10 astuces Word à connaître

Word : le traitement de texte de la suite office

Apparu en 1983 sous le nom de Multi-Tool Word, Word de Microsoft est devenu la référence des logiciels de traitement de texte pour PC comme pour Mac, occupant plus de 90 % de la part de marché de ce type de programme. Word est intégré depuis 1993 dans la suite bureautique Microsoft Office qui comprend également Excel, Powerpoint, Outlook, Publisher et OneNote, accessibles par souscription mensuelle ou en par achat direct.

Maîtriser Word est devenu indispensable dans de nombreux métiers. D’ailleurs, au même titre que le permis de conduire ou que votre niveau de langue, lorsque vous créez votre CV en ligne sur le site de Pôle Emploi ou autres plates-formes de recherche de job, votre niveau de compétence vous est demandé. Vous pouvez facilement devenir expert en maîtrisant quelques astuces basiques.

Ces astuces, quoique numérotées pour vous faciliter la lecture, peuvent s’appliquer aléatoirement et indépendamment les unes par rapport aux autres.

1 Créer une liste à cocher

Les To Do List ou les questionnaires avec cases à cocher sont à la mode. En créer une cliquable sous Word est un jeu d’enfant.

La première chose à faire est d’activer le menu développeur qui par défaut n’est pas afficher dans le ruban. Pour cela, rendez-vous dans l’onglet fichier, cliquez sur option, « personnaliser le ruban », activez la case développeur.

Pour insérer une case à cocher, vous pouvez désormais vous rendre dans l’onglet développeur et sélectionnez « case à cocher ».

2 Utiliser les modèles de documents

Pourquoi passer des heures à réaliser la mise en forme d’un document alors qu’il existe des centaines de modèles tout fait ? Pour utiliser un modèle existant, cliquez sur le menu fichier, puis nouveau, « utiliser un modèle ». Dans la barre de recherche, saisissez le type de document que vous souhaitez créer : rapport, calendrier, emploi du temps…

Téléchargez le modèle qui vous plait pour confectionnez votre support. Vous pouvez aussi créer vos propres modèles en enregistrant votre document au format « modèle Word » dans vos options de sauvegarde.

3 Créer un sommaire automatiquement

Un sommaire permet à vos lecteurs de mieux s’orienter dans le document. Généralement positionné après la page de garde, le sommaire peut être créé automatiquement par Word. Vous n’avez à vous soucier que de la mise à jour lorsque vous modifiez ou complétez le plan dans le corps de votre texte.

Dans le menu Accueil, Définissez la hiérarchie de votre texte (Titre, sous-titre…). Sélectionnez avec la souris vos titres et sous-titres et appliquez par un clic la propriété souhaitée.

4 Soigner entêtes et pieds de page

Personnalisez vos entêtes et bas de page, en choisissant parmi les modèles. Pour cela cliquez sur l’ongle insertion puis Pied de page. Sélectionnez votre disposition. Sur votre document, cliquez sur la zone réservée au pied de page et saisissez votre texte. Si vous disposer d’un site, vous pouvez le faire apparaître et renvoyer le lecteur sur votre page d’accueil en insérant un lien hypertexte. Vous pouvez procéder de la même manière pour les entêtes.

5 Créer une page de garde

La première méthode consiste à utiliser la fonction « Page de garde » du menu insertion. Des modèles vous sont proposés, choisissez celui qui vous convient le mieux.

La seconde méthode consiste à écrire en début de document le titre, juste en dessous cliquez sur saut de page (menu insertion). Dans l’onglet Insertion, Outils en-tête et pieds de page, cochez première page différente. Votre page de garde ne sera ainsi ni numérotée, ni soumise aux attributions que vous allez fixer pour votre pied de page.

6 Insérer des liens hypertextes

Dans Word, vous avez la possibilité d’insérer des liens hypertextes pour vous rendre sur d’autres documents ou pour vous diriger par un simple clic sur un paragraphe précis de votre texte. Sélectionnez le texte à rediriger, dans le menu insertion cliquez sur le bouton « Lien hypertexte », saisissez l’adresse de votre lien.

Pour faire un renvoi à l’intérieur de votre document, positionnez un signer à l’endroit du renvoi, puis revenez sur la zone de texte initial., Dans l’onglet « insertion », sélectionnez « lien hypertexte » et «emplacement dans ce document ».

7 Bien choisir sa police

Aujourd’hui, vous avez à votre disposition des centaines de police et vous pouvez aussi en télécharger. Afin d’être lisible par tout le monde, le guide « facile à lire » de l’Unapei vous donne des conseils pratiques. La police Arial 14 est notamment recommandée pour faciliter l’accessibilité de vos documents. Pour changer la police d’un paragraphe, sélectionnez le texte et choisissez votre police et sa taille dans le menu accueil. Pour sélectionner tout votre texte, il suffit de faire trois clics gauches rapides avec votre souris.

http://www.unapei.org/IMG/pdf/Guide_ReglesFacileAlire.pdf

8