Systempussel

Google Workspace, Vklass och Office 365 är tre stora digitala verksamhetssystem inom utbildningsförvaltningen som på flera områden erbjuder överlappande verktyg.  Du kan exempelvis lagra filer i alla tre systemen och kommunicera i chattliknande verktyg. Här följer en förklaring till den rekommendation som UBF centralt gått ut med.

Många skolor har sedan några år använt Google för mer än bara undervisningsnära dokumentation. Eftersom detta är ok så länge det inte handlar om känsliga eller integritetskänsliga uppgifter har förvaltningsledningen beslutat att inte kräva användning av Sharepoint/Teams i nuläget. Rekommendationen kvarstår dock eftersom det finns mycket som tyder på att en användning av Sharepoint för det skolinterna kommunikationen/informationen kommer att underlätta efterföljelse av dokumenthanteringsplan och personuppgiftshantering. Flera skolor har upprättat Sharepoint för den dokumentation som tidigare legat på I:/.

 I beslutet  om vilka ytor skolan ska använda för den skolinterna informationen är det viktigt att ha med de krav som dokumenthanteringsplanen ställer på bevarande och gallring. 

Skolan behöver tydliga riktlinjer för hur kommunikation med olika målgrupper ska ske. Här finns flera möjliga kombinationer utifrån målgrupp och situation. Kommunikationsverktygen i Vklass är inte desamma som i Hjärntorget - därför  är det viktigt att varje skola utvärderar kommunikationsmöjligheterna i Vklass, Office/teams  och Google för att hitta de verktyg som passar bäst i kommunikation med elever, vårdnadshavare och personal/kollegor.

Det kan vara viktigt att skilja på var information lagras och var den kommuniceras. Exempelvis kan lärare kommunicera med elever via Vklass men koppla till dokumentation som finns i Google. Rektor kanske skickar epost till grupper av anställda men hänvisar till dokumentation i Sharepoint osv.

I Hjärntorget har centrala funktioner på förvaltningen och utomstående aktörer kunnat lägga upp information i flödet. Med Vklass är det endast skolan som styr över nyhetsflödet - förutom information av akut karaktär som snabbt behöver gå ut till  så många användare som möjligt. Övrig information från förvaltningen kommer att delas via Intranätet eller via rektor som sedan lägger det i skolans infokanal.

Exempel på kommunikation/dokumentation från en av skolorna på UBF:

• Intranät
  - Information till förvaltningens personal från Staden/Förvaltningen

• SharePoint (Teams)
  - Information/dokumentation för skolpersonal (från skolledning och mellan skolpersonal)
    (Till att börja med lagras dokumentation i Sharepoint som kommuniceras med personal via Epost - för att senare eventuellt börja använda Teams för kommunikation med personalen)

• Vklass
  - Information/kommunikation med elever och vårdnadshavare - och i viss mån med nyheter till all personal på skolan.

• Classroom
  - Pedagogiskt arbete med elever

• Epost
  - Kommunikation med personalgrupper,  enskild personal och enskilda vårdnadshavare