Efecte de comerț în EBS-RO

1. Efecte de încasat

În cele ce urmează vom stimula înregistrarea unui efect de încasare (CEC/BO), transferul acestuia dintr-o locație în alta, transferul acestuia la bancă și încasarea lui.

Presupunem că avem mai multe facturi emise către client, facturi care nu au fost plătite.

Putem vedea aceste facturi de pe cardul clientului în raportul Creanțe neachitate: 

1.1. Definire Efecte de încasat

În momentul în care operatorul (agent, contabil, etc.) deține informații că facturile unui client se vor încasa printr-un anumit efect, acesta se poate introduce în sistem cu toate informațiile referitoare la respectivul efectul de încasat.

În sistem, efectele se definesc în meniul Contabilitate > Portofoliu > Administrarea efectelor de comerț – opțiunea Adaugă (+). În cardul efectului de comerț se completează următoarele câmpuri:

• Cod – specificați un cod pentru efect; în funcție de cum este setat sistemul, codul poate fi introdus manual (caz în care puteți folosi numărul efectului) sau automat (prin contorul setat în sistem pe cardul efectului);

• Tip efect – alegeți după caz, CEC, BO, etc; pot fi adăugate și alte noi tipuri;
  Atenție:  La crearea unui nou tip de efect trebuie să existe corelare între Tipul efectului și Natura acestuia. Adică, un efect tip CEC de plată trebuie sa aibă natura plătibil; un efect tip CEC de încasat trebuie să aibă natura creanță.

• Natura – în cazul nostru natura este creanță;

• Număr efect, data emiterii, data scadentă – completați după caz;

• Valoare – specificați valoarea documentului;

• Moneda – specificați moneda documentului;

• Cedent – este clientul de la care primiți efectul;

• Stare – selectați starea 1 (Deschis)

• Deținător – selectați locația în care se află efectul; este foarte important acest lucru, pentru organizațiile care au mai multe sucursale, deoarece astfel putem ști în orice moment unde se află un efect.

Mai puteți completa contul de lichidități în care se va efectua încasarea (dacă acesta se cunoaște la momentul introducerii efectului în nomenclator).

Odată introduse în sistem, efectele pot fi vizualizate într-o listă (scroller) de efecte. Scrollerul va afișa informații în acord cu sortările și filtrările realizate în antet sau în zona câmpurilor de filtrare.

Totodată, în scroller este prezentată și Starea efectului (Deschis, Returnat la client, La bancă...), precum și informația dacă efectul este scadent sau nu.

Trebuie specificat faptul că înregistrarea acestor documente nu are, momentan, niciun efect asupra conturilor implicate (cont de lichidități și cont comercial).

1.2. Înregistrarea Efectelor de încasat și corelarea lor cu facturile de vânzare

Presupunem că, deși facturile de vânzare au fost emise din sucursala X, CEC-ul a fost primit la Sediul companiei. Pentru a păstra evidența clară a locației în care se afla CEC-ul, acesta va fi înregistrat în locația Sediu, apoi se va transfera în sucursala X. Înregistrarea recepționării efectului se realizează în meniul Contabilitate > Încasări și plăți > Încasare nouă și alegem tipul de document ICC (Încasare de la clienți).

Pe acest document completăm clientul, data, etc (la fel ca la orice încasare). Diferența este că sumele încasate nu le specificăm în tab-ul Conturi de lichidități, ci în tab-ul Efecte de comerț, unde alegem Efectul de comerț din efectele de comerț definite anterior; sistemul va aduce automat restul informațiilor, cum ar fi banca, data scadentă și valoarea de plată.

Trebuie menționat că Sucursala pe care se înregistrează efectul va fi afișată automat pe documentul ICC în funcție de Seria de document selectată.

În funcție de setările sistemului la nivel de client, corelarea între efectul înregistrat și facturile de vânzare se realizează automat sau manual. Folosind opțiunea – Corelare pot fi vizualizate sau realizate corelațiile (se specifică facturile din sold pe care le acoperă acest efect).

Nota contabilă obținută la contarea documentului este de forma 413 = 4111, cu valoare egală cu cea a efectului.

Pe cardul efectului de încasat, dacă apelăm meniul de Acțiuni > Istoric efect de comerț putem vizualiza informații referitoare la starea efectului și la mișcările efectuate cu acesta.

1.3. Evidență și rapoarte

Pe cardul clientului, în raportul Creanțe neachitate, observăm că facturile corelate apar ca fiind încasate. 

În meniul Contabilitate > Portofoliu > Administrare Efecte de Comerț avem o serie de rapoarte privitoare la efectele de plată/încasare avute în evidență: 

Pentru cazul în care avem clienți cu TVA la încasare documentul pe care îl vom alege este ICE (Primire Efecte de la clienți). Calea către acest document este Contabilitate > Încasări și plăți > Încasare nouă….

