Functia VLOOKUP

De obicei funcţia VLOOKUP este folosită pentru a extrage o valoare dorită în funcţie de o cheie de căutare.

Sintaxa funcţiei

VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

unde

lookup_value este valoarea de căutat din prima coloană a tabelului sau zonei,

table_array reprezintă zona de celule care conține datele,

col_index_num este numărul de coloană din argumentul matrice_tabel pentru care trebuie returnată valoarea potrivită şi

range_lookup (opțional) poate fi o valoare logică (TRUE sau FALSE), care specifică dacă VLOOKUP caută o potrivire exactă sau o potrivire aproximativă.

Mai multe detalii pot fi găsite aici.

În combinaţie cu alte elemente se pot realiza operaţiuni mai complexe.

De exemplu, se pot genera fişe de produs interactive: prin alegerea unui element dintr-o listă (de exemplu nr. inventar), în fişa de produs model sunt preluate automat celelalte date corespunzătoare (aici, denumirea, data PIF şi valoarea).

Datele se preiau dintr-un centralizator.

In dreapta celulei Nr. inventar se află o listă ascunsă, din care se pot alege valori. Lista este prima coloană a centralizatorului de mai sus.

In celulele de mai jos, funcţiile VLOOKUP, pe baza numărului de inventar preiau din centralizator denumirea, data PIF și valoarea.

La alegerea unui alt număr de inventar, denumirea, data PIF și valoarea se schimbă interactiv.

Aici, funcţia

- caută valoarea din celula D5 (care este o listă şi conţine o valoare la un moment dat)

- în tabelul centralizator (aici H6:K18) şi

- preia valoarea din tabel (aici denumirea, data PIF şi valoarea).

Se poate folosi pentru listarea rapidă a unei fişe oarecare, fără a mai trebui ca de fiecare dată să se refacă fişa pentru alt produs.

În același mod se poate realisa antetul unei facturi, unde funcţia VLOOKUP preia datele clientului dintr-un tabel cu toți clienții, care se află în acelaşi fişier (eventual altă foaie de lucru, ascunsă).

(Aici se poate adăuga şi un buton de adăugare a facturii la un tabel centralizator de facturi, iar cu ajutorul VBA să se "culeagă" datele din formularul factură şi să se adauge la tabelul centralizator cu facturi emise.)

Exemplu de folosire a funcției VLOOKUP pentru a căuta un anumit angajat, când i se cunoaște ID-ul

Funcția VLOOKUP este folosită în mod obișnuit pentru a căuta și compara rapid datele într-o foaie de lucru Excel. "V" din VLOOKUP se referă la "Vertical". Această funcție are patru părți - valoarea de căutare, intervalul de tabelă care poate conține valoarea, coloana care trebuie afișată odată ce se găsește potrivirea și tipul de potrivire. În acest mod pot fi găsite diverse metode de a compara sau a găsi diferențe.

Să presupunem un tabel cu trei coloane care conține ID-ul angajatului, Departamentul și numele angajatului. Pentru a afla numele angajatului atunci când se cunoaște ID-ul său, se procedează astfel:

• Se sortează valorile din tabel după coloana ID, fie în ordine crescătoare, fie în ordine descrescătoare. Apoi se selectează prima celulă din a patra coloană (goală). În ea va fi scrisă formula VLOOKUP. Clic pe fila Formulas și se selectează butonul Lookup & Reference.

• Din lista derulantă, se selectează VLOOKUP(). Se deschide caseta de dialog.

• În câmpul Lookup_value, se introduce valoarea (ID-ul) care trebuie căutată în prima coloană (sau, dacă valoarea va fi scrisă într-o anumită celulă, clic pe acea celulă).

• Clic pe câmpul Table_array pentru a selecta intervalul de celule sau întregul tabel care poate conține datele căutate.

• În câmpul Col_index_num se introduce 3, adică Excel va căuta valoarea corespunzătoare ID-ului în cea de a treia coloană a tabelului.

• În câmpul Range_Lookup, se introduce FALSE. Parametrul FALSE indică potrivirea exactă, în timp ce parametrul TRUE va găsi o potrivire aproximativă. În bara fx, funcția va arăta astfel:

=VLOOKUP(3,E5:G9,3,FALSE)

• Clic pe butonul OK. Excel va compara "valoarea de căutare" cu cele trei coloane și va afișa valoarea celulei în a patra coloană, dacă se găsește potrivirea.

VLOOKUP inversat

De obicei, VLOOKUP caută valori în coloana din stânga și returnează valori dintr-o coloană aflată la dreapta.

Dar sunt cazuri în care ordinea coloanelor este inversată, iar formula obișnuită nu se mai poate aplica. În aceste cazuri, o variantă ar fi să se copie conținutul coloanei din stânga la dreapta coloanei din dreapta, pentru a se putea aplica formula. Sau, la dreapta coloanei din dreapta, să se folosească câte o formulă-link la valorile coloanei din stânga.

Există „un truc” care permite căutarea valorilor din coloana din dreapta și returnarea valorilor dintr-o coloană aflată la stânga. Formula se scrie astfel:

=VLOOKUP(valCautata,IF({1,0},coloanaDinDreapta,coloanaDinStanga),2,0)