21. OFFICE DOCUMENTS/REPORTS FOR DOMINO (OD4D)

Aplikacija OD4D namenjena je za skladištenje i upravljanje sa svim tipovima Office dokumenata koji su prihvaćeni kao standard u organizaciji, obezbeđujući sledeće mogućnosti:

• centralizovano prikupljanje, arhiviranje i bekapovanje svih office dokumenata
• potpuna podrška za off-line rad nad lokalnom distribucijom aplikacije
• obezbeđen je mehanizam masovnog preuzimanja postojećih office dokumenata iz fajl sistema
• kreiranje privatnih i javnih dokumenata (oglasna tabla, interne novine)
• kategorizovanje i potpisivanje dokumenata
• kreiranje OLE objekata (npr. startovanje MS Office dokumenata direktno iz LN okruženja)
• privatni dokument može da obrađuje službenik koji ga je napravio, a vide ga svi nadređeni rukovodioci
• vlasnik privatnog dokumenta može da dozvoli vidljivost dokumenta ili sekcija drugim službama
• vlasnik dokumenta može da obezbedi trajnu nepromenljivost dokumenta (potpisivanje i zaključavanje konačne verzije dokumenta)
• vođenje žurnala: ko i kad je menjao dokument do trenutka "zaključavanja"
• dokumentu je moguće prikačiti (atačovati) druge dokumente (obezbeđena je automatska LZ1 kompresija)
• dokumentu je moguće umetnuti veze (linkove) na druge dokumente
• dokumentu je moguće umetnuti sekcije u kojima se definiše nevidljivost teksta u odnosu na određene službe
• vlasnik dokumenta može da zahteva reviziju dokumenata (paralelnu ili serijsku) od odgovarajućih stručnih službi, tj. obezbeđen je timski rad službenika na verzijama istog dokumenta
• linkovi na zahteve za reviziju se automatski eMailom šalju revizorima
• obezbeđen je mehanizam uvida u razlike revidiranog teksta u odnosu na originalni dokument
• realizacija opcija foruma ("odgovor" i "odgovor na odgovor"), tj. obezbeđena je reakcija (javna i privatna) službenika u odnosu na sadržaj konačne verzije dokumenta
• svaki službenik ima privatni folder u koji može da izdvoji podskup dokumenata od posebnog značaja
• kreiranje formi tipskih dokumenata periodičnih poslovnih izveštaja, na osnovu kojih je službenicima omogućeno da podnose periodične poslovne izveštaje (dnevne, nedeljne, mesečne, kvartalne, polugodišnje, godišnje...)
• kreiranje formi tipskih dokumenata poslovnih zahteva, na osnovu kojih je službenicima omogućeno da podnesu poslovni zahtev (npr. prijava problema u radu) i od odgovarajućih stručnih službi dobiju odgovor na zahtev
• kreiranjem formi tipskih izveštaja i zahteva vrši se analiza stanja i olakšava definisanje potreba za izradu specifičnih formi, a koje treba da na adekvatan način odgovore konkretnim poslovnim zahtevima Organizacije
• korišćenje Lotus Notes/Domino mehanizama za zaštitu (autentifikacija, autorizacija i enkripcija) omogućena je potpuna zaštita dokumenata odnosno:
  • autorizacija korisnika i/ili službi koje mogu da čitaju i/ili menjaju određena dokumenta ili njihove sekcije - svako vidi samo dokumenta koja je kreirao, javna dokumenta, dokumenta koja su mu poslata na reviziju i dokumenta hijerarhijski podređenih službenika.
  • mogućnost zabrane kopiranja i štampanja dokumenata iz OD4D aplikacije
  • kriptografska zaštita dokumenata na serverima i na lokalnim računarima
  • centralno skladištenje arhiviranje i bekapovanje.

Nakon usvajanja aplikacije OD4D kao kompanijskog standarda, u potpunosti prestaje potreba za "čuvanjem" fajlova u sistemskim direktorijumima i poddirektorijumima, čime se direktno utiče na:

• značajno povećanje stepena sigurnosti podataka/dokumenata
• stvaranje osnovnih preduslova za timski rad korisnika/službenika
• uspostavljanje stabilnog i pouzdanog sistema kontrole pristupa podacima/dokumentima

Upravljanje dokumentima

• Ova aplikacija Lotus Notes korisnicima pruža mogućnost da kreiraju, pregledaju i modifikuju svoje dokumente koristeći:
  • - Lotus Notes Text procesor
  • - Open Office
  • - Microsoft Office
• u jedinstvenom aplikativnom okruženju Lotus Notes/Domino programske platforme.
• Biblioteka/baza podataka služi kao mesto skladištenja dokumenata, čime je značajno olakšano svim članovima radnih grupa da pronađu, ažuriraju ili odštampaju dokument za koji imaju pravo pristupa. Ova baza podataka može da sadrži različite dokumente, na primer neko obaveštenje ili uputstvo pisano u WordPro-u i upućeno grupi inženjera, ili finansijski izveštaj napisan u Lotus 1-2-3 programu i upućen Rukovodiocima.
• Programska akcija "Izdvoj dokument" omogućava kopiranje datog dokumenta u folder "Izdvojeni DOK" i, na taj način, formiranje preglednog "radnog prostora" sa malim brojem aktuelnih dokumenata. Nakon završenih akcija nad "kopijom" dokumenta isti može da bude obrisan iz foldera "Izdvojeni DOK" programskom akcijom "Vrati Izdvojen dokument", pri čemu sve izvršene izmene ostaju sačuvane u "originalnom" dokumentu, koji se nalazi i u svakom trenutku realizacije ovih akcija se nalazio u "pregledima" - "po KATEGORIJI" i "po AUTORU".
• Pristup podacima/dokumentima je regulisan na taj način da svako vidi samo dokumenta koja je kreirao, dokumenta koja su mu poslata na reviziju i dokumenta hijerarhijski podređenih službenika.

Ekranski prikaz "radnog prostora" Korisnika kome je dodeljena Aplikativna grupa ManagerApp

(Pregled: Status Revizije)

Preciziranje zahteva za izradu poslovnih aplikacija

Korišćenjem aplikacije OD4D započinje i realizuje se postupak "snimanja" procedura pojedinačnog i timskog rada korisnika/službenika, postojećeg sistema revizije i odobravanja, kao i strukture i dinamike tipskih poslovnih izveštaja. Kreiranjem formi tipskih izveštaja vrši se analiza stanja i olakšava definisanje potreba za izradu specifičnih formi, a koje treba da na adekvatan način odgovore konkretnim poslovnim zahtevima Organizacije.

Ko su korisnici ove aplikacije?

Korisnici ove aplikacije su svi koji imaju izdate sertifikate za korišćenje datog Domino sistema i koji žele da kreiraju nov Dokument/Izveštaj u ovoj bazi, ili da pregledaju, ažuriraju ili odštampaju dokumenta koja su im dostupna.

Prednosti

• Potpuna kontrola pristupa dokumentima i njegovim sekcijama
• Ciklus revizije, mogućnost vršenja revizije dokumenata (paralelna ili serijska) od strane većeg broja korisnika aplikacije
• Jednostavan mehanizam za dostavljanje različitih poslovnih Izveštaja
• Arhiviranje Dokumenata - skladištenje zastarelih dokumenata u arhivsku bazu
• OLE/ActiveX - mogućnost rada Microsoft Office programa direktno u Lotus Notes okruženju, a ne u vidu novog prozora, dajući korisniku mogućnost lakše manipulacije "Office" dokumentima