Kommunikation och lagring
i våra digitala tjänster
Göteborgs Stad Utbildningsförvaltningen
All text, bild, film och ljud som jag skapar och tar emot i mitt arbete är allmänna handlingar som kan komma att begäras ut. Handlingarna ska hanteras och lagras på ett säkert sätt. Här följer tips och råd för hur jag som anställd i utbildningsförvaltningen ska tänka kring dessa lagringsplatser och hur jag ska hantera känsliga personuppgifter och sekretesshandlingar.
Vad är en allmän handling?
Nästan all information som hanteras av utbildningsförvaltningen är allmänna handlingar och kan bestå av bland annat text, bild och e-post. Vad som är en allmän handling definieras i tryckfrihetsförordningen. Allmänna handlingar lämnas ut på begäran och endast de uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen är undantagna. Den som begär ut handlingen har rätt att vara anonym. Allmänna handlingar ska bevaras enligt arkivlagen och gallras i enlighet med gallringsbeslut. Detta dokumenteras i vår dokumenthanteringsplan som du hittar bland styrande dokument på intranätet.
Känslighet och sekretess
Vad är sekretessbelagda uppgifter?
Uppgifter som är sekretessbelagda enligt offentlighets- och sekretsslagen som kan orsaka att elever eller andra individer lider skada om uppgifter lämnas ut.
Vad är känsliga och integritetskänsliga personuppgifter?
Känsliga personuppgifter regleras genom dataskyddsförordningen (GDPR) och är information om etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i en fackförening, hälsa, en persons sexualliv eller sexuella läggning, genetiska uppgifter och biometriska uppgifter.
Integritetskänsliga personuppgifter är exempelvis uppgifter om sociala förhållanden, information som rör någons privata sfär, beskrivningar av relationer mellan elever eller betyg (annat än enstaka delbetyg i formativt syfte).
Bild och film
Elever får endast fotograferas och filmas i pedagogiskt syfte och aldrig i ett sammanhang som kan uppfattas kränkande. I vissa fall kan samtycke behöva upprättas med vårdnadshavare, t.ex om materialet ska publiceras på publika ytor.
Elever ska alltid informeras om att fotografering eller filmning sker och d et ska alltid göras med verksamhetens kamera eller mobil. Inga bilder eller filmer får tas på elever med privat utrustning.
Hur kan jag arbeta utan känsliga eller sekretessbelagda uppgifter i handlingar?
Ta bort personuppgifter som gör att information kan identifieras eller härröras till specifik elev. Det kan exempelvis vara namn, personnummer, omdömen eller värderingar av en person såsom social förmåga, inlärningsförmåga eller annan information som ligger nära den personliga sfären.
Förhållningssätt
När jag som anställd i utbildningsförvaltningen hanterar personuppgifter på något sätt är det alltid viktigt att fundera över om jag får använda dessa uppgifter, vem jag får dela dem med, var jag kan lagra och hur jag kan skriva - samt vad som händer med uppgifterna när de inte längre behövs? Besök sidan Digital kompetens dataskyddsförordningen för mer information om förhållningssätt och riktlinjer.
Våra gemensamma digitala tjänster/lagringsytor
Läs också: Rekommendation för lagring i Google/Vklass/Office
Vad är det?
E-post, kalender och Att-göra-lista som är en del av Office 365. En tjänst för alla anställda kopplat till Stadenkontot. Tjänsten kan nås via internet oberoende av digital utrustning.
Ansvarig
Jag själv
Vad ska jag göra?
Öppnas dagligen.
E-post som innehåller känsliga eller sekretessbelagda uppgifter ska skickas konfidentiellt.
Tänk på att!
Hantera omgående känsliga eller sekretessbelagda uppgifter som inkommer.
E-post som innehåller känsliga eller sekretessbelagda uppgifter ska skickas konfidentiellt.
Vad är det?
En yta i Office 365 för att skapa, dela och lagra personliga arbetsfiler. Ytan kan nås via internet oberoende av digital utrustning.
Ansvarig
Jag själv
Vad ska jag göra?
Här får jag skapa och lagra filer. Jag kan dela filer med kollegor i staden och sameditera.
Tänk på att!
När jag slutar tas Onedrive bort efter 30 dagar. Om mina kollegor ska fortsätta ha tillgång till filer ska dessa överlämnas. Filer som ska bevaras överförs till rätt IT-system eller skrivs ut för arkivering. Vid behov av hantering av känsliga eller sekretessuppgifter OneDrive avidentifieras uppgifterna.
Vad är det?
En yta i Office 365 för gemensamma arbetsfiler inom en personalgrupp. Ytan nås via internet oberoende av digital utrustning.
Ansvarig
Utpekad ägare ansvarar för ytan och övergripande innehåll. Varje medlem ansvarar för det innehåll som skapas och lagras.
Vad ska jag göra?
Här får jag skapa och lagra filer som automatiskt delas med alla medlemmar i ytan.
Tänk på att!
Filer finns kvar på ytan även om jag slutar.
Vid behov av hantering av känsliga eller sekretessuppgifter avidentifieras uppgifterna.
Vad är det?
E-post och kalender endast för elever. Tjänsten nås via internet oberoende av digital utrustning.
Läs om övriga Google-verktyg >>
Ansvarig
Eleven själv
Vad ska jag göra?
Här kan eleven kommunicera internt och externt.
Vad är det?
