Gracias a varias entrevistas, conocemos el proceso de trabajo de Luhmann (fuente, vídeo). Cada vez que comenzaba la lectura de una obra de consulta, tomaba una ficha de papel de tamaño A6.
En una cara del papel escribía los datos identificativos de la misma: el autor, el título y la fecha de la obra, y otras cuestiones referidas a la edición.
En la otra cara de la misma ficha iba apuntando, según avanzaba en la lectura, aquellas cuestiones que le parecían interesantes.
Una obra de consulta y su correspondiente nota de referencia con los datos por un lado y las anotaciones por el otro
La lectura de la obra se hacía teniendo en cuenta lo que ya tenía en su Zettelkasten. Las anotaciones solían ser breves: escribía el número de la página y algunas palabras para describir aquello que le parecía interesante. En ocasiones podía copiar un fragmento de forma textual, aunque hay que tener en cuenta el coste de tiempo y esfuerzo que tenía transcribir de forma literal textos extensos en una fase de trabajo inicial.
Si necesitaba más espacio para escribir estos apuntes, utilizaba más fichas de papel. Las que hiciesen falta. En cada nueva ficha añadía el apellido del autor y la fecha de la obra en color rojo.
En la última ficha se aprecia el apellido y año de la obra en color rojo, Wagner 1803
Es importante destacar que no se trataba de hacer un resumen de la obra tal cual está planteada sino de ir identificando y señalando aquellas cuestiones que resultaban de interés desde su punto de vista particular.
A este tipo de notas las denominamos nota de referencia. Todas las notas de referencia de Luhmann contienen los datos identificativos, pero no todas tienen apuntes sobre lo leído.