
În caseta de dialog Value Field Settings se poate modifica numele câmpului și se propun două moduri de afișare a valorilor.
În eticheta Summarize Values By poate fi ales tipul de calcul pentru centralizarea datelor, iar eticheta Show Values As permite afișarea valorilor obținute ca și procente.
În partea de jos a casetei de dialog se află butonul Number Format, care deschide caseta Format Cells. Formatarea se aplică tuturor celulelor din tabel. Pentru a formata doar unele celule, se folosește meniul de sus.
Etichetele Analyze și Design
Când se selectează una sau mai multe celule din tabelul Pivot, Excel afișează în meniu încă două etichete: Analyze (pentru analiză date, grupare elemente, creare diagrame etc.) și Design (pentru modificarea modului în care va fi afișat tabelul pivot).
Gruparea elementelor din tabelul Pivot
Elementele din tabelul pivot pot fi grupate în diferite moduri. Se selectează minim două elemente din tabel, apoi clic dreapta și din meniul rapid se alege Group...
(Pentru a selecta elemente non-adiacente, se folosește tasta Ctrl.)
Excel grupează automat elementele selectate și creează un grup care le conține (numit implicit Group1). Celelalte elemente vor fi grupate separat.
Ulterior se pot creea și alte grupuri, în același mod.
Degruparea elementelor se poate face cu clic dreapta pe eticheta cu numele grupului și din meniul rapid - clic pe Ungroup.
Un grup poate fi mutat în altă parte a tabelului: clic dreapta pe eticheta cu numele grupului, apoi clic pe opțiunea Move.
Gruparea după dată
Dacă tabelul pivot conține în zona Rows sau Columns și coloane de tip dată calendaristică, Excel sesizează acest lucru și permite gruparea informațiilor după dată, cu clic dreapta pe orice celulă din tabelul pivot care conține o dată calendaristică și apoi clic pe butonul Group. Datele se pot grupa pe zile, luni, trimestre etc.
Câmpuri multiple pentru aceeași zonă
Tabelul pivot poate avea mai multe câmpuri în aceeași zonă (Filters, Columns, Rows sau Values). De exemplu, în zona Rows se pot trage câmpurile Categorie și Tara de origine.
Inserarea de diagrame pentru tabelul pivot
Pentru a insera o diagramă:
1. Clic pe oricare celulă din tabelul pivot.
2. Din meniul de sus, eticheta Analyze, grupul Tools, clic pe PivotChart.
Se alege tipul de diagramă, apoi clic pe butonul OK.
În funcție de câmpurile alese în tabelul pivot, Excel va genera automat diagrama.
Elementele afișate în diagramă pot fi ordonate alfabetic, filtrate sau eliminate - clic pe numele câmpului din diagramă pentru a deschide lista cu opțiuni.
În partea dreaptă a diagramei:
- butonul + permite afișarea sau ascunderea de elemente
- butonul ca o pensulă permite modificarea stilului diagramei.
Slicers
Folosirea de Slicers în Excel permite filtrarea rapidă și simplă a tabelelor pivot. Se pot conecta mai multe Slicere la mai multe tabele pivot pentru a realiza diverse rapoarte.
Pentru a insera un Slicer, clic pe orice celulă din tabelul pivot, apoi din meniu, eticheta Analyze, grupul Filter, clic pe butonul Insert Slicer.
Excel afișează caseta de dialog Insert Slicers, în care pot fi selectate unul sau mai multe câmpuri.
În funcție de câmpurile selectate în Slicer, Excel filtrează interactiv tabelul pivot. Pentru a elimina un filtru dintr-un Slicer, clic pe butonul din partea dreaptă sus a Slicerului (pâlnia cu un X roșu). În imaginea de mai jos, tabelul a fost filtrat după categoria Fructe, produsele Banane și Mango. Se poate observa că, după filtrarea categoriei Fructe, Excel nu mai permite selecția câmpurilor cu produse care nu sunt fructe și nici a țărilor care nu au deloc fructe (acestea continuă să fie afișate cu gri deschis - sunt inactive).
Slicerele pot fi mutate cu click pe bara de titlu și tragere și redimensionate cu click pe mânerele slicerului și tragerea lor.
Cu clic pe butonul Multi-Select pot fi selectate mai multe câmpuri.
Pentru a șterge un Slicer, se selectează și se apasă tasta Delete sau clic dreapta pe Slicer și din meniul activ, clic pe Remove nume_slicer.
Notă: În locul folosirii butonului Multi-Select, se poate apăsa tasta CTRL pentru a selecta mai multe câmpuri.
Report Connections
Pentru a conecta două sau mai multe slicere la unul sau mai multe tabele pivot, se selectează primul Slicer, apoi în meniul de sus, eticheta Options, grupul Slicer, clic pe Report Connections.
Excel afișează caseta de dialog Report Connections în care se fac conexiunile între slicere. Apoi, în funcție de elementele alese în Slicere, vor fi filtrate rezultatele din tabelele pivot.
Actualizarea datelor din tabelul pivot - Refresh
După modificarea datelor (text sau valori) în tabelul sursă, trebuie actualizare datele din tabelul pivot, astfel:
- clic pe orice celulă din tabelul pivot
- clic dreapta și din meniul rapid clic pe Refresh.
Câmp sau element calculat
Un câmp calculat poate folosi valori din alt câmp. Pentru a insera un câmp calculat
- clic pe orice celulă din tabelul pivot
- în meniul de sus, eticheta Analyze, grupul Calculations, clic pe butonul Fields, Items & Sets.
Cu clic pe Calculated Field, Excel afișează o casetă de dialog în care se completează numele noului câmp și modul de calcul al acestuia.
După clic pe butonul OK, Excel adaugă câmpul la fianlul listei cu câmpuri și la sfârșitul tabelului pivot.
