I skolan har vi olika behörighet till våra IT-system. Alla lärare kan t.ex. inte se alla elevers resultat, alla rektorer kan inte se alla elevers frånvaro. Begränsningar i behörighet följer personuppgifternas känslighetsgrad. Ju känsligare uppgifter systemen hanterar desto färre personer har behörighet att använda dem. UBF hanterar känsliga personuppgifter om hälsa i bl.a. PMO och det är därför bara rektorer och viss elevhälsopersonal som har behörighet där. Behörigheten är också begränsad till de elever som t.ex. elevhälsopersonalen har i sin organisation.

I grunden kan man tänka att som myndighetsutövare har jag bara rätt att se och behandla uppgifter för de elever som finns inom mitt myndighetsutövande. Exempelvis:

• En rektor på ett program har inte rätt att se en annan rektors elever.

• En specialpedagog har bara rätt att se information om de elever som hen faktiskt hanterar.

• En lärare i kinesiska har inte rätt att se eller behandla uppgifter för en elev i matematik.