e-Factura în EBS-RO

1. Introducere

Este posibil să trimiteți conținutul facturii cu un tip special de fișier (xml) către ANAF.

Trimiterea facturilor este obligatorie, începând cu 1.07. 2022, pentru următoarele tranzacții:

• Tranzacții B2G (business-to-government).

• Tranzacții B2B (business-to-business) care conțin cel puțin un element cu „risc fiscal ridicat”.

• Tranzacții B2C (business-to-consumer) cu metodă de plată tichete de vacanță.

Atenție: De la 1 ianuarie 2024, sistemul e-Factura devine obligatoriu pentru toate firmele înregistrate în scopuri de TVA în România iar de la 1 ianuarie 2025, trebuie trimise în sistemul e-Factura toate tranzacțiile B2C.

1.1. Considerații generale

• Versiunea instalării EBS ar trebui să fie minim 5.8.0.1, sau una mai nouă.

• De fiecare dată, luați și instalați cele mai recente hotfix-uri.

• Unele dintre configurări sunt comune cu SAF-T.
  
  

1.2. Codificare nouă pentru județe

Acestea pot fi găsite în meniul: Instrumente și configurare > Personalizare > Persoane > Date adrese > Județe

Este obligatoriu și trebuie completată coloana abrevierilor.

În cazul în care SAF-T a fost deja configurat, acest pas nu mai este necesar deoarece este inclus și în acea instrucțiune.

Această coloană conține codul fiecărui județ din RO și poate fi diferit de cel utilizat pentru declarația D394.

• Informațiile pot fi adăugate manual sau rulând un .emi.

• Există un .emi pe care îl putem folosi pentru a actualiza acea coloană.

1.3. Cardul de Persoană al Companiei

Un prim pas este verificarea informațiilor introduse pe cardul de persoană al companiei. Pentru a evita apariția erorilor, se recomandă să vă asigurați că sunt menționate următoarele detalii:

1. Tip TVA

2. Număr de înregistrare la Registrul Comerțului

3. Adresa: cod poștal / oraș / (zonă/sector) / județ / țară

4. Cont bancar principal

5. Adresa de e-mail

Atenție: Pentru orice modificare este necesară o repornire a serviciului.

2. Parametri companie

La categoria Servicii și Declarații ΑNAF au fost adăugați parametri noi pentru introducerea tuturor datelor de autentificare necesare, pentru a comunica cu serviciile ANAF pentru e-factura:

• Servicii BIT – cheie de conectare (Cheie Api). Furnizat de software-ul BIT.
  Este același lucru pentru SAF-T.

• E-factura – Informații despre organizare. Apasă cele trei puncte și, în fereastra pop-up trebuie completate toate câmpurile. În cazul în care un câmp nu este complet, ar trebui să vă întoarceți la persoana companiei și să completați informațiile lipsă. Nu în fereastra pop-up.

Entersoft web API – cheie de conectare. Este necesar ca clientul să aibă un abonament în ES API și să adauge aplicația Entersoft RO ANAF e-Factura. După aceea creăm o cheie de punct final și se completează automat în parametru. 

• Finalizăm mai întâi serviciile BIT – cheie de autentificare (Api Key) și apăsăm pe salvare

• Este necesară o repornire a serviciului.

• Completam E-factura – Informații organizație și apăsăm pe salvare.

• Este necesară o repornire a serviciului.

• Configurăm abonamentul în ES Cloud și creăm EndPoint-ul; instrucțiunile pentru crearea unui abonament în ES Cloud sunt detaliate în manualul de Entersoft Cloud.

Există și alți parametri în aceeași secțiune care gestionează:

• transmitere e-factura în timp real către ANAF
  Acesta controlează dacă factura va merge automat la ANAF sau nu. Se recomandă păstrarea valorii implicite = FALSE. Aceasta înseamnă că utilizatorul va apăsa butonul pentru a trimite factura.

