Sjælland - Datapolitik

Privatlivspolitik for Dansk-Russisk Forening Sjælland

(08.04.2019)

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller,

hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger. Lars Carlsen er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:

Kontaktperson: Lars Carlsen

Adresse: Linkøpingvej 25, Trekroner, 4000 Roskilde

Telefon: 20480213

Mail: LC@LarsCarlsen.dk

Hjemmeside: www.LarsCarlsen.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:

i. Almindelige personoplysninger: navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, mailadresse

ii. Status for kontingentindbetalinger

2. Oplysninger om foredragsholdere

i. Kontaktoplysninger: navn, adresse, telefonnummer og mailadresse

ii. Andre oplysninger om private forhold eller faglige og personlige kvalifikationer, hvis det er relevant for det stykke arbejde, der udføres

3. Oplysninger om brugere (’venner’)

i. Kontaktoplysninger: navn, adresse, telefonnummer og mailadresse

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, f.eks. medierne

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

i. At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger

ii. At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig

iii. At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger

iv. At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

i. Opkrævning af kontingent og udsendelse af nyhedsbreve som led i vores aktiviteter (møder, generalforsamlinger o.lign.) og ydelser

ii. Administration af din relation til os

Formål med behandling af oplysninger om vores foredragsholdere og evt. frivillige:

i. Koordinering og håndtering af opgaver i foreningen

ii. Overblik over og udvikling af erfaringer og kompetencer

iii. Udbetaling af rejsegodtgørelse.

iv. Administrere din relation til os

Formål med behandling af oplysninger om vores brugere:

i. Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af vores berettigede og legitime interesser som er:

i. Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vores vedtægter, fx i forhold til generalforsamling

ii. Opfyldelse af dine forpligtelser som medlem og bruger af foreningen herunder kontingentbetaling mv.

iii. Planlægning og afholdelse af sociale arrangementer og aktiviteter

iv. Brug af situationsbilleder fra konkrete aktiviteter eller arrangementer med foreningen

v. Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din eventuelle udmeldelse af foreningen

vi. At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som frivillig, eller som bruger (’ven’):

i. Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter, at dit medlemskab er ophørt (i det der tages højde for evt. ’glemt’ kontingentbetaling).

ii. Frivillige: Vi sletter oplysninger om dig et år efter, at dit frivillige arbejde er ophørt.

iii. Brugere (’venner’): Vi sletter oplysninger om dig, når din deltagelse i vores aktiviteter er ophørt.

iv. Foredragsholdere: efter skriftligt samtykke sletter vi kun oplysninger efter specifik anmodning (af hensyn til historik omkring afholdte arrangementer)

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere (’venner’) til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

i. Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig (det er det, vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik)

ii. Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig (indsigtsret)

iii. Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)

iv. Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)

v. Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring (retten til indsigelse)

vi. Du har ret til at få udleveret dine oplysninger i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne - Datatilsynet - over behandling af dine personoplysninger.

Ændringer af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre denne privatlivspolitik. Når vi foretager ændringer, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig her.