Digital Competence - General Data Protection Regulation (GDPR)

Riktlinjer för Google Wokspace-verktyg

Utbildningsförvaltningen Göteborgs Stad

Vad är Google Workspace?

Googles skoltjänst Google Workspace for Education - kan användas i det pedagogiska arbetet med de studerande och för att samarbeta med kollegor inom skolan. Verktygen är tänkta att förenkla, effektivisera och tillgängliggöra pedagogiskt material samt underlätta delning av information mellan lärare och elev, mellan elever och mellan kollegor. Här ges möjlighet att lagra och hantera arbetsmaterial, kommunicera digitalt samt skapa webbplatser. Tjänsten är även tänkt att ge möjlighet till kollegialt lärande, pedagogisk planering och återkoppling med formativ bedömning.

Personuppgifter

Känsliga uppgifter får inte kommuniceras eller lagras i Googles tjänster. Enligt Dataskyddsförordningen är känsliga personuppgifter information om hälsa, sexualliv, ras eller etniskt ursprung, religiös eller filosofisk övertygelse, politiska åsikter, genetiska uppgifter, medlemskap i fackförening och biometriska uppgifter som kan bidra till att identifiera en person.

Verktyg för dokumentation eller överföring av integritetskänsliga personuppgifter får inte användas i Google-miljön. Det är alltså inte en lagringsyta för exempelvis uppgifter om sociala förhållanden, information som rör någons privata sfär, beskrivningar av relationer mellan elever eller betyg (annat än enstaka delbetyg i formativt syfte).

Göteborgs avtal med Google

Göteborgs Stad har tecknat ett avtal med Google som innebär ett starkt skydd för både elever och personal, dock får inte integritetskänslig information skapas eller förvaras här. I avtalet med Google har Göteborgs Stad säkerställt att användarnas uppgifter och material inte får användas av någon annan. Informationen får inte säljas vidare eller användas i Googles egen utveckling av tjänster. Observera att vårdnadshavare inte får läggas in i ett Google Classroom utan hänvisas till Vklass.

Tjänster och verktyg

I Google Workspace kan du dela material med andra. Det är viktigt att noga tänka igenom hur och vad som delas och med vem. Material kan delas med en eller flera personer och du kan välja om materialet ska vara privat eller om andra utvalda ska få tillgång till att redigera, kommentera eller att endast kunna visa det. Det går alltid att ändra en delning om det blivit fel.

Google Drive - personlig lagringsyta

En personlig lagringsyta för elever och personal. Här kan alla typer av filer lagras, exempelvis textdokument, pdf-filer, bilder och filmer. Du är ägare av materialet på Drive men kan dela det med elever och personal. Material i papperskorgen raderas permanent efter 30 dagar.

Tänk på!
att filer som lagras här inte ska innehålla känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter.

Delade enheter

En gemensam lagringsyta för personal där materialet inte ägs av en enskild individ. Om någon slutar finns materialet kvar. Alla i gruppen har samma behörighet till allt på enheten. Det går att dela enskilt material med person utanför gruppen men var noga med behörigheten.

Tänk på!
att filer som lagras här inte ska innehålla känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter.

Google kontorsprogram

I kontorsprogrammen Dokument, Presentation och Kalkyl kan du skapa ordbehandlingsdokument, interaktiva presentationer och göra kalkyler. Du kan välja att ha dem privata eller att dela dem med en person eller en användargrupp. Programmen gör det möjligt att samarbeta och arbeta ihop i realtid.

Tänk på!
att filer som lagras här inte ska innehålla känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter.

Google Formulär och Quiz

Ett verktyg för att skapa formulär, quiz och enkäter. Här kan lärare skapa självrättande prov, elev och lärare göra undersökningar och samla in data för att sedan analysera svaren direkt i diagram eller genom Kalkyl. Går att dela via e-post, länk, bädda in på webbsida eller via Classroom.

Tänk på!
att inte samla in känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter i enkäter.

Google Classroom

Ett digitalt klassrum där lärare kan skapa och samla arbetsmaterial, uppgifter och resurser. Läraren har möjlighet att ge formativ feedback på elevarbeten både under och efter genomfört arbete. Elever ges möjlighet att lämna in individuella uppgifter, samarbeta och ge åter koppling till klasskamrater via inlägg och kommentarer. Eleven får överblick över Klassuppgifter med uppdatering via Kalender, i klassrummets Flöde, i Att göra-listan och som avisering i G-mail.

