2. Karakteristike EDMS rešenja

Upravljanje dokumentacionim sistemom

APLIKACIJA: Human Resource Administrator for Domino (HRA4D)

Za potrebe izdavanja ID kartica potrebnih za autentifikaciju, kao i dodelu autorizacije pristupa celokupnom sistemu razvijen je proizvod "Human Resource Administrator" (HRA4D).

HRA4D ima dvojaku namenu:

1. Upravljanje sa kadrovskim rešenjima (menadžerski modul HRA4D):
   1. Korišćenjem aplikacije HRA4D realizuje se postupak upravljanja sa pojedinačnim i timskim radom službenika celovitog GROUPWARE sistema. HRA4D ima namenu da na jednostavan način reši problem upravljanja kadrovskim promenama u organizaciji, što je posebno značajno ukoliko je frekfentna fluktuacija službenika, pri čemu je obezbeđena vidljivost dokumentacije prema radnom mestu. HRA4D je kompatibilan u smislu korišćenja svih Domino aplikacija.
2. Upravljanje sa Domino sistemom (administratorski modul HRA4D):
3. Korišćenjem aplikacije HRA4D realizuje se postupak upravljanja Domino sistemom. HRA4D ima namenu da na jednostavan način odgovori konkretnim zahtevima u smislu upravljanja sa funkcionalnošću i sigurnošću Domino sistema.

Nakon usvajanja aplikacije HRA4D za jedan od elemenata kompanijskog standarda, operativno je podržan sistematizovan rad na upravljanju radom Domino sistema (sva dokumentacija i privilegije su opisane na jednom mestu), čime se direktno utiče na:

• značajno povećanje stepena sigurnosti Domino sistema i čuvanja ID sertifikata,
• definisanje hijerarhijske vidljivosti dokumenata, čime su stvareni preduslovi za timski rad službenika,
• uspostavljanje stabilnog i pouzdanog sistema kontrole pristupa dokumentima EDMS sistema.

Posle dužeg korišćenja Domino sistema, u bazi može da se nađe veliki broj dokumenata i dopisa koji više nisu od značaja za tekuće poslovanje. Takve dokumente treba arhivirati. Arhiviranje je proces kopiranja dokumenata u Arhivsku bazu, pri čemu se povećava preglednost i operativnost rada ažurne dokumentacione baze.

Dokumenti iz Arhivske baze se ne brišu. Posle bekapovanja cele arhivske baze, Domino sistem će da kreira novu, praznu Arhivsku bazu, što je operacija koja se obično radi na godišnjem nivou.

Integrisano komunikaciono rešenje

APLIKACIJA: Mail for Domino (Mail4D)

IBM Lotus Notes/Domino Mail sistem je pouzdano, sigurno, upravljivo i integrisano rešenje za eMail (Intranet i Internet), instant messaging (komunikaciju zaposlenih u realnom vremenu), kalendar (Calendar), liste zadataka (To-Do) i upravljanje zajedničkim resursima (reservetion resource).

4D je nadgradio IBM Lotus Mail sistem sa nekoliko bitnih opcija:

• Zabrana brisanja korporativnih dopisa,
• Hijerarhijsku vidljivost korespodencije (rukovodioc vidi korespodenciju svojih službenika),
• Omogućavanje slanja forme internih dopisa adresiranih na službe i/ili pojedince,
• Arhiviranje svih dokumenata koji pripadaju Mail sistemu (dopisi, kalendar, ToDo).

Karakteristike IBM Lotus Mail sistema su:

• mogućnost kriptovanja i elektronskog potpisivanja (signiranja) pošte
• nečitljivost poslovnih dopisa Administratorima sistema
• mogućnost da poslovni dopisi ne mogu da se kopiraju ili štampaju
• podrška za kalendar i ToDo
• podrška za rezervaciju zajedničkih resursa organizacije (automobili, konferencijske sale)
• mogućnost logičkog razdvajanja Domena delova jedne organizacije na jednom serveru
• pristup i rad sa korporativnim dopisima u on-line i u off-line režimu rada
• serverska kontrola SPAM-a sa mogućnošću definisanja pravila prijema i slanja pošte
• mogućnost implementacije antivirusne zaštite - pristigla elektronska pošta se skenira pre ulaska u zonu Intraneta (Firewall, DMZ)
• proširivost rešenja u smislu da podržava rast organizacije u skladu sa poslovnim potrebama
• mogućnost nadogradnje sistema za mobilni pristup podacima koristeći PDA-uređaje i mobilne telefone
• povećana brzina prenosa podataka korišćenjem kompresije fajlova koji su pridruženi dopisima
• maksimalna zaštita od zlonamernih korisnika
• raspoloživost LN Mail klijenta za brojne operativne sisteme, uključujući i WEB mail
• potpuna podrška za Microsoft Outlook Express klijente

