12. FAX FOR DOMINO (Fax4D)

Fax for Domino rešenje omogućava Lotus Notes korisnicima da šalju i primaju faksove direktno iz svog Lotus Notes klijenta. Može uštedeti vreme jer ne postoji potreba da se ide do štampača ili faks mašine da bi poslali faks. Takođe može uštedeti i novac planiranjem i automatskim slanjem "long distance" faksova u vremenu jeftinije telefonske tarife. PDF attachmenti PC aplikacija se takođe mogu poslati faksom.

Dolazeći faksovi se mogu automatski dostavljati fax operateru za dalju redirekciju do inbox-a korisnika ili (zavisno od instalacije) mogu biti direktno dostavljani konačnom primaocu. Sve ovo povećava pogodnost korišćenja i pouzdanost dok u isto vreme smanjuje ukupne troškove slanja faksa.

Ovo rešenje čini celokupnu faks komunikaciju jednostavnu kao korišćenje eMail-a i dostupnu bilo da se korisnici nalaze u kancelariji ili negde na terenu. Takođe je obezbeđena podrška za Web mail i POP3 klijente. Fax for Domino koristi postojeće telefonske linije i Domino infrastrukturu za rutiranje dolazećih faksova do inbox-a primaoca. Za razliku od mnogih faks rešenja, Fax for Domino ne zahteva dodatni Domino server već se instalira kao dodatni servis postojećem Domino serveru.

NAMENA APLIKACIJE - Fax4D

Osnovna namena aplikacije Fax4D je integracija Fax rešenja u Domino okruženje, što podrazumeva:

1. korišćenje samo jednog servera i jednog programa - Mail sistema (jednostavno korišćenje Faks sistema)
2. sigurnost u pristupu pristigloj Faks dokumentaciji
3. ograničavanje korisnika koji smeju da šalju Faks dopise
4. jednostavno pretraživanje/pronalaženje Faks korespodencije
1. eliminisanje troškova faks rolni, potrošenog vremena na slanje Faks dopisa, servisiranja postojećih i kupovine novih faks uređaja.

PREDNOSTI FAX FOR DOMINO

• Potpuna integracija sa Lotus Notes-om:
  • Kreiranje faksova vrši se putem standardne forme kao i prilikom kreiranja eMail dopisa. Adresiranje se može vršiti izborom imena iz adresara. Brojevi na koje se šalje faks se mogu čuvati u Ličnom adresaru ili se mogu unositi prilikom slanja faksa.
• Koristi postojeći Mail Server:
  • Administratori nemaju potrebu da dodaju zaseban Domino server koji bi opsluživao fax, kao što je to slučaj kod mnogih proizvoda, već se definiše kao dodatak postojećem Domino serveru.
• Domino orijentisana administracija:
  • Domino Fax koristi poznate alate za Domino administraciju za konfiguraciju i upravljanje Domino Fax-om. Upravljanje se može vršiti i lokalno i daljinskim upravljanjem. Takođe, upravljanje ovim fax rešenjem se vrši kroz Domino Directory.
• Očuvanje izgleda dokumenata:
  • Prilikom konverzije dokumenta u format slike se ne gubi originalni izgled dokumenta. Potpuno očuvanje izgleda fontova i grafike.
• Automatska konverzija attachovanih fajlova:
  • Automatski konvertuje i šalje attachmente tipa PDF.
• Podrška za korisnike u pokretu:
  • Lotus Notes korisnici mogu da šalju i primaju faksove sa svojih laptop računara dok su na putu, sa potpunom sigurnošću koju pruža Domino.
• Fleksibilno rutiranje dolazećih faksova:
  • Podrška za automatsko rutiranje dolazećih faksova direktno do mailbox-ova primaoca.
• Podrška za ostale klijente:
  • Podržava Web browser Mail i POP3 klijent korisnike.
• Minimiziranje troškova rutiranja:
  • Administratori mogu da usklade mrežu faks servera kako bi se smanjili troškovi rutiranja. To se postiže tako što se odlazeći faksovi rutiraju između servera zavisno od broja na koji se šalju kako bi se obezbedila najekonomičnija ruta i smanjili troškovi telefonskih poziva.
• Dinamičko balansiranje opterećenja servera:
  • Domino serveri se mogu povezati u cluster kako bi se postigla maksimalna efikasnost. Odlazeći faksovi se automatski rutiraju kroz najefikasnije i najbrže putanje.

