Los tres recursos organizativos que hemos explicado anteriormente, secciones, sistema de identificación y enlaces a otras notas, daban al Zettelkasten de Luhmann la capacidad de ir desarrollando un nivel de complejidad cada vez más elevado. La flexibilidad interna del sistema hacía que pudiese llegar a abordarse un mismo concepto o idea a partir de puntos de partida diferentes o desde diferentes perspectivas.
Dado que el sistema crecía continuamente y que esto imposibilitaba elaborar un índice interno del contenido de las secciones, se hizo necesario agregar un nuevo recurso organizativo para poder acceder al sistema empleando un criterio de acceso más específico que la amplitud conceptual de cada sección. Para ello Luhmann se sirvió de las palabras clave (fuente).
La forma de proceder era la siguiente: Cuando Luhmann decidía que había un concepto o criterio que consideraba interesante usar como filtro de acceso a su Zettelkasten, lo anotaba en una tarjeta y, junto a él, escribía la identificación de notas relacionadas.
Una de las notas del índice correspondientes a la letra A
Como la estructura de Zettelkasten se construye a partir de las secuencias de notas de las secciones y de los enlaces que registran relaciones entre notas, Luhmann no tenía que escribir la identificación de todas las notas que tenían que ver con ese concepto o palabra clave, sino que le bastaba con anotar las identificaciones de las notas que servían como punto de entrada al sistema. A partir de esas notas, simplemente avanzaba en la secuencia de la sección y en los enlaces que iba encontrando. Por ese motivo, en cada palabra clave del índice encontramos hasta 4 o 5 identificaciones como mucho.
El índice se iba actualizando constantemente, agregando nuevas identificaciones a medida que surgían nuevos grupos de notas que se relacionasen con palabras clave existentes o que se identificasen nuevas palabras clave a incorporar.