APLIKACIJA: Fax for Domino (F4D)

Osnovna namena aplikacije F4D je integracija FAX rešenja u Domino okruženje, što podrazumeva:

• korišćenje samo jednog servera i jednog programa - Mail sistema (jednostavno korišćenje Faks sistema)
• sigurnost u pristupu pristigle Faks dokumentacije
• ograničavanje korisnika koji smeju da šalju Faks dopise
• jednostavno pretraživanje/pronalaženje Faks korespodencije
• eliminisanje troškova faks rolni, potrošenog vremena na slanje Faks dopisa, servisiranja postojećih i kupovine novih faks uređaja.

F4D rešenje omogućava Lotus Notes korisnicima da šalju i primaju faksove direktno iz svog Mail klijenta. Slanje faxa je slično slanju Internet Maila, sa adresom <broj_telefona@FAX> i attachovanim fax dopisom. Korisnici F4D mogu sa sigurnošću da šalju i primaju faksove sa svojih laptop računara dok su na putu. F4D rešenje štedi vreme jer ne postoji potreba da se dokumenti štampaju i šalju faks mašinom. Takođe može uštedeti i novac planiranjem i automatskim slanjem "long distance" faksova u vremenu jeftinije telefonske tarife. Ispravnim izborom topologije može da se uskladi mreža F4D servera kako bi se smanjili troškovi rutiranja. To se postiže tako što se odlazeći faksovi rutiraju između Domino servera zavisno od broja na koji se šalju kako bi se obezbedila najekonomičnija ruta i smanjili troškovi telefonskih poziva. PDF attachmenti se mogu poslati faksom.

Dolazeći faksovi se automatski dostavljaju fax operateru za dalju redirekciju do inbox-a korisnika, a zavisno od parametrizacije faks sistema, mogu da budu direktno dostavljani konačnom primaocu. Sve ovo povećava pogodnost korišćenja i pouzdanost dok u isto vreme smanjuje ukupne troškove slanja faksa.

Ovo rešenje čini celokupnu faks komunikaciju jednostavnu kao korišćenje eMail-a i dostupnu bilo da se korisnici nalaze u kancelariji ili na terenu. F4D koristi postojeće telefonske linije i Domino infrastrukturu za rutiranje dolazećih faksova do inbox-a primaoca. Za razliku od mnogih faks rešenja, F4D ne zahteva dodatni Domino server već se instalira kao dodatni servis postojećem serveru.

APLIKACIJA: SMS for Domino (SMS4D)

Osnovna namena aplikacije SMS4D je integracija SMS (Short Message Service) poruka u Domino okruženje, što podrazumeva:

1. Ubrzavanje procesa komunikacije i jednostavno pretraživanje/pronalaženje SMS korespodencije.
2. Jednostavno korišćenje SMS sistema - korišćenje jednog Domino servera i Mail sistema:
   • Slanje SMSa identično je slanju Internet Maila, sa adresom <broj_telefona@SMS>
   • Prijem SMS-ova:
     1. Prijem običnih poruka
     2. Prijem predefinisanih poruka koje iniciraju akciju na SMS serveru (videti 3 i 4)
     1. Korišćenje Mobilne mreže za traženje upita u stanje/aktivnosti i izdavanje naloga/smernica za rad:
     2. - Slanje marketinškog materijala i brošura na Mail
     3. - Naručivanje/kupovina preko SMS4D servisa
     4. - Dobijanje pripremljene Informacije o Stanju posla
     5. - Praćenje izvršenih aktivnosti Mobilnih korisnika
        1. - Prosleđivanje poruke od zajedničkog interesa SMSgrupi
     6. Korišćenje Mobilne mreže za dobijanje reakcije korisnika/kupaca u cilju unapređenja poslovanja:
     7. - Poruke kojima korisnici prijavljuju neispravnosti korišćenja usluga
     8. - Glasačke poruke na postavljeni upitnik sa vođenjem statistike
        1. - Prijavljivanje kandidata za posao
     9. Sigurnost u pristupu pristiglim i ograničavanje korisnika koji smeju da šalju SMS poruke.