KORIŠĆENJE Fax4D

Slanje Faks-ova

Slanje Faksa identično je slanju Internet Maila, sa adresom <broj_telefona@FAX>.

Obavezno je Attach-ovati minimum jedan .PDF fajl uz eMail, i on će fizički da bude prosleđen na Faks primaoca. Slanje dva (ili više) attachmenta u eMail-u, rezultuje slanjem dva Faks dopisa primaocu, dva izveštaja (tzv. "isečka") o (ne)uspešnom slanju Faks dopisa, koje Mail-om dobija pošiljaoc i dva prikačena (response) dokumenta koja su prikazana u pregledu "Poslati faksovi". Faks dopise mogu da šalju samo osobe ovlašćene za korišćenje Faks uređaja.

Prijem Faks-ova

Prijem faks dopisa nalazi se u pregledu "Pristigli faksovi".

Ukoliko je identifikovan broj faks uređaja pošiljaoca, a postavljeno je pravilo za filtriranje identifikovanog pošiljaoca, onda se automatski upućuje Mail obaveštenje primaocu o pristiglom faks dopisu.

Ukoliko nije identifikovan broj faks uređaja pošiljaoca, ili nije postavljeno pravilo za filtriranje identifikovanog pošiljaoca, onda osoba ovlašćena za korišćenje Faks uređaja kao Faks Operater manualno, korišćenjem Mail sistema, prosleđuje obaveštenje o pristiglom Faks dopisu primaocu.

Podešavanje F4D

Definisanje Faks profila odnosi se na pravila rada Faks uređaja:

• Broj zvona do javljanja Faksa
• Broj pokušaja slanja Faksa
• Interval u minutima do ponovnog pokušaja slanja faksa od prethodno neuspelog slanja.

Definisanje liste pravila za filtriranje identifikovanih pošiljaoca omogućava automatsko slanje obaveštenja primaocu o pristiglom faks dopisu, kao i postavljanje zabrane pristupa tom dopisu bilo kom drugom korisniku faks uređaja. Na taj način svaki korisnik Faks uređaja vidi samo svoje i njemu namenjene Faks dopise.

Arhiviranje Faks dopisa

Posle dužeg korišćenja F4D sistema, u bazi može da se nađe veliki broj primljenih i poslatih Faks dopisa koji više nisu od značaja za tekuće poslovanje. Takve faks dopise treba arhivirati. Arhiviranje je proces kopiranja faks dopisa u Arhivsku bazu, pri čemu se povećava preglednost i operativnost rada ažurne Faks dokumentacione baze.

Dokumenti iz Arhivske Faks baze se ne brišu. Posle bekapovanja cele arhivske baze, Domino sistem će da kreira novu, praznu Arhivsku bazu, što je operacija koja se obično radi na godišnjem nivou.

Korišćenje PDFCreator programa

Preporuka za kreiranje PDF dokumenata je korišćenje programa PDFCreator.

Sa sajta http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/, može legalno da se instalira SW za kreiranje PDF dokumenata iz bilo kog Windows programa.

Preporuka je da se PDFCreator proglasi za "Default Printer", a da se u opcijama PDFCreator izabere "Auto-save", sa file name "FaxAttach.pdf" u direktorijumu "C:\Temp\".

Korišćenje LotusNotes klijenta za slanje faks dopisa

Bilo koji dokument LotusNotes klijenta se šalje kao faks dopis u dva prolaza:

1. Priprema dokumenta za slanje (kreiranje .PDF dokumenta)
1. Prosleđivanje dokumenta na Mail/faks.

Ove dve faze mogu da se automatizuju kroz dizajn, tako da krajnji korisnik "vidi" samo slanje originalnog LotusNotes dokumenta na Mail.