• Câmpul UDF al tipului de document în care este declarat codul CPV (aferent BT-158)
  Acest parametru necesită configurație în următoarele condiții:

  • Este vorba despre tranzacții B2G;

  • Codul CPV al unui articol nu este același în toate tranzacțiile.

• Sursa recepție client (aferent BT-158);

• Sursa referință cumpărător (aferent BT-10);

• Sursa descriere articole (aferent BT-153 și BT-154).

La categoria Implementare parametri definiți, se vor utiliza:

• Număr 10 (aferent BT-153 și BT-154, cazul serviciilor);

• Număr 8 (aferent BT-127).
  
  

3. Seria de documente

În seria documentelor implicate în factura electronică, selectați valorile relevante în următoarele câmpuri:

• Facturare electronică. Selectați valoarea prin furnizor.

Tipul tranzacției. Selectați una dintre valorile B2B sau B2G, după caz.

La ANAF pot fi trimise doar seria de documente cu valorile de mai sus. 

Puteți utiliza modificarea în bloc pentru a actualiza în masă mai mult de o serie de documente.

Atenție: dacă seria are ca Metodă de Apel Direct, în acest caz când vom parametriza seria și userul va înregistra un document, acesta va fi încărcat automat la ANAF.
Pentru orice modificare este nevoie de o re-cache.

4. Tipuri de documente

Pentru tipurile de documente implicate în e-Factura, selectați valoarea din câmpul SAF-T Invoice Type, pentru a fi trimisă în câmpul Factura Type al fișierului. 

Dacă valorile nu există, deschidem manual valorile din tabelul:

Configurare și instrumente > Personalizare… > Documente și Serii > Fișier de audit standard – SAF-T > Tip factură

Pentru orice modificare este nevoie de o re-cache.

5. Sectoare

O altă coloană care este obligatorie și ar trebui completată este coloana Descriere zonă .

Acestea pot fi găsite în: Configurare și Instrumente > Configurare > Persoane > Date adrese > Coduri poștale 

În acea coloană completăm Sectorul doar pentru Codurile poștale în care orașul este București.

Valorile posibile sunt: SECTOR1 ÷ SECTOR6.

6. Cardul clientului

Pentru fiecare client pentru care avem tranzacții B2B sau B2G trebuie completate următoarele câmpuri:

1. TVA

2. Adresa: cod poștal, oraș, zonă, district, țară.
   
   

7. Valută

Codul valutar LEU ar trebui sa existe și ca ISO codul să aibă RON.

Atenție: Este necesară o repornire a serviciului.

8. Cardul articolului

Utilizatorul trebuie să completeze următoarele câmpuri pentru articole, după caz:

• Cod Intrastat. Pentru tranzacțiile clasificate ca B2B, în câmpul document omonim tip tranzacție, trebuie completat codul Intrastat pentru toate articolele utilizate în tranzacții.

• Legat de facturarea electronică. Orice articol trebuie să aibă acest câmp selectat.

Cod CPV. Pentru tranzacțiile care au fost clasificate ca B2G, câmpul document omonim tip tranzacție trebuie completat cu codul CPV, pentru toate articolele utilizate în acest tip de tranzacție. 

9. Coduri CPV

Ar trebui să rulăm un .emi pentru a completa tabelul cu toate codurile CPV posibile.
Există un .emi  care poate fi utilizat pentru a importa lista de coduri CPV.

După aceea, codurile CPV trebuie adăugate la nivel de articol.

Mai jos sunt câteva link-uri pe care vi le recomandăm pentru ajutor suplimentar.

• https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32008R0213

• http://anap.gov.ro/web/wp-content/uploads/2019/02/Reclasificare-coduri-CPV.pdf

10. Coduri de clienți și descrieri pentru articole

• Automatizarea care a creat .xml la ANAF exportă prima valoare nenulă pentru descrierea articolului (cap. 16. BT-15) pe baza următoarei secvențe:

  • Coduri multiple (StringField 1 = Cod client al EBS, Descriere = Descriere articol) 

  • Persoane legate de articol (Comentariul 1 = Descrierea articolului)

  • descrierea obiectului

• Automatizarea care a creat xml la ANAF exportă prima valoare nu nulă pentru codul articolului (cap. 16. BT-156) pe baza următoarei secvențe:

  • Coduri multiple (StringField 1 = Cod client al EBS, Cod = Cod articol)

  • Persoane legate de articol (Cod = Cod articol)

  • Codul produsului.