SMS for Domino rešenje omogućava Lotus Notes korisnicima da šalju i primaju SMS direktno iz svog Lotus Notes klijenta ili mobilnog telefona.

Slanje SMSa identično je slanju Internet Maila, sa adresom <broj_telefona@SMS>. Mail se fizički prosleđuje na SMS mobilnog primaoca.

Ovo rešenje čini celokupnu SMS komunikaciju jednostavnu kao korišćenje eMail-a i dostupnu bilo da se korisnici nalaze u kancelariji ili negde na terenu. Takođe je obezbeđena podrška za Web mail, POP3 klijente i mobilne telefone. SMS for Domino koristi mobilni telefon u vlasništvu firme i postojeću Domino infrastrukturu za rutiranje dolazećih i odlazećih SMS-ova. Za razliku od mnogih SMS rešenja, SMS for Domino ne zahteva dodatni Domino server već se instalira kao dodatni servis postojećem Domino serveru.

APLIKACIJA: WEB for Domino (WEB4D)

Osnovna namena aplikacije Web4D je integracija Web poruka (Zahtevi, Ponude, Izveštaji) u Domino okruženje, što podrazumeva:

1. Ubrzavanje procesa komunikacije i jednostavno pretraživanje/pronalaženje Web korespodencije.
2. Jednostavno korišćenje Web sistema - korišćenje jednog Domino servera:
   • Slanje (održavanje) Web strana identično je pisanju teksta u Mailu.
   • Prijem Web poruka (Zahteva, Ponuda, Izveštaja):
     • Prijem kontakt poruka
     • Korišćenje Internet mreže za dobijanje stanja/zahteva, na osnovu čega sledi odgovarajuća reakcija službenika
     • Korišćenje Internet mreže za dobijanje reakcije korisnika/kupaca u cilju unapređenja poslovanja
   • Sigurnost u pristupu pristiglim Zahtevima i ograničavanje korisnika koji smeju da održavaju Web stranice.

Web4D rešenje omogućava korišćenje Internet kanala za vođenje korespodencije sa kupcima, potencijalnim kupcima, dobavljačima i partnerima. Web4D predstavlja istureni šalter (eKiosk) firme preko koga Korisnici mogu da preuzmu formulare, popune ih i pošalju na doradu odgovornim Službenicima firme. Firma i Korisnici eKioska štede vreme i novac jer ne postoji potreba da odlaskom do Firme radi dostavljanja zahteva, ponude ili dopisa.

Održavanje Web-a strana identično je održavanju Lotus Notes Dokumenata. Web stranica se dinamički prosleđuje na Internet stranu Web Browser primaoca.

Web stranice mogu da održavaju samo osobe ovlašćene za korišćenje Web aplikacije.

Ovo rešenje čini celokupnu Internet komunikaciju jednostavnom bilo da se korisnici nalaze u kancelariji ili negde na terenu. Web4D koristi Internet konekciju u vlasništvu firme i postojeću Domino infrastrukturu za sinhronizaciju dolazećih Zahteva i odlazećih Odgovora. Za razliku od mnogih WEB rešenja, Web4D ne zahteva dodatni Domino server već se instalira kao dodatni servis postojećem Domino serveru.

Upravljanje tokovima dokumenata i elektronsko potpisivanje dokumenata

APLIKACIJA: Office Documents/Reports for Domino (OD4D)

Aplikacija OD4D namenjena je za skladištenje i upravljanje sa svim tipovima Office dokumenata koji su prihvaćeni kao standard u organizaciji, obezbeđujući sledeće mogućnosti:

1. centralizovano prikupljanje, arhiviranje i bekapovanje svih office dokumenata
2. potpuna podrška za off-line rad nad lokalnom distribucijom aplikacije
3. obezbeđen je mehanizam masovnog preuzimanja postojećih office dokumenata iz fajl sistema
4. kreiranje privatnih i javnih dokumenata (oglasna tabla, interne novine). Termin "privatni dokument" se u ovom tekstu koristi da označi dokument koji je vidljiv službeniku koji ga je kreirao, njegovim nadredjenima i eventualno drugim službama i/ili službenicima kojima on dodeli to pravo
5. kategorizovanje i signiranje kategorizacije dokumenata
6. kreiranje OLE objekata (npr. startovanje MS Office dokumenata direktno iz LN okruženja)
7. privatni dokument može da obrađuje službenik koji ga je napravio, a vide ga svi nadređeni rukovodioci
8. autor privatnog dokumenta može da dozvoli vidljivost i/ili ažuriranje dokumenta ili sekcija drugim službama i/ili službenicima
9. autor dokumenta može da obezbedi trajnu nepromenljivost dokumenta (potpisivanje i zaključavanje konačne verzije dokumenta)
10. svaki dokument sadrži žurnal: ko i kad je menjao dokument do trenutka "zaključavanja"
11. svakom dokumentu su pridruženi podaci kome su dodeljena prava vidljivosti i/ili ažuriranja dokumenta
12. dokumentu je moguće prikačiti (atačovati) druge dokumente (obezbeđena je automatska LZ1 kompresija)
13. dokumentu je moguće umetnuti veze (linkove) na druge dokumente
14. dokumentu je moguće umetnuti sekcije u kojima se definiše nevidljivost teksta u odnosu na određene službe
15. autor dokumenta može da zahteva reviziju dokumenata (paralelnu ili serijsku) od odgovarajućih stručnih službi, tj. obezbeđen je timski rad službenika na verzijama istog dokumenta
16. linkovi na zahteve za reviziju se automatski eMailom šalju revizorima
17. obezbeđen je mehanizam uvida u razlike revidiranog teksta u odnosu na originalni dokument
18. realizacija opcija foruma ("odgovor" i "odgovor na odgovor"), tj. obezbeđena je reakcija (javna i privatna) službenika u odnosu na sadržaj konačne verzije dokumenta
19. svaki službenik ima privatni folder u koji može da izdvoji podskup dokumenata od posebnog značaja
20. kreiranje formi tipskih dokumenata periodičnih poslovnih izveštaja, na osnovu kojih je službenicima omogućeno da podnose periodične poslovne izveštaje (dnevne, nedeljne, mesečne, kvartalne, polugodišnje, godišnje...)
21. kreiranje formi tipskih dokumenata poslovnih ad-hoc zahteva, na osnovu kojih je službenicima omogućeno da podnesu poslovni zahtev (npr. prijava problema u radu) i od odgovarajućih stručnih službi dobiju odgovor na zahtev
22. kreiranjem formi tipskih izveštaja i zahteva vrši se analiza stanja i olakšava definisanje potreba za izradu specifičnih formi, a koje treba da na adekvatan način odgovore konkretnim poslovnim zahtevima Organizacije
1. korišćenjem Lotus Notes/Domino mehanizama za zaštitu (autentifikacija, autorizacija i enkripcija) omogućena je potpuna zaštita dokumenata odnosno:
   • autorizacija korisnika i/ili službi koje mogu da čitaju i/ili menjaju određena dokumenta ili njihove sekcije. Svako vidi samo dokumenta koja je kreirao, javna dokumenta, dokumenta koja su mu poslata na reviziju i dokumenta hijerarhijski podređenih službenika.
   • mogućnost zabrane kopiranja i štampanja dokumenata iz OD4D aplikacije
   • kriptografska zaštita dokumenata na serverima, lokalnim računarima, u arhivskim i bekap bazama

• centralno skladištenje, arhiviranje i bekapovanje.

Nakon usvajanja aplikacije OD4D kao kompanijskog standarda, u potpunosti prestaje potreba za "čuvanjem" fajlova u sistemskim direktorijumima i poddirektorijumima, čime se direktno utiče na:

• značajno povećanje stepena sigurnosti podataka/dokumenata
• stvaranje osnovnih preduslova za timski rad korisnika/službenika
• uspostavljanje stabilnog i pouzdanog sistema kontrole pristupa podacima/dokumentima

APLIKACIJA: Project Manager for Domino (PM4D)

Aplikacija PM4D omogućava vođenje celokupne Projekatne dokumentacije uz obezbeđivanje sledećih mogućnosti:

