Efecte de comerț în EBS-RO

1. Efecte de încasat

În cele ce urmează vom stimula înregistrarea unui efect de încasare (CEC/BO), transferul acestuia dintr-o locație în alta, transferul acestuia la bancă și încasarea lui.

Presupunem că avem mai multe facturi emise către client, facturi care nu au fost plătite.

Putem vedea aceste facturi de pe cardul clientului în raportul Creanțe neachitate: 

1.1. Definire Efecte de încasat

În momentul în care operatorul (agent, contabil, etc.) deține informații că facturile unui client se vor încasa printr-un anumit efect, acesta se poate introduce în sistem cu toate informațiile referitoare la respectivul efectul de încasat.

În sistem, efectele se definesc în meniul Contabilitate > Portofoliu > Administrarea efectelor de comerț – opțiunea Adaugă (+). În cardul efectului de comerț se completează următoarele câmpuri:

• Cod – specificați un cod pentru efect; în funcție de cum este setat sistemul, codul poate fi introdus manual (caz în care puteți folosi numărul efectului) sau automat (prin contorul setat în sistem pe cardul efectului);

• Tip efect – alegeți după caz, CEC, BO, etc; pot fi adăugate și alte noi tipuri;
  Atenție:  La crearea unui nou tip de efect trebuie să existe corelare între Tipul efectului și Natura acestuia. Adică, un efect tip CEC de plată trebuie sa aibă natura plătibil; un efect tip CEC de încasat trebuie să aibă natura creanță.

• Natura – în cazul nostru natura este creanță;

• Număr efect, data emiterii, data scadentă – completați după caz;

• Valoare – specificați valoarea documentului;

• Moneda – specificați moneda documentului;

• Cedent – este clientul de la care primiți efectul;

• Stare – selectați starea 1 (Deschis)

• Deținător – selectați locația în care se află efectul; este foarte important acest lucru, pentru organizațiile care au mai multe sucursale, deoarece astfel putem ști în orice moment unde se află un efect.

Mai puteți completa contul de lichidități în care se va efectua încasarea (dacă acesta se cunoaște la momentul introducerii efectului în nomenclator).

Odată introduse în sistem, efectele pot fi vizualizate într-o listă (scroller) de efecte. Scrollerul va afișa informații în acord cu sortările și filtrările realizate în antet sau în zona câmpurilor de filtrare.

Totodată, în scroller este prezentată și Starea efectului (Deschis, Returnat la client, La bancă...), precum și informația dacă efectul este scadent sau nu.

Trebuie specificat faptul că înregistrarea acestor documente nu are, momentan, niciun efect asupra conturilor implicate (cont de lichidități și cont comercial).

1.2. Înregistrarea Efectelor de încasat și corelarea lor cu facturile de vânzare

Presupunem că, deși facturile de vânzare au fost emise din sucursala X, CEC-ul a fost primit la Sediul companiei. Pentru a păstra evidența clară a locației în care se afla CEC-ul, acesta va fi înregistrat în locația Sediu, apoi se va transfera în sucursala X. Înregistrarea recepționării efectului se realizează în meniul Contabilitate > Încasări și plăți > Încasare nouă și alegem tipul de document ICC (Încasare de la clienți).

Pe acest document completăm clientul, data, etc (la fel ca la orice încasare). Diferența este că sumele încasate nu le specificăm în tab-ul Conturi de lichidități, ci în tab-ul Efecte de comerț, unde alegem Efectul de comerț din efectele de comerț definite anterior; sistemul va aduce automat restul informațiilor, cum ar fi banca, data scadentă și valoarea de plată.

Trebuie menționat că Sucursala pe care se înregistrează efectul va fi afișată automat pe documentul ICC în funcție de Seria de document selectată.

În funcție de setările sistemului la nivel de client, corelarea între efectul înregistrat și facturile de vânzare se realizează automat sau manual. Folosind opțiunea – Corelare pot fi vizualizate sau realizate corelațiile (se specifică facturile din sold pe care le acoperă acest efect).

Nota contabilă obținută la contarea documentului este de forma 413 = 4111, cu valoare egală cu cea a efectului.

Pe cardul efectului de încasat, dacă apelăm meniul de Acțiuni > Istoric efect de comerț putem vizualiza informații referitoare la starea efectului și la mișcările efectuate cu acesta.

1.3. Evidență și rapoarte

Pe cardul clientului, în raportul Creanțe neachitate, observăm că facturile corelate apar ca fiind încasate. 

În meniul Contabilitate > Portofoliu > Administrare Efecte de Comerț avem o serie de rapoarte privitoare la efectele de plată/încasare avute în evidență: 

Pentru cazul în care avem clienți cu TVA la încasare documentul pe care îl vom alege este ICE (Primire Efecte de la clienți). Calea către acest document este Contabilitate > Încasări și plăți > Încasare nouă….

Acest document se folosește pentru primirea efectelor de la clienți sau debitori. Partenerul comercial este creditat iar fluxurile de intrare previzionate sunt actualizate.

Dacă tranzacția este cu TVA la încasare atunci facturile achitate trebuie selectate în lista Articole de mai jos. Pentru a selecta facturile se apasă F3 pe câmpul Document original. Se actualizează jurnalul de TVA corespunzător.

În acest caz, corelările sunt considerate selective.

În plus, chiar dacă documentul este pentru TVA la încasare, dacă factura nu este cu TVA la încasare atunci corelarea nu se face în modul descris mai sus.

Documentul poate fi folosit în loc de ICC (pentru plăți cu efecte).

Utilizarea procedurii Încasări în masă din lista creanțelor (în loc de introducerea manuală a documentului) poate optimiza considerabil introducerea datelor.

Mențiuni: pentru transferul în bancă al efectelor primite de la clienți se va folosi același tip de document TEB indiferent dacă la încasarea efectivă a acestora se va colecta sau nu TVA.

Doar pentru încasarea / plata efectivă a efectelor se va evidenția prin tipuri de documente separate faptul că are loc sau nu colectarea / deducerea de TVA și, implicit, afectarea jurnalelor de vânzări / cumpărări.

Acestea sunt AMV – pentru efecte plătite și AMT – pentru efecte încasate.

Nou: Aceste tipuri de documente pot înlocui și documente de primire / efecte fără TVA la încasare (ICC – tab-ul Efecte / DPF – tab-ul Efecte / DPM – tab-ul Efecte).

1.4. Decontare efecte primite de la clienți 

Și în acest tip de document se vor selecta efectele încasate iar informațiile legate de facturile încasate precum și cotele de TVA vor fi aduse automat.

Nou: Aceste tipuri de documente pot înlocui și documente de încasare / plată efecte fără TVA la încasare (AMI / AMP).

1.5. Transfer Efect de încasat de la sediu la o sucursală

Efectul va fi transferat fizic de la Sediul firmei la sucursala X a acesteia. În sistem, operațiunea se realizeaza în meniul Contabilitate > Portofoliu > Transfer Efecte.

Tipul de document utilizat pentru aceasta acțiune este TES (Transfer efect la sucursală).

Se selectează locația sursă și locația destinație a efectului, precum și numărul acestuia.

Transferul efectului dintr-o locație în alta va fi evidențiat pe cardul acestuia, în meniul Acțiuni > Istoric efecte de comerț.

1.6. Transfer Efect de încasat de la o sucursală la bancă

Odată ajuns la sucursală, efectul este depus în bancă. În sistem, operațiunea se realizează în meniul Contabilitate > Portofoliu > Transfer Efecte.

Tipul de document utilizat pentru această acțiune este TEB (Transfer efect la bancă).

Se selectează locația sursă (Poziție) și locația destinație (Bancă) a efectului, precum și numărul acestuia.

Nota contabilă obținută la contarea documentului este de forma 5113 = 413, cu valoare efectului.

Transferul efectului în bancă va fi evidențiat pe cardul acestuia, în meniul Acțiuni > Istoric efecte de comerț. 

În scrollerul Efecte de comerț, se observă că starea efectului s-a modificat din Deschis în La bancă. 

1.7. Încasarea efectului

La încasarea efectului, în sistem operațiunea se realizează în meniul Contabilitate > Portofoliu > Plăți > Alte modificări efecte de comerț.

Tipul de document utilizat pentru această acțiune este AMI (Achitare în masă a efectelor de încasat).

Se selectează contul de lichidități care va fi încărcat cu valoarea încasată. Totodată, trebuie selectat efectul și valoarea încasată din acesta. De menționat că se poate încasa și parțial, și atunci, pe coloana Valoare se va selecta suma încasată efectiv. În exemplul nostru vom considera că încasăm întreaga valoare a efectului. 

Nota contabilă obținută la contarea documentului este de forma 5121 = 5113, cu valoarea încasată. 

Transferul efectului în bancă este evidențiat pe cardul acestuia, în meniul Acțiuni – Istoric efecte de comerț. 

1.8. Transfer Efecte de comerț de la banca în portofoliu

În cazul în care un efect de comerț a fost refuzat de către bancă acest efect trebuie returnat în portofoliul firmei pentru a fi returnat ulterior clientului.

Transferul unui efect de la bancă în portofoliu se face cu ajutorul tipului de document REB (Retur efect de la bancă în portofoliu). 

Nota contabilă a acestui document va fi următoarea:

Transferul efectului de la bancă în portofoliu este evidențiat pe cardul acestuia, în meniul Acțiuni > Istoric efecte de comerț.

1.9. Evidență și rapoarte

Pe cardul clientului, în meniul [Imagine 360] observăm că valorile câmpurilor Sold comercial și Efecte de comerț s-au diminuat cu valoarea încasată.

Tot pe cardul clientului, în raportul Fișa cu sold comercial putem vizualiza înregistrarea facturilor de vânzare, achitarea acestora și diminuarea soldului clientului. 

Alt raport util, tot pe Cardul client, este Analiza tranzacțiilor – Efecte scadente.

În meniul Contabilitate > Portofoliu > Administrare efecte de comerț putem vizualiza lista tuturor efectelor scadente. Astfel, avem o imagine de ansamblu a efectelor scadente, pe toți clienții. 

De asemenea, în meniul Imagine de Business > Verificare financiară avem o serie de rapoarte privind fluxurile de trezorerie. 

1.10. Operare retur client pentru Efecte de încasat

În cele ce urmează vom simula recepția / înregistrarea unui efect de încasare (CEC) și returul acestuia la client. 

Presupunem că avem două facturi emise către client, facturi care nu au fost plătite integral de acesta. Efectul se înregistrează în sistem. Înregistrarea recepționării efectului se realizează în meniul Contabilitate > Încasări - plăți > Document nou > Încasare nouă și alegem tipul de document ICC (Încasare de la clienți). 

Pe cardul clientului, în Fișa cu sold comercial vizualizam înregistrarea efectului.

1.11. Returnarea la client a Efectului de încasat

Din diferite motive, efectul primit se returnează la client. În sistem, operațiunea se realizează în meniul Contabilitate > Încasări - Plăți > Document de încasare. Se dă acceptare scrollerului și adăugăm un document nou.