Priprema dokumenta za slanje je postupak koji ima trostruku ulogu:

1. Kreira se slika PDF dokumenta koja se čuva u nepromenljivom obliku, bez obzira na moguću dinamičku izmenu sadržaja originalnog dokumenta
2. PDF Dokument prosleđen u Mail može da se transparentno pošalje Faksom, na Internet Mail ili na obe destinacije
1. Pripremljen faks može iz originalnog dokumenta da se pošalje više puta u neizmenjenom obliku.

Prosleđivanje dokumenta na faks obezbeđuje da se dokument čuva osim u Mailu pošiljaoca i u centralnoj Faks bazi. Slanje dva PDF attachmenta iz maila rezultuje dobijanjem dva izveštaja ("isečka") koje Mailom dobija pošiljalac, kao i slanje dva Faks dopisa i dva response dokumenta koja su prikazana u pregledu.

Korišćenje Fax4D za prijem

Posao Faks Operatera je da dinamički definiše parametarsku listu pravila za filtriranje identifikovanih pošiljaoca i njihovo uparivanje sa primaocima. Ukoliko pošiljaoc nije definisao na svom faks uređaju identifikator, ne postoji način automatske isporuke faks dopisa, pa Faks Operater mora manuelno da forwarduje obaveštenja o pristiglim faks dopisima na mail primaoca. Svaki Faks korisnik ima čitačko pravo nad faks dopisima koji su (bilo ručno, bilo automatski) njemu prosleđeni.

GENERALNE NAPOMENE ZA KORIŠĆENJE FAKS DOPISA

Fax korespodencija se tehnički i pravno razlikuje od mail korespodencije. Standardi koji se koriste u faks korespodenciji su V.17 (14,4kbps) i v.34 (33,6kbps), a oni su klasifikovani u uređaje: Class 1, Class 2 i Class 2.0.

Funkcionisanje tih uređaja zavisi od:

1. Načina upravljanja (podešavanja faks uređaja)
2. Načina korišćenja (posvećen/neposvećen faks uređaj, održavanja i opsluživanja uređaja tonerom/papirom i sl.)
3. Kvaliteta uređaja (Class 1, Class 2 ili Class 2.0)
1. Kvaliteta faks linije dok je transmisija u toku (odnos signal/šum, eho, preslušavanje linija, odvod i sl.).

U slučaju primaoca faksa, ni na jedan od ovih parametara ne može da se utiče. Jedini način da se utvrdi kvalitet prijema i vidljivost poslatog faksa je alternativna metoda koja je uobičajena i kod manualnog slanja faksa. Ovo sa malom verovatnoćom važi i u slučaju da Fax softver javi uspešnu transmisiju, jer je moguće da primljeni faks dokument nije čitljiv iz bilo kog od gore navedenih razloga. Ukoliko se to dogodi, korisnik treba da ponovo pošalje postojeći mail.

ZAHTEVI

Hardverski zahtevi:

Sve konfiguracije koje hardverski dozvoljavaju instalaciju Domino servera, zadovoljavaju i instalaciju ovog servisa.

Od dodatnog hardvera potreban je analogni Fax modem. Iako svi noviji modemi zadovoljavaju karakteristike potrebne za rad servisa, preporučuju se kvalitetni hardverski modemi.

Softverski zahtevi:

Operativni sistem: Windows 2000, Windows XP i Windows 2003.

Dodatne windows komponente: Windows fax servis.

Programske biblioteke: Microsoft .NET Framework 1.1

Ostali programi: Za svaki tip faksa koji se šalje (pdf, doc, txt itd.) mora da postoji aplikacija koja ga otvara i ima mogućnost štampe istog. Za pdf treba koristiti uvek najsvežiju verziju Acrobat Readera (trenutno verziija 7).