1. centralizovano prikupljanje, arhiviranje i bekapovanje kompletne projektne dokumentacije
2. potpuna podrška za off-line rad nad lokalnom distribucijom aplikacije
3. iniciranje predloga Projekta i odobravanje Projekta od strane Managera
4. kreiranje dokumenata delova Projekta. U zavisnosti od samog projekta sadrži manji ili veći podskup zadataka od kojih se kompletan projekat sastoji
5. kategorizovanje i signiranje kategorizacije projektne dokumentacije
6. lansiranje Radnih Naloga (RN), sa opisom neophodnim za realizaciju, prioritetom, predviđenim rokovima i podrškom za štampanje RN (neophodno za izvršioce koji nemaju računar)
7. RN može da se uputi izvršiocima:
• zavisno od hijerarhije - podređenom službeniku ili
• nezavisno od hijerarhije - učesniku projekta ili saradniku
1. kreiranje Pomoćnih dokumenata višestrukih namena, bitnih za realizaciju Projekta
2. RN i pomoćne dokumente može da obrađuje izvršioc ili službenik koji ga je napravio (ukoliko izvršioc nema računar), a vidi ga vođa projekta i svi nadređeni rukovodioci izvršioca
3. izvršioc RN može da prihvati ili odbije izvršenje uz obavezno obrazloženje odbijanja
4. izvršioc RN može da kreira svoje pomoćne dokumente bitne za realizaciju Projekta
5. izvršioc RN može da delegira realizaciju poslova izdavanjem RN 2-gog nivoa drugim učesnicima u projektu
6. izvršioc RN može da dozvoli vidljivost RN ili sekcija pomoćnih dokumenata drugim službama/učesnicima
7. zavšetkom posla izvršioc RN automatski obezbeđuje trajnu nepromenljivost dokumenta RN (zaključavanje konačne verzije RN)
8. svaki dokument sadrži žurnal: ko i kad je menjao dokument do trenutka "zaključavanja"
9. svakom dokumentu su pridruženi podaci kome su dodeljena prava vidljivosti i/ili ažuriranja dokumenta
10. dokumentima je moguće prikačiti (atačovati) druge dokumente (obezbeđena je automatska LZ1 kompresija)
11. dokumentima je moguće umetnuti veze (linkove) na druge dokumente, uključujući i dokumente iz drugih aplikacija (npr. uputstva iz OD4D ili dopise iz CRM4D)
12. dokumentima je moguće umetnuti sekcije u kojima se definiše nevidljivost teksta u odnosu na određene službe/učesnike
1. korišćenjem Lotus Notes/Domino mehanizama za zaštitu (autentifikacija, autorizacija i enkripcija) omogućena je potpuna zaštita dokumenata odnosno:
   • autorizacija korisnika i/ili službi koje mogu da čitaju i/ili menjaju određena dokumenta ili njihove sekcije. Svako vidi samo dokumenta koja je kreirao, dokumenta koja su mu poslata na izvršenje i dokumenta hijerarhijski podređenih službenika.
   • mogućnost zabrane kopiranja i štampanja dokumenata iz PM4D aplikacije
   • kriptografska zaštita dokumenata na serverima, lokalnim računarima, u arhivskim i bekap bazama

• centralno skladištenje dokumentacije, arhiviranje i bekapovanje.

Korišćenjem aplikacije PM4D realizuje se postupak vođenja pojedinačnog i timskog rada službenika na Projektima, praćenja aktivnosti koje vode ka realizaciji, kao i kontrole kvaliteta izvršenja zadataka.

Nakon usvajanja aplikacije PM4D za jedan od elemenata kompanijskog standarda, podržan je sistematizovan rad na projektima (sva projektna dokumentacija se nalazi na jednom mestu), čime se direktno utiče na:

• značajno povećanje stepena sigurnosti i kontrole pristupa projektnoj dokumentaciji
• kolaboraciju i koordinaciju projektnih timova na zajedničkom radu i centralizaciju projektne dokumentacije
• uspostavljanje stabilnog i pouzdanog sistema čuvanja kompletne projektne i arhivske dokumentacije.

APLIKACIJA: Customer Relationship Management for Domino (CRM4D)

CRM (Customer relationship management) nije samo tehnološki, već holistički i organizacioni pristup u ponašanju prema kupcima i korisnicima usluga.

