Google Drive

Os processos de criação de documentos, planilhas, apresentações e outros tipos de arquivos são basicamente os mesmos. Ao clicar no botão Novo você tem acesso ao conjunto de funcionalidades disponíveis para criação. Ao passar o mouse sobre os itens dispostos no menu surgem as opções de “Documento em branco” ou “Com base em um modelo”. Em ambos os casos você é direcionado para uma nova guia em seu navegador de internet com a ferramenta específica em aberto.

Na figura 12 você pode observar que ao selecionar “Documento em branco”, a guia aberta no navegador redireciona para um arquivo pronto para edição enquanto criar “Com base em um modelo” mostra uma guia com vários modelos pré-definidos do próprio Google.

1 - Criando um documento no Google Drive; 2 - Galeria de modelos do Google; 3 - Documento em branco

O Google Drive possui alguns outros botões de ação além do botão Novo. Esses botões permitem realizar ações em seus arquivos e pastas como compartilhar, gerar link dentro outras funcionalidades. Passando o mouse sobre esses botões é possível observar um texto que descreve a ação a ser realizada. Veja a figura 13, os ícones destacados em vermelho (1) aparecem apenas quando um arquivo ou pasta está selecionado enquanto que os destacados em amarelo (2) ficam sempre visíveis.

Compartilhar um arquivo ou uma pasta significa que alguém terá acesso ao conteúdo em tempo real. Ao adicionar algo nas pastas compartilhadas, simultaneamente, todos terão acesso ao conteúdo. Quando o compartilhamento for de um documento, uma planilha, uma apresentação a edição dos mesmo também é em tempo real sendo possível observar o que cada usuário está editando, comentando ou sugerindo.

Em resumo, a seguir, veja o que as pessoas podem fazer com as pastas após você compartilhá-las:

• Pode organizar/adicionar/editar: as pessoas poderão abrir, editar, excluir ou mover qualquer arquivo na pasta se tiver feito login na Conta do Google. Elas também poderão adicionar arquivos à pasta.

• Pode apenas visualizar: as pessoas podem ver a pasta e abrir todos os arquivos nela e até fazer o download de uma cópia.

O suporte do Google destaca que quando um usuário compartilha uma pasta com vários arquivos, talvez leve algum tempo para que todos os arquivos fiquem disponíveis. Essa mesma lógica também serve quando você remove o compartilhamento levando algum tempo para que as permissões sejam removidas. Veja a transcrição do texto de ajuda do Google:

Para compartilhar um arquivo ou pasta você pode seguir por dois caminhos que levam ao mesmo resultado. Na figura 16 vemos em destaque os meios pelos quais você pode compartilhar. Ao clicar no item a ser compartilhado as opções em 1 ficam disponíveis e podemos escolher Gerar link ou Compartilhar “Nome do Arquivo”. A outra situação, no passo 2 da figura 16, seria selecionar o item desejado e com o botão direito do mouse você pode escolher as mesmas opções como descrito no passo 1.

Após escolher a opção você se depara com a tela mostrada na figura 17-A onde você pode entrar com o nome, e-mail ou grupo a ser compartilhado. Ao digitar os dados você depara com a tela mostrada na figura 17-B onde você pode selecionar o tipo de acesso (Leitor, Comentarista ou Editor), escolher se deseja Notificar pessoas, escrever uma mensagem (opcional), visualiza o arquivo a ser compartilhado e os botões de Enviar e Cancelar.

Figura 17 - Compartilhando um arquivo: A - Entrando com o nome da pessoa, e-mail ou grupo; B - Detalhes e configurações do compartilhamento.

A outra opção de compartilhar arquivos e pastas é através da opção Gerar link. Ele possui as mesmas configurações de compartilhamento mostrado anteriormente porém o processo é feito seguindo alguns passos até a geração de um link que você pode compartilhar no formato mais cômodo. Na figura 18 vemos a tela que surge logo após selecionar a opção Gerar link. Nela observamos os itens Configurações (1), o link gerado (2), copiar link (3) e opções de compartilhamento (4).