Las notas de idea se guardaban en los cajones de su mueble archivador, 6 módulos de 4 cajones cada uno.
Para aprovechar el espacio al máximo, Luhmann no usaba tarjetas de cartulina sino hojas de papel recortadas
Para organizar las notas de idea dentro de su archivador Luhmann se servía de dos elementos que desarrollaremos más adelante: las secciones y el método de identificación.
En una representación esquemática, el proceso descrito hasta ahora se vería de la siguiente forma:
Aunque Luhmann se refería únicamente al fichero de ideas cuando hablaba de Zettelkasten, nosotros solemos incluir también al fichero de referencias y hablar del conjunto que forman ambos.