Embedded Files
Tips på hur du ska gå tillväga när du är osäker på hur och var du kan hantera vissa personuppgifter
- Om du är osäker på om informationen är känslig - behandla den som känslig
- Skicka e-post konfidentiellt så fort du tror att informationen är känslig
- Fundera alltid på om informationen är nödvändig. Måste alla personuppgifter skrivas ned/skickas? Kan du gallra uppgifter innan du delar/skickar/dokumenterar?
- Dela endast information med dem som har rätt att ta del av den.
- Känsliga personuppgifter hanteras endast i PMO, eller konfidentiellt via e-post. Var dock alltid extra försiktig med mottagar- och avsändaradressat om du hanterar känsliga uppgifter i e-post.
Vanliga Personuppgiftsbehandlingar i skolan
Vanliga Personuppgiftsbehandlingar i skolan
Här följer några exempel på vanliga situationer i skolan där personuppgiftsbehandling ingår. Genom att träna på dessa exempel blir du mer säker på hur du ska tänka och agera när du hanterar personuppgifter i vardagen. Använd dig av de vägledande frågorna och fundera på hur du skulle göra i de exempel som beskrivs.
Case 1 Elevmöte (mentor, elevhälsa, rektor)
Case 1 Elevmöte (mentor, elevhälsa, rektor)
Som mentor är du med på ett möte med elevhälsan och rektor rörande en av dina elever. Elevhälsan dokumenterar nödvändiga känsliga personuppgifter i PMO. Som mentor överför du delar av informationen till elevens övriga lärare för att underlätta elevens skolgång.
Tips: Vissa saker behöver man hålla i huvudet. Det är skillnad på uppgifter som beskriver hälsa (autism) och "elev mår bra av så få distraktioner som möjligt".
Case 2 Utvecklingssamtal (mentor, lärare)
Case 2 Utvecklingssamtal (mentor, lärare)
Förälder meddelar vid utvecklingssamtal, där elev, vårdnadshavare och studiehandledare/mentor deltar, att eleven har en sjukdom som kommer att påverka elevens närvaro vid upprepade, oförutsägbara tillfällen. Mentor behöver dela med sig av informationen till kollegor.
Tips: Känslig information, om hälsa t.ex. ska endast dokumenteras/hanteras i PMO, så tänk efter vilken info som behöver spridas - orsak till frånvaron kanske kan uteslutas.
Case 3 Elevhälsa (mentor, specialpedagog, lärare)
Case 3 Elevhälsa (mentor, specialpedagog, lärare)
Som mentor har jag sett till att elevhälsan gjort en fördjupad utredning på en av de elever som jag är mentor för. När utredningen är klar har specialpedagogen dokumenterat att eleven har dyslexi/dyskalkyli och att det är lämpligt med ett antal extra anpassningar för eleven. För att alla lärare ska känna till det, och kunna anpassa sin undervisning utifrån elevens behov, skickar specialpedagogen ut information till arbetslagets/programmets lärare.
Tips: System som skyddar personuppgifterna vid intern överföring kan vara aktuellt, men innehåll och mottagare avgör om det räcker som skydd.
Case 4 Skicka information till annan kommunal verksamhet internt (bara Studium)
Case 4 Skicka information till annan kommunal verksamhet internt (bara Studium)
I samband med antagningen så behöver Arbvux skicka elevunderlag till Studium. Det finns inget godkänt datorsystem där informationen kan skickas. Alla elevuppgifter läggs tillfälligt upp på Google Drive och delas mellan administratörerna.
Tips: Tänk på vilken typ av information som är tillåten i respektive system, och vem som kan komma åt den.
Case 5 Skicka information till annan extern instans (ekonomer)
Case 5 Skicka information till annan extern instans (ekonomer)
Varje år behöver våra ekonomer skicka ekonomisk information gällande våra elever till vår bank. De bifogar filer med informationen och skickar via e-post.
Tips: Hur skickas eposten? Hur bifogas informationen? Var sparas den sedan?
Case 6 Elev med särskilda fysiska stödbehov (administratör, skolhälsovård, lärare)
Case 6 Elev med särskilda fysiska stödbehov (administratör, skolhälsovård, lärare)
En elev med funktionsnedsättning har ett flertal särskilda bildinstruktioner för att hens assistent ska kunna hjälpa eleven. Det kan också finnas tillfällen då en annan person än assistenten behöver följa instruktionen, så för att någon alltid ska ha tillgång till bilderna skickas ett mejl med instruktionen som bifogad fil, till all personal på skolan.
Tips: Personuppgifter måste kanske inte alltid följa med bildinstruktionen när den sprids.
Case 7 Betygssättning (lärare)
Case 7 Betygssättning (lärare)
För att organisera sitt betygsunderlag så har läraren upprättat ett Google kalkylark och vill nu informera sina elever. För att göra det enkelt för sig går läraren in i delningsinställningarna och väljer att "dela" till alla med länken. Läraren skickar sedan ut länken till sina elever så att de kan följa sin utveckling.
Tips: Formativ bedömning och summativa omdömen hanteras olika/är olika känsliga. Vad är syftet med att alla elever ska se alla/allas resultat?
Report abuse