Trucuri in Excel

Depanarea formulelor complexe folosind tasta F9

Presupunând că într-un Excel este o formulă mai lungă, de exemplu

=IF(AVERAGE(C2:C6)<=AVERAGE(D2:D6),MAX(C2:C6),MAX(D2:D6))

şi doriţi să aflaţi unde se află eroarea, procedaţi astfel:

1. Selectaţi celula care conţine formula.

2. Apoi selectaţi partea din formulă pe care doriţi să o evaluaţi şi apăsaţi tasta F9.

3. Astfel va fi evaluată doar partea selectată a formulei şi o va înlocui cu rezultatul evaluării.

4. Folosind această tehnică, puteţi afla mai uşor zona din formulă în care se află eroarea.

5. După ce aţi terminat verificarea, apăsaţi tasta ESC.

Afişarea zecimalelor doar atunci când numărul este subunitar

În astfel de cazuri, puteți utiliza formatarea personalizată.

• Mai întâi, selectați numerele de pe care doriți să le formatați, apăsaţi CTRL +1 (sau click dreapta > Formatare celule)

• În tab-ul "Number", selectați categoria "Custom"

• Scrieţi formatarea particularizată a celulei. În cazul nostru, condiţia de formatare este

[<1]_(#,##0.00_)_(#,##0_)

În "traducere", de la stânga la dreapta:

dacă valoarea celulei este mai mică decât 1, atunci formatează celula în formatul #,##0.00, altfel formatează celula în formatul #,##0.

Formatarea celulelor Excel este uneori complicată şi dacă doriți să o stăpâniţi, o sursă excelentă de inspiraţie este articolul lui Peltier pentru formatarea personalizată a numerelor.

Afişarea de simboluri în graficele Excel

Un sfat pentru a face ca diagramele să arate profesional, afişând pe axă simboluri în loc de text.

Urmați aceşti paşi simpli:

• alegeţi mai întâi simbolurile care doriţi să apară pe axă sau în eticheta de date - acestea pot fi fonturi simbol cum ar fi Wingdings, Webdings, sau fonturi cu sigle de companii pe care le puteţi descărca de aici

• apoi folosiţi caracterele corespunzătoare acestor simboluri ca etichetă pentru axe

• la final, modificaţi fontul din Excel cu fontul pentru simbolul selectat.

Folosiţi Alt+Enter pentru a începe un rând nou într-o celulă

Atunci când scrieţi text într-o celulă şi doriţi să începeţi un rând nou în aceeași celulă, folosiţi combinaţia de taste ALT+ENTER.

Alt exemplu

Presupunem că, folosind formule pentru text, doriţi să creaţi într-o singură celulă o adresă prin combinarea din alte celule a numelui străzii, oraşului şi judeţului.

Dacă doriţi să începeţi fiecare informaţie pe câte un rând nou, folosiţi echivalentul lui Enter, CHAR (10):

=numestrada & CHAR(10) & oras & CHAR(10) judet

Verificarea unor condiţii

Presupunem că aveţi trei valori în A1, A2 și A3 şi doriţi să aflaţi dacă A1 se încadrează între A2 şi A3. La prima vedere, cea mai simplă formulă pentru aflarea acestui lucru ar fi testarea

A1> = A2, A1 <= A3

ambele trebuind să fie adevărate.

Prin urmare, formula în Excel ar arăta astfel:

= IF (AND (A1> = A2, A1 <= A3), "Da", "Nu")

Cu toate acestea, la formula de mai sus există două probleme:

(1) Se presupune că A2 este mai mic decât A3.

(2) Acesta este doar prea mare.

Daniel Ferry a venit cu o utilizare inteligentă, folosind funcţia MEDIAN pentru a testa acest lucru:

= (A1 = MEDIAN (A1: A3), "Da", "Nu")

Nu numai că formula de mai sus arată elegant și simplu, ci funcționează chiar dacă dacă A2 este mai mic sau mai mare decât A3.

Rapid şi simplu: compararea a două liste

O modalitate simplă de comparare a două liste (funcționează numai Excel 2007 +).

1. Selectați celulele din ambele liste (selectare primă listă, apoi ţineţi apăsată tasta CTRL și apoi selectaţi a doua listă)

2. În Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Duplicate Values

3. Selectați "Duplicate"

4. Apăsaţi OK.

Ilustrarea celor scrise mai sus o puteţi găsi aici.

Transformarea textului în "Sentence Case"

Excel are funcţii pentru transformarea textului în:

- litere mari (UPPER),

- litere mici (LOWER)

- prima literă majusculă, iar restul litere mici (PROPER) pentru fiecare cuvânt din celulă.

Însă nu are o funcţie pentru transformarea în majusculă a primei litere şi în litere mici pentru restul propoziţiei.

Presupunând că textul se află în celula C2, formula care poate fi folosită este

=UPPER(LEFT(C2,1))&MID(LOWER(C2),2,999)

Exemplul se poate aplica doar în cazul în care în celulă se află o singură propoziţie/frază şi aceasta nu conţine substantive proprii, care trebuie scrise cu majusculă.