22. PROJECT MANAGER FOR DOMINO (PM4D)

Aplikacija PM4D omogućava vođenje celokupne Projekatne dokumentacije uz obezbeđivanje sledećih mogućnosti:

1. centralizovano prikupljanje, arhiviranje i bekapovanje kompletne projektne dokumentacije
2. potpuna podrška za off-line rad nad lokalnom distribucijom aplikacije
3. Iniciranje predloga Projekta i odobravanje Projekta od strane Managera
4. Kreiranje dokumenata delova Projekta. U zavisnosti od samog projekta sadrži manji ili veći podskup zadataka od kojih se kompletan projekat sastoji
5. kategorizovanje projektne dokumentacije
6. Lansiranje Radnih Naloga (RN), sa opisom neophodnim za realizaciju, prioritetom, predviđenim rokovima i podrškom za štampanje RN (neophodno za izvršioce koji nemaju računar)
7. RN može da se uputi izvršiocima:
8. zavisno od hijerarhije - podređenom službeniku ili
9. nezavisno od hijerarhije - učesniku projekta ili saradniku
10. Kreiranje Pomoćnih dokumenata višestrukih namena, bitnih za realizaciju Projekta.
11. RN i pomoćne dokumente može da obrađuje izvršioc ili službenik koji ga je napravio (ukoliko izvršioc nema računar), a vidi ga vođa projekta i svi nadređeni rukovodioci izvršioca
12. izvršioc RN može da prihvati ili odbije izvršenje uz obavezno obrazloženje odbijanja
13. izvršioc RN može da kreira svoje pomoćne dokumente bitne za realizaciju Projekta
14. izvršioc RN može da delegira realizaciju poslova izdavanjem RN 2-gog nivoa drugim učesnicima u projektu
15. izvršioc RN može da dozvoli vidljivost RN ili sekcija pomoćnih dokumenata drugim službama/učesnicima
16. zavšetkom posla izvršioc RN automatski obezbeđuje trajnu nepromenljivost dokumenta RN (zaključavanje konačne verzije RN)
17. automatsko vođenje žurnala: ko i kad je menjao dokument do trenutka "zaključavanja"
18. dokumentima je moguće prikačiti (atačovati) druge dokumente (obezbeđena je automatska LZ1 kompresija)
19. dokumentima je moguće umetnuti veze (linkove) na druge dokumente, uključujući i dokumente iz drugih aplikacija (npr. uputstva iz OD4D ili dopise iz CRM4D)
20. dokumentima je moguće umetnuti sekcije u kojima se definiše nevidljivost teksta u odnosu na određene službe/učesnike
21. korišćenje Lotus Notes/Domino mehanizama za zaštitu (autentifikacija, autorizacija i enkripcija) omogućena je potpuna zaštita dokumenata odnosno:
    • autorizacija korisnika i/ili službi koje mogu da čitaju i/ili menjaju određena dokumenta ili njihove sekcije. Svako vidi samo dokumenta koja je kreirao, dokumenta koja su mu poslata na izvršenje i dokumenta hijerarhijski podređenih službenika.
    • mogućnost zabrane kopiranja i štampanja dokumenata iz PM4D aplikacije
    • kriptografska zaštita dokumenata na serverima i na lokalnim računarima
    • centralno skladištenje dokumentacije, arhiviranje i bekapovanje.

Korišćenjem aplikacije PM4D realizuje se postupak vođenja pojedinačnog i timskog rada službenika na Projektima, praćenja aktivnosti koje vode ka realizaciji, kao i kontrole kvaliteta izvršenja zadataka.

Nakon usvajanja aplikacije PM4D za jedan od elemenata kompanijskog standarda, podržan je sistematizovan rad na projektima (sva projektna dokumentacija se nalazi na jednom mestu), čime se direktno utiče na:

• značajno povećanje stepena sigurnosti i kontrole pristupa projektnoj dokumentaciji
• kolaboracija i koordinacija projektnih timova na zajedničkom radu i centralizacija projektne dokumentacije
• uspostavljanje stabilnog i pouzdanog sistema čuvanja kompletne projektne i arhivske dokumentacije

Ekranski prikaz "radnog prostora" Korisnika kome je dodeljena Aplikativna grupa ManagerApp

Upravljanje dokumentima

• Aplikacija PM4D korisnicima Lotus Notes pruža mogućnost da kreiraju, pregledaju i modifikuju svoje dokumente koristeći:
  • - Lotus Notes Text procesor
  • - PDF Creator
  • - Open Office
  • - Microsoft Office programe
• u jedinstvenom aplikativnom okruženju Lotus Notes/Domino programske platforme.
• Biblioteka/baza podataka služi kao mesto skladištenja različitih vrsta dokumenata, čime je značajno olakšano svim članovima radnih grupa da pronađu, ažuriraju ili odštampaju željeni dokument koji im je dostupan. Ova baza podataka može da sadrži različite dokumente, kao na primer zajedničko uputstvo upućeno Projektnoj grupi ili finansijski izveštaj napisan u Excel programu upućen rukovodiocu Projekta.
• Pristup dokumentima je regulisan na taj način da svako vidi samo dokumenta koja je kreirao, dokumenta koja su mu poslata na realizaciju, kao i dokumenta hijerarhijski podređenih službenika u okviru projekta.

Ko su korisnici ove aplikacije?

Korisnici ove aplikacije su svi koji imaju izdate sertifikate za korišćenje datog Domino sistema, a koji su odgovorni za realizaciju internog ili eksternog, jednokratnog ili kontinuiranog, Projekta. Njima je omogućeno da pregledaju, ažuriraju ili odštampaju određenu Projektnu dokumentaciju koja im je dostupna.

Prednosti

• Jednostavan mehanizam za dostavljanje različite Projektne dokumentacije
• Arhiviranje Projektne Dokumentacije - skladištenje zastarelih dokumenata u arhivsku bazu
• OLE/ActiveX - mogućnost "startovanja" Open Office ili Microsoft Office programa direktno u Lotus Notes okruženju, dajući korisniku mogućnost lakše manipulacije "Office" dokumentima.