11. Document

În formularul de documente facem vizibil câmpul Transaction kind și în scroller cu Facturile de vânzări.

12. Managementul e-Factura

Ecranul principal pentru gestionarea facturilor „transmise” se realizează prin intermediul scrollerului accesibil din meniul Vânzări > E-factura management facturi trimise.
Toate documentele tranzacției care trebuie trimise la ANAF sunt afișate aici.
Documentele sunt grupate în funcție de starea lor de expediere:

• Eșec - Trimis, dar nu a reușit din cauza erorilor

• Succes - Livrarea a fost finalizată cu succes

• De trimis - Nu a fost trimis încă.

• În așteptare - A fost trimis dar este încă procesat de ANAF.

Pentru orice documente care nu au fost trimise din cauza erorilor, utilizatorul poate afișa erorile făcând clic pe câmpul Erori. 

Următoarele Acțiuni sunt disponibile pentru a gestiona documentele în așteptare și documentele cu care nu au fost trimise scadente

la o eroare:

• Trimite facturi - Trimiteți un document care nu a putut fi trimis.

• Stare reîmprospătare - Actualizați starea de livrare a tuturor documentelor în starea în așteptare.

• Descărcați Zip - Dacă un document nu reușește să fie trimis, puteți descărca fișierul pentru a fi trimis pe disc, împreună cu un raport complet al erorilor sale. Util atunci când contactați asistența.

• Descărcați XML - Dacă o factură este respinsă de ANAF, puteți descărca fișierul generat care nu a reușit să fie trimis.
  
  

13. Cazuri speciale

Facturi cu valoare TVA 0

• Autofacturi furnizori neplatitori de TVA,

• Facturi cu taxare inversă (de exemplu, facturi de deșeuri).

Pentru toate cazurile de mai sus, este obligatoriu motivul scutirii de TVA.

Acesta poate fi:

• Dacă furnizorul este neplatitor, motivul este VATEX-EU-O. 

• Dacă este vorba despre o vânzare cu taxare inversă, motivul este VATEX-EU-AE.

14. Restricții pentru facturile trimise

Odată ce o factură a fost trimisă cu succes către ANAF, orice modificare a facturii va produce o eroare. Este vorba de momentul în care statusul facturii este Succes nu faptul ca a primit ID de încărcare.

Verificarea se face doar la nivelul campurilor considerate de EBS ca fiind date oficiale de identificare.

Nu intră în aceasta verificare:

• Campuri definite de utilizatori

• Dimensiunile de business (Unitate de afaceri, Activitate, Dimensiune1, Dimensiune2, Proiect)

• Variații stoc articole (Lot, Serial Number, Culoare, Mărime, Dimensiune1, Dimensiune2)

• Alte câmpuri informative (Argumentare alternativa, Pas de dezvoltare, Mijloc de transport, task etc).

Pentru a permite unele modificări pentru un anumit grup de utilizatori, este necesară crearea unui profil de acces la documente accesând meniul Instrumente și configurare > Personalizare… > Documente și Serii > Profil de drepturi de acces la documente.

15. e-Factura Furnizori (intrări)

Începând cu versiunea 5.8.0-1 a fost extinsă funcționalitatea e-Factura și pentru primirea facturilor din SPV de la furnizori.

Funcționalitățile acoperite sunt următoarele:

• Descărcare facturi furnizori,

• Raport listă facturi descărcate,

• Salvare în masă de facturi în format .pdf, .xml. și .zip într-o cale selectată de utilizator,

• Corelare factură descărcată din SPV cu factura deja înregistrată în EBS,

• Creare document nou cu preluare date header.

Un nou raport a fost adăugat în meniul Achiziții > e-Factura - gestionarea facturilor de achiziție.

Raportul conține, în afară de afișarea datelor descărcate, și următoarele opțiuni:

• Automatizarea pentru descărcarea facturilor de furnizori,

• Lista facturilor descărcate și legătura (dacă există) cu facturile deja înregistrate,

• Automatizări de descărcare facturi în format .pdf, .zip, .xml.

Raportul conține următorii parametri de filtrare:

• Număr și dată emitere factură,

• Dată încărcare factură,

• CUI furnizor,

• Furnizor.

Raportul afișează următoarele informații;

• Număr și dată factură,

• ID SPV și dată încărcare,

• CUI și nume furnizor,

• Monedă, valori,

• Dată încărcare în EBS.

Următoarele Acțiuni pot fi executate prin automatizările disponibile:

• Descărcare facturi - descărcare în EBS a facturilor primite.

Parametri de automatizare sunt Data start și Data final pentru încarcare facturi în SPV.

După rularea automatizării, în raport vor fi afișate facturile conform selecției.

Chiar dacă se rulează de mai multe ori pe o anumită perioadă, facturile nu se încarcă decât o singură dată.

În urma rulării acestei automatizări, este posibil ca anumite facturi descărcate să apară în listă cu bifa Corelat și cu un număr de document din EBS deja înregistrat.

Criteriile după care se încearcă identificarea unui document în EBS sunt următoarele:

• Compania curentă

• Partener comercial cu CUI asemănător cu cel primit (poate fi cu/fără RO)

• Document alternativ EBS = Număr factură furnizor

• Dată document alternativ = dată factură furnizor 

• Valoare netă = TaxExclusiveAmount sau Valoare totală = TaxInclusiveAmount

Download xml: factura se exportă în format .xml. 

Dacă utilizatorul selectează o singură factură, un ecran nou se va deschide cu următoarele câmpuri:

• nume fișier, automat precompletat,

• cale fișier – utilizatorul va completa calea.

Dacă utilizatorul selectează mai multe facturi, ecranul care se va deschide va conține doar calea pe care utilizatorul trebuie să o completeze/selecteze pentru salvarea în masă a facturilor.

Numele precompletat al fiecărui fișier de factură are următorul format:

1. Companie

2. Nume furnizor

3. Număr factură

4. Dată factură

5. ID SPV.

Download pdf: factura se exportă în format .pdf.

Funcționalitatea este similară celei anterioare (pentru salvare .xml).

Download zip: factura se exportă în format .zip.

Funcționalitatea este similară celor anterioare (pentru salvare .xml, .pdf).

Arhiva .zip conține fișierul .xml al facturii și fișierul .xml cu semnătura din SPV.

Corelare

Automatizarea permite „corelarea/legarea” facturilor primite din SPV de facturi înregistrate deja în EBS.

În ecranul de selecție, va fi precompletat furnizorul, de pe linia pe care este poziționat cursorul.

În câmpul Documente se va selecta factura cu care se dorește corelarea. Doar facturilor necorelate deja sunt afișate.

După finalizarea automatizării, va fi deja afișat în raport numărul documentul din EBS.

Decorelare

Automatizarea permite decorelarea unei facturi înregistrate în EBS de una descărcată din SPV.

Scopul poate fi recorelarea facturii din SPV cu un alt document deja înregistrat în EBS.

Creare document

În cazul în care factura nu este încă înregistrată în EBS, automatizarea permite deschiderea unui document nou direct din raport.

Se va alege tipul de document.

Următoarele date sunt precompletate:

• Cod furnizor

• Dată document – data încărcării în SPV (însă poate fi modificată)

• Dată document alternativ – dată emitere de către furnizor

• Număr factură – numărul facturii de la furnizor.

Celelalte informații din factură se completează în mod obișnuit (articole, cantități, prețuri).

După salvarea documentului, acesta va fi automat corelat cu factura din SPV de la care s-a pornit automatizarea.

16. Sursă câmpuri e-Factura