Tänk på!
att bara ha formativ bedömning och inte betyg i Classroom. Observera att vårdnadshavare inte får läggas in i Classroom utan hänvisas till Vklass.

Google Kalender

Kalenderfunktion för privata eller delade kalendrar, exempelvis en tidsbestämd Klassuppgift i Classroom. Kalendern kan delas med alla på skolan eller delas med specifika personer med möjlighet att dölja vissa händelseuppgifter. Du kan välja att visa privat kalender eller flera kalendrar i samma vy.

Tänk på!
att inte behandla känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter i kalendern, exempelvis en modersmålsläxa för enskild elev.

Google Meet

Meet är ett verktyg för videosamtal. Tjänsten är godkänd att använda vid distansundervisning, samtal mellan pedagogisk personal och elev, vid föräldramöten och utvecklingssamtal. Samtalet är krypterat. I tjänsten finns även en tillhörande chattfunktion.

Tänk på!
att pedagogisk personal är ansvarig för videomötet. Behandla inte känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter i chatten.

Google Chat

Kommunikationstjänst där användaren antingen kan direktchatta med en specifik person eller skapa rum för gruppkonversationer mellan flera personer. Här finns även möjligheten att starta videochat och lägga till olika resurser.

Tänk på!
att inte behandla känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter i chatten.

G-mail

Utbildningsförvaltningen tillhandahåller G-mail som e-post för elever. Genom G-mail kan elever kontakta lärare, kommunicera externt, få uppdateringar och aviseringar från Classroom samt få tillgång vissa digitala läromedel.

Tänk på!
att lärare ansvarar för att informera elever om tjänsten, inloggningsförfarandet samt användning.

Google Sites

Google Sites är ett verktyg för att skapa interna och publika webbplatser för skolarbeten. Det kan till exempel vara ett temaarbete, skoltidning eller ett projekt som dokumenteras och publiceras på webben.

Tänk på!
vad som publiceras. Lärare ansvarar för att...

... informera rektor om att en Site upprättas och i vilket syfte
... kontaktuppgift till ansvarig för Siten framgår tydligt på webbplatsen
... informera vårdnadshavare om elever ska medverka
... inga känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter publiceras
... kontinuerligt tillse redigeringsrättigheter
... avsluta webbplatsen när den inte längre är aktuell

Google Keep

Google Keep är en anslagstavla för anteckningar och kom ihåg-listor med möjlighet att spara länkar, röstanteckningar, bilder som kan kategorisera med hjälp av etiketter. I Keep finns möjlighet att dela anslagstavlor med både pedagogisk personal och elever.

Google Gemini

Gemini är Google AI-chatt. Den är inte öppen för studerande i nuläget, men personal kan använda tjänsten. Läs mer om om förhållningssätt och riktlinjer för att använda Google Gemini.

Tjänster utanför avtalet med Google

Google Maps och Mina kartor

Google Maps är kartbilds- och satellitfototjänst som bland annat ger möjlighet att mäta sträckor och area, se information om kollektivtrafik, zooma in på en detaljerad kart- eller gatuvy i 3D. Användaren kan markera ut egna platser och skriva fakta.

Tänk på!
att användaren inte hanterar känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter när hen markerar ut egna platser med fritext.

Google Earth

Tjänsten är en digital jordglob där jorden kan ses från ovan eller zooma in på en detaljerad kart- eller gatuvy i 3D. Här finns information om exempelvis länder, platser, statyer och ger elever möjlighet att exempelvis skapa interaktiva reseberättelser.

Tänk på!
att inte hantera känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter.

Google Foto (pedagogisk personal)

Google Foto kommer inte längre vara tillgänglig för personal inom Utbildningsförvaltningen. Har du frågor kring detta kontakta Digital Support på 031-3670050

Youtube (pedagogisk personal)

I YouTube-tjänsten finns det möjlighet att redigera, lagra och dela film för pedagogisk personal. Välj om filmen ska vara Privat och bara synlig för dig, Olistad vilket gör den endast synlig för de som har länken eller om det ska vara Offentlig och sökbar.

Tänk på!
Elever kan bara ta del av Youtube-material som delats från Classroom eller Google Presentation.

Report abuse