En yta i Google Workspace att skapa, dela och lagra personliga arbetsfiler för personal och elever som inte är känsliga eller integritetskänsliga. Ytan kan nås via internet oberoende av digital utrustning.
Läs om övriga Google-verktyg >>
Ansvarig
Jag själv
Vad ska jag göra?
Här får jag skapa och lagra arbetsfiler kopplade till det pedagogiska arbetet med eleverna och det administrativa arbetet inom skolan. Jag kan dela filer med elever och kollegor inom skolförvaltningarna och sameditera. Inga känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter ska finnas här.
Tänk på att!
När jag slutar tas Google Workspace Drive bort. Om mina kollegor ska fortsätta ha tillgång till filer ska dessa överlämnas. Filer som ska bevaras överförs till rätt IT-system eller skrivs ut för arkivering. Inga känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter ska finnas här.
Vad är det?
En yta i Google Workspace för gemensamma arbetsfiler inom en elev-, personal- eller kursgrupp. Ytan nås via internet oberoende av digital utrustning.
Läs om övriga Google-verktyg >>
Ansvarig
Medlemmarna i gruppen ansvarar för innehållet.
Vad ska jag göra?
Här får jag skapa och lagra arbetsfiler, kopplade till det pedagogiska och skolinterna arbetet, som automatiskt delas med alla medlemmar i ytan. Inga känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter ska finnas här.
Tänk på att!
Filer finns kvar på ytan även om jag slutar. Inga känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter ska finnas här.
Vad är det?
Elevadministrativa verktyg som kompletterar den formativa undervisningsmiljön i Google. (ex utvecklingssamtal, särskilt stöd, extra anpassningar, frånvarorapportering, summativ bedömning, personliga anteckningar mm). Möjlighet att lagra filer men främst det som vårdnadshavare ska ha tillgång till.
Ansvarig
Jag själv.
Information kopplat till klass, kurs, särskilt stöd: Ansvarig lärare, rektor, elevhälsa.
Vad ska jag göra?
Följa skolans riktlinjer för vilka verktyg i Vklass som ska användas och hur?
Tänk på att!
Hantering av känsliga uppgifter endast i modulen Särskilt stöd eller i verktyget Personliga anteckningar.
meddelande/nyhet
Vad är det?
En kommunikationstjänst i Vklass som gör det möjligt att skicka meddelanden och lägga ut nyheter till elever, personal och vårdnadshavare (endast nyhet).
Ansvarig
Jag själv.
Vad ska jag göra?
Här kan du skicka meddelanden till elever och personal. och nyheter till elever, personal och vårdnadshavare. Följ skolans riktlinjer för kommunikation i Vklass.
Tänk på att!
Hantering av känsliga uppgifter endast i modulen Särskilt stöd eller i verktyget Personliga anteckningar.
H:
Vad är det?
En yta kopplat till staden-kontot för att skapa och lagra personliga arbetsfiler. Ytan nås via en staden-dator.
Ansvarig
Jag själv.
Vad ska jag göra?
Här kan jag lagra arbetsfiler.
Vid behov av hantering av känsliga eller sekretessuppgifter avidentifieras uppgifterna.
Tänk på att!
När jag avslutar min anställning tas Hemkatalogen bort.
Filer som ska bevaras överförs till rätt IT-system eller skrivs ut för arkivering. Vid behov av hantering av känsliga eller sekretessuppgifter avidentifieras uppgifterna.
I:
Vad är det?
En personalyta kopplat till staden-kontot för att skapa och lagra gemensamma arbetsfiler. Ytan nås via en staden-dator.
Ansvarig
De som har åtkomst ansvarar för innehållet.
Vad ska jag göra?
Här kan jag lagra gemensamma arbetsfiler för en personalgrupp. Samtidig redigering av dokument inte möjlig.
Vid behov av hantering av känsliga eller sekretessuppgifter avidentifieras uppgifterna.
Tänk på att!
Det inte går att dela dokument med andra än de som har tillgång till ytan. Vid behov av hantering av känsliga eller sekretessuppgifter avidentifieras uppgifterna.
Vad är det?
En yta på datorns skrivbord eller under C: Ytan nås endast från specifik dator.
Ansvarig
Jag själv.
Vad ska jag göra?
Här kan jag tillfälligt spara arbetsfiler.
Vid behov av hantering av känsliga eller sekretessuppgifter avidentifieras uppgifterna.
Tänk på att!
Om datorn går sönder eller behöver ominstalleras raderas allt som är sparat lokalt och går inte att återskapa. Vid behov av hantering av känsliga eller sekretessuppgifter avidentifieras uppgifterna.
Vad är det?
En extern yta för lagring av filer.
Ansvarig
Jag själv.
Vad ska jag göra?
Här kan jag tillfälligt spara arbetsfiler. Vid behov av hantering av känsliga eller sekretessuppgifter avidentifieras uppgifterna.
Tänk på att!
Om utrustningen går sönder kan inte informationen återskapas.
PMO
Vad är det?
Dokumentationssystem för elevhälsans samlade professioner. Enbart elevhälsan har tillgång till systemet.
Ansvarig
Jag själv samt medlemmar i elevhälsan.
Vad ska jag göra?
Möjlighet att lagra känsliga och sekretessbelagda uppgifter förutom elever med TF-nummer och skyddade.
Tänk på att!
Jag kan enbart arbeta i PMO om jag tillhör elevhälsans personal.