Aplikacija CRM4D omogućava tehnološku zamenu tradicionalnog načina korespodencije sa korisnicima usluga i kupcima, uz obezbeđivanje sledećih mogućnosti:

1. centralizovano prikupljanje, arhiviranje i bekapovanje kompletne ulazno-izlazne dokumentacije
2. potpuna podrška za off-line rad nad lokalnom distribucijom aplikacije
3. kreiranje i održavanje jedinstvenog Centralnog šifarnika svih pravnih lica (Firmi) koji na bilo koji način učestvuju u osnovnom biznisu
4. kategorizovanje i signiranje kategorizacije Firmi na: kupce, korisnike, dobavljače, davaoce usluga, partnere, institucije i banke
5. definisanje Opštih parametara (različitih šifarnika)
1. kreiranje i održavanje Centralnog adresara (imenika) organizacije na sledeći način:
   • svaki službenik kreira i održava svoj adresar koji mu je neophodan za zvaničnu korespodenciju
   • obezbeđena je hijerarhija vidljivosti adresara (rukovodioc vidi imenik podređenih)
   • za potrebe integracije sa ERP sistemom, obezbeđen je mehanizam importovanja adresara iz CSV fajla
   • dokument korespodencije ne može da nastane ukoliko komitent nije definisan
2. kreiranje i održavanje ulaznih dokumenata (delovodnik ulaza) organizovan je na sledeći način:
   • ulazni dokument može da nastane samo ako je definisan komitent
   • ulazni dokument je nezavisan od načina prijema (eMail, Fax ili u papirnom obliku)
   • papirne dokumente treba prevesti u elektronsku formu, skeniranjem u PDF fajl
   • svaki službenik kreira i održava svoje ulazne dokumente (ili se unose centralizovano preko pisarnice)
   • obezbeđena je hijerarhija vidljivosti ulaznih dokumenata (rukovodioc vidi dokumente podređenih)
   • ulaznom dokumentu je moguće prikačiti (atačovati) druge dokumente (obezbeđena je LZ1 kompresija)
   • ulaznom dokumentu je moguće umetnuti veze (linkove) na druge dokumente, uključujući i dokumente iz drugih aplikacija (npr. predračun iz Fax4D)
   • ulazni dokument je neophodno zavesti, kategorizovati, opisati, uneti rok važnosti, definisati eventualne obaveze plaćanja (uplata ili isplata) i obezbediti vidljivost dokumenta zainteresovanoj službi (u slučaju da pisarnica zavodi dokumente)
   • zavedenom ulaznom dokumentu automatski se obezbeđuje trajna nepromenljivost (zaključavanje ulaznog dokumenta)
   • svaki dokument sadrži žurnal: ko i kad je menjao ulazni dokument do trenutka "zaključavanja"
   • svakom dokumentu su pridruženi podaci kome su dodeljena prava vidljivosti dokumenta
3. kreiranje i održavanje predmeta vezanog za komitenta organizovan je na sledeći način:
   • dokument predmeta kontakta može da nastane samo ako je definisana osoba preko koje se vrši korespodencija
   • svaki službenik kreira i održava svoje predmete kontakta
   • kategorizovanje predmeta kontakta
   • obezbeđena je hijerarhija vidljivosti predmeta (rukovodioc vidi predmete podređenih)
   • karton predmeta kontakta sadrži hronološku listu sa svim dokumentima (ulazno-izlaznim i radnim dokumentima) koji su vezani za komitenta
   • iz predmeta kontakta se kreiraju izlazni dokumenti: Dopisa, Ponude i Ugovora.
   • iz predmeta kontakta se kreiraju radni dokumenti višestrukih namena, bitnih za realizaciju korespodencije sa komitentom (npr. dogovori, beleške, ...).
4. kreiranje, odobravanje i slanje izlazne dokumentacije (Dopis/Memorandum, Ponuda, Ugovor) organizovano je na sledeći način:
   • izlazni dokument (Dopis/Memorandum, Ponuda, Ugovor) može da nastane samo iz predmeta kontakta
   • svaki službenik kreira i održava svoje izlazne dokumente
   • obezbeđena je hijerarhija vidljivosti izlaznih dokumenata (rukovodioc vidi dokumente podređenih)
   • izlaznim dokumentima je moguće prikačiti (atačovati) druge dokumente (obezbeđeno je da PDF fajlovi mogu da se proslede eMail ili Fax kanalom)
   • izlaznim dokumentima je moguće umetnuti sekcije u kojima se definiše nevidljivost teksta u odnosu na određene službe
   • izlaznim dokumentima je moguće umetnuti pasuse zaštićene za štampanje
