Vi får bara lagra/låna personuppgifter så länge som de behövs för att uppfylla ändamålet och den lagliga grunden. Det innebär att våra system behöver rensas/gallras enligt vissa tidsintervall. Ibland har vi inbyggda och automatiserade gallringsfunktioner som t.ex. när en elev slutar gymnasiet så plockas eleven ut ur Gerda, Vklass och Google eftersom vi inte längre har laglig grund att spara elevens uppgifter. Vissa uppgifter måste emellertid sparas enligt andra lagar  t.ex. betyg som ska sparas enligt arkivlagen. 

Det arbetsmaterial som du har till grund för myndighetsutövningen ska inte lagras enligt arkivlagen. Arbetsmaterialet ska rensas eller avidentifieras när det inte längre behövs.  

• En ny dokumenthanteringsplan för utbildningsförvaltningen kom 2022 och gäller retroaktivt från 2016. 

För mer information titta in på länkarna nedan.

• Samrådsgruppen: Gallringsråd för utbildning och undervisning  (OBS exempel i väntan på UBFs dokumenthanteringsplan)

• Arkivlagen