Acest document se folosește pentru primirea efectelor de la clienți sau debitori. Partenerul comercial este creditat iar fluxurile de intrare previzionate sunt actualizate.

Dacă tranzacția este cu TVA la încasare atunci facturile achitate trebuie selectate în lista Articole de mai jos. Pentru a selecta facturile se apasă F3 pe câmpul Document original. Se actualizează jurnalul de TVA corespunzător.

În acest caz, corelările sunt considerate selective.

În plus, chiar dacă documentul este pentru TVA la încasare, dacă factura nu este cu TVA la încasare atunci corelarea nu se face în modul descris mai sus.

Documentul poate fi folosit în loc de ICC (pentru plăți cu efecte).

Utilizarea procedurii Încasări în masă din lista creanțelor (în loc de introducerea manuală a documentului) poate optimiza considerabil introducerea datelor.

Mențiuni: pentru transferul în bancă al efectelor primite de la clienți se va folosi același tip de document TEB indiferent dacă la încasarea efectivă a acestora se va colecta sau nu TVA.

Doar pentru încasarea / plata efectivă a efectelor se va evidenția prin tipuri de documente separate faptul că are loc sau nu colectarea / deducerea de TVA și, implicit, afectarea jurnalelor de vânzări / cumpărări.

Acestea sunt AMV – pentru efecte plătite și AMT – pentru efecte încasate.

Nou: Aceste tipuri de documente pot înlocui și documente de primire / efecte fără TVA la încasare (ICC – tab-ul Efecte / DPF – tab-ul Efecte / DPM – tab-ul Efecte).

1.4. Decontare efecte primite de la clienți 

Și în acest tip de document se vor selecta efectele încasate iar informațiile legate de facturile încasate precum și cotele de TVA vor fi aduse automat.

Nou: Aceste tipuri de documente pot înlocui și documente de încasare / plată efecte fără TVA la încasare (AMI / AMP).

1.5. Transfer Efect de încasat de la sediu la o sucursală

Efectul va fi transferat fizic de la Sediul firmei la sucursala X a acesteia. În sistem, operațiunea se realizeaza în meniul Contabilitate > Portofoliu > Transfer Efecte.

Tipul de document utilizat pentru aceasta acțiune este TES (Transfer efect la sucursală).

Se selectează locația sursă și locația destinație a efectului, precum și numărul acestuia.

Transferul efectului dintr-o locație în alta va fi evidențiat pe cardul acestuia, în meniul Acțiuni > Istoric efecte de comerț.

1.6. Transfer Efect de încasat de la o sucursală la bancă

Odată ajuns la sucursală, efectul este depus în bancă. În sistem, operațiunea se realizează în meniul Contabilitate > Portofoliu > Transfer Efecte.

Tipul de document utilizat pentru această acțiune este TEB (Transfer efect la bancă).

Se selectează locația sursă (Poziție) și locația destinație (Bancă) a efectului, precum și numărul acestuia.

Nota contabilă obținută la contarea documentului este de forma 5113 = 413, cu valoare efectului.

Transferul efectului în bancă va fi evidențiat pe cardul acestuia, în meniul Acțiuni > Istoric efecte de comerț. 

În scrollerul Efecte de comerț, se observă că starea efectului s-a modificat din Deschis în La bancă. 

1.7. Încasarea efectului

La încasarea efectului, în sistem operațiunea se realizează în meniul Contabilitate > Portofoliu > Plăți > Alte modificări efecte de comerț.

Tipul de document utilizat pentru această acțiune este AMI (Achitare în masă a efectelor de încasat).

Se selectează contul de lichidități care va fi încărcat cu valoarea încasată. Totodată, trebuie selectat efectul și valoarea încasată din acesta. De menționat că se poate încasa și parțial, și atunci, pe coloana Valoare se va selecta suma încasată efectiv. În exemplul nostru vom considera că încasăm întreaga valoare a efectului. 

Nota contabilă obținută la contarea documentului este de forma 5121 = 5113, cu valoarea încasată. 

Transferul efectului în bancă este evidențiat pe cardul acestuia, în meniul Acțiuni – Istoric efecte de comerț. 

1.8. Transfer Efecte de comerț de la banca în portofoliu

În cazul în care un efect de comerț a fost refuzat de către bancă acest efect trebuie returnat în portofoliul firmei pentru a fi returnat ulterior clientului.

Transferul unui efect de la bancă în portofoliu se face cu ajutorul tipului de document REB (Retur efect de la bancă în portofoliu). 

Nota contabilă a acestui document va fi următoarea:

Transferul efectului de la bancă în portofoliu este evidențiat pe cardul acestuia, în meniul Acțiuni > Istoric efecte de comerț.

1.9. Evidență și rapoarte

Pe cardul clientului, în meniul [Imagine 360] observăm că valorile câmpurilor Sold comercial și Efecte de comerț s-au diminuat cu valoarea încasată.

Tot pe cardul clientului, în raportul Fișa cu sold comercial putem vizualiza înregistrarea facturilor de vânzare, achitarea acestora și diminuarea soldului clientului. 

Alt raport util, tot pe Cardul client, este Analiza tranzacțiilor – Efecte scadente.

În meniul Contabilitate > Portofoliu > Administrare efecte de comerț putem vizualiza lista tuturor efectelor scadente. Astfel, avem o imagine de ansamblu a efectelor scadente, pe toți clienții. 

De asemenea, în meniul Imagine de Business > Verificare financiară avem o serie de rapoarte privind fluxurile de trezorerie. 

1.10. Operare retur client pentru Efecte de încasat

În cele ce urmează vom simula recepția / înregistrarea unui efect de încasare (CEC) și returul acestuia la client. 

Presupunem că avem două facturi emise către client, facturi care nu au fost plătite integral de acesta. Efectul se înregistrează în sistem. Înregistrarea recepționării efectului se realizează în meniul Contabilitate > Încasări - plăți > Document nou > Încasare nouă și alegem tipul de document ICC (Încasare de la clienți). 

Pe cardul clientului, în Fișa cu sold comercial vizualizam înregistrarea efectului.

1.11. Returnarea la client a Efectului de încasat

Din diferite motive, efectul primit se returnează la client. În sistem, operațiunea se realizează în meniul Contabilitate > Încasări - Plăți > Document de încasare. Se dă acceptare scrollerului și adăugăm un document nou. 

Tipul de document utilizat pentru această acțiune este REC (Returnare efecte la client). Se selectează clientul căruia i se returnează efectul, precum și numărul efectului.

Returul efectului la client este evidențiat pe cardul acestuia, în meniul Acțiuni > Istoric efecte de comerț. 

1.12. Inventar Efecte de încasat existente în portofoliu

La implementarea unui nou sistem informatic într-o companie, efectele comerciale deschise care se afla în portofoliul societății trebuie preluate din vechiul sistem și introduse în cel nou.

În procedura descrisă mai jos vor fi cuprinse efectele deținute de societate, efecte aflate într-o locație (sediu sau sucursală) a societății. Nu vor fi cuprinse efectele deținute de societate care au fost deja transferate la bancă sau la terți. Pentru aceste cazuri există tipuri de documente speciale (Inventar efecte de încasat existente la Bancă, respectiv Inventar efecte de încasat existente la Furnizor).

1.13. Înregistrare document de inventariere Efecte de comerț

În sistem, efectele deținute de societate (care nu au fost transferate la bancă sau la terți) se înregistrează în meniul Contabilitate > Portofoliu > Documente de inventariere efecte de comerț. 

Tipul de document utilizat pentru aceasta acțiune este IEI (Inventar efecte de încasat existente în Portofoliu). 

În câmpul Efecte de comerț scriem *, apoi apăsăm tasta F3.

Sistemul afișează un tabel cu toate efectele deschise, definite anterior în sistem. Deoarece întocmim documentul de inventariere pe sucursală, din lista generală de efecte trebuie să selectăm numai efectele ce sunt deținute la sucursala respectivă (vezi coloana Denumire deținător).

Astfel, creem un document de inventariere prin care înregistrează în sistem efectele deschise, deținute la sucursala x.

Înregistrarea efectelor în documentul de inventariere este evidențiată pe cardul fiecărui efect, în meniul Acțiuni > Istoric efecte de comerț.

1.14. Evidență și rapoarte

Pe cardul clientului, înregistrarea efectelor în documentul de inventariere nu actualizează Fișa cu sold comercial, nici raportul Creanțe neachitate, dar actualizează Imagine de control (deci este diferența față de ICC).

Tranzacții ulterioare:

Odată ce efectele au fost definite și înregistrate în sistem, acestea pot fi preluate în tranzacții ulterioare. Astfel, putem:

• Transferă efectul la bancă (vezi tipul de document TEB),

• Transferă efectul între sucursale (vezi tipul de document TES),

• Returnează efect la client (vezi tipul de document REC),

• Transferă efectul de la bancă în portofoliu (vezi tipul de document REB).

1.15. Operare anulare Efecte de încasat

În cele ce urmează vom simula recepția / înregistrarea unui efect de încasare (CEC), anularea și returul acestuia la client.

Dacă din diferite motive se decide anularea efectului comercial de încasat, în sistem, operațiunea se realizează în meniul Contabilitate > Portofoliu > Plăți > Alte modificări efecte de comerț.

Tipul de document utilizat pentru aceasta acțiune este AIN (Anulare efecte de încasat). Se selectează clientul pentru care anulăm efectul, precum și numărul efectului.

În câmpul Argumentare putem menționa motivul anulării efectului.