     • (koristi se najčešće za interne potrebe umetanja linkova na druge dokumente, pošto linkovi nisu vidljivi eMail/Fax primaocu, a korisni su za izradu i kontrolu izlaznog dokumenta)
     • izlaznom dokumentu je moguće umetnuti veze (linkove) na druge dokumente, uključujući i dokumente iz drugih aplikacija (npr. "Pomoćni dokument" iz PM4D)
     • svaki službenik ima mogućnost da traži mišljenje i komentar o sadržaju dokumenta od odgovarajućih stručnih službi
     • svaki rukovodioc ima mogućnost da traži mišljenje i komentar o sadržaju dokumenta od odgovarajućih stručnih službi
     • svaki rukovodioc ima pravo da potpiše dokument ili da ga prosledi nadređenom na potpis (delegiranje odgovornosti)
     • samo potpisani izlazni dokument dobija memorandum u zaglavlju, označen potpis na dnu dokumenta, delovodni broj i reprezentaciju u PDF obliku.
   • samo potpisani izlazni dokument može da se ekspeduje u elektronskom obliku ili da se odštampa
     • (štampanje se koristi za potrebe fizičkog potpisa ugovora ili za slanje štampane ponude poštom)
     • obezbeđen je mehanizam kojim se odštampani i potpisani dokumenti transformišu u elektronsku formu, skeniranjem u PDF fajl, a potom pridružuju izvornom dokumentu
     • potpisani izlazni dokument automatski obezbeđuje trajnu nepromenljivost dokumenta (zaključavanje konačne verzije izlaznog dokumenta)
     • svaki dokument sadrži žurnal: ko i kad je menjao dokument do trenutka "zaključavanja"
     • svakom dokumentu su pridruženi podaci kome su dodeljena prava vidljivosti dokumenta
     • transparentan način slanja izlaznog dokumenta (eMail, Fax ili u papirnom obliku)
     • svaki službenik može poslati potpisani izlazni dokument (ili se šalju centralizovano preko ekspedicije)
   • obezbeđen je mehanizam automatskog slanja cirkularnih dopisa u marketinške i promotivne svrhe
5. kreiranje, odobravanje i slanje Predračuna/Računa organizovano je na sledeći način:
   • poseban modul obrađuje dokumente Predračuna/Računa (napomena: Račun je entitet ERP sistema)
   • izlazni dokument Predračuna može da nastane samo ako je definisan komitent
   • za potrebe slanja predračuna obezbeđen je mehanizam importovanja cenovnika iz CSV fajla
   • za potrebe integracije sa ERP sistemom, obezbeđen je mehanizam eksportovanja dokumenata računa u CSV fajl
     • (konkretizacija eksporta - kolone tabele - treba da se prilagode konkretnoj implementaciji importa u ERP sistem)
     • povezivanjem ulaznog dokumenta reklamacije sa izdatim računom omogućena je podrška kupcima
     • omogućeno je povezivanje računa sa zaključenim ugovorom
     • omogućeno je povezivanje ulaznog dokumenta uplate (izvoda iz banke) sa izdatim računom
   • transparentno su primenjena sva pravila koja važe za ostale izlazne dokumente
6. korišćenjem Lotus Notes/Domino mehanizama za zaštitu (autentifikacija, autorizacija i enkripcija) omogućena je potpuna zaštita dokumenata odnosno:
   • autorizacija korisnika i/ili službi koje mogu da čitaju i/ili menjaju određena dokumenta ili njihove sekcije. Svako vidi samo dokumenta koja je kreirao, dokumenta koja su mu poslata na stručno komentarisanje i dokumenta hijerarhijski podređenih službenika.
   • mogućnost zabrane kopiranja i štampanja dokumenata iz CRM4D aplikacije
   • kriptografska zaštita dokumenata na serverima, lokalnim računarima, arhivskim i bekap bazama
   • centralno skladištenje dokumentacije, arhiviranje i bekapovanje.

Nakon usvajanja aplikacije CRM4D za jedan od elemenata kompanijskog standarda, u potpunosti prestaje potreba za čuvanjem dokumentacije u papirnom obliku (sem Zakonom propisane), čime se direktno utiče na:

• značajno povećanje stepena sigurnosti i kontrole pristupa ulazno-izlaznoj dokumentaciji
• značajno povećanje stepena kolaboracije i koordinacije stručnih timova na zajedničkom radu i centralizacija ulazno-izlazne dokumentacije
• uspostavljanje stabilnog i pouzdanog sistema čuvanja kompletne ulazno-izlazne i arhivske dokumentacije.