Nota contabila obținută la contarea documentului este de forma 4118 = 413 cu valoarea efectului.

Anularea efectului este evidențiată pe cardul acestuia, în meniul Acțiuni > Istoric efecte de comerț. 

1.16. Evidență și rapoarte

Anularea efectului de comerț nu are implicații asupra soldului clientului sau asupra previzionarii fluxului de numerar.

Pentru ca efectul să fie anulat și din fișa clientului trebuie să introducem un document de retur efect la client -  

Returnare la client a efectului de încasat.

Efectul primit se returnează la client. În sistem, operațiunea se realizează în meniul Contabilitate > Încasări și plăți > Document de încasare. Tipul de document utilizat pentru aceasta acțiune este REC (Returnare efecte la client). 

2. Operare efecte de plată

Un efect de plătit se înregistrează aproximativ în același fel ca și un efect de încasat. Singura diferență este aceea că trebuie ales corect Tipul efectului de comerț, pentru a se stabili clar natura acestuia (în cazul nostru – plătibil).

Nu uitați că după înregistrarea efectului trebuie să-i stabiliți starea ca fiind Deschis, pentru a-l putea utiliza ulterior.

2.1. Înregistrarea plății

Înregistrarea unei plăți cu un efect se face la fel ca înregistrarea oricărei plăți. Se intră în meniul Contabilitate > Încasări și plăți > Chitanță noua de plată și se adaugă un nou document; se completează, la fel ca la orice plată:

• Tip document – alegeți DPF – Dispoziție de plată;

• Cont comercial – alegeți furnizorul;

• Data – specificați data operației.

Mergeți apoi în detaliile documentului, în tab-ul Efecte de comerț și alegeți efectul cu care ați făcut plata; nu uitați să specificați și contul din care se va face respectiva plata. Dacă este necesar, faceți și corelarea efectului cu facturile. 

Nota contabilă generată de acest document va fi de tipul 401 = 403: 

2.2. Decontarea în bancă

Înregistrarea decontării efectului (când apare pe extrasul de cont) se face din meniul Contabilitate > Portofoliu > Plăți > Alte modificări efecte de comerț. Adăugați un nou document și completați:

• Tip document – alegeți AMP - Achitare în masă a efectelor de plătit;

• Cont – alegeți contul de lichidități din care s-a făcut plata; în funcție de acest cont vor putea fi selectate efectele, la pasul următor. 

Completați și alte informații (data, etc);

În liniile documentului alegeți efectul decontat; nu uitați să verificați contul de lichidități din care s-a făcut plata:

Nota contabilă generată de acest fel de document este de forma 403 = 5121.

3. Introducere efecte primite / emise cu TVA la încasare

Pentru efectele care se primesc / emit și care în momentul în care apar pe extrasul de bancă se va deduce / colecta TVA se vor folosi tipuri noi de documente:

• DPE – emitere efecte furnizori cu TVA la încasare

• ICE – recepție a efectelor cu TVA la încasare

• DPEF - emitere efecte furnizori mijloace fixe cu TVA la încasare

Aceste tipuri de documente au aceeași contabilizare ca documentele existente până acum pentru efecte precum și aceleași efecte asupra partenerilor comerciali.

Diferența este că plata / încasarea lor efectivă conform extrasului de bancă se face prin alte tipuri de documente care afectează jurnalul de cumpărări / vanzari iar contabilizarea acestora va conține și trecerea TVA neexigibil în TVA deductibil / colectat.

Documentele ICE / DPE arată similar cu ICT / DPV cu singura diferență că în loc de un cont de lichidități prezentat în primul tab există zona de introducere efecte.

4. Efecte emise către furnizor cu deducere ulterioară de TVA

5. Efecte emise către furnizori de mijloace fixe cu deducere ulterioară de TVA

Mențiuni: pentru transferul în bancă al efectelor primite de la clienți se va folosi același tip de document TEB indiferent dacă la  încasarea efectivă a acestora se va colecta sau nu TVA.

Doar pentru încasarea / plata efectivă a efectelor se va evidenția prin tipuri de documente separate faptul că are loc sau nu colectarea / deducerea TVA și, implicit, afectarea jurnalelor de vânzări / cumpărări.

Acestea sunt AMV – pentru efecte plătite și AMT – pentru efecte încasate.

Nou: Aceste tipuri de documente pot înlocui și documente de primire / efecte fără TVA la încasare (ICC – tab-ul Efecte / DPF – tab-ul Efecte / DPM – tab-ul Efecte).

6. Decontare efecte emise către furnizori

În acest document se vor selecta efectele care apar decontate conform extrasului de bancă. O serie de informații vor fi aduse automat:

• Documentul de emitere a efectului,

• Factura / facturile plătite cu efectul respectiv,

• Cotele de TVA aferente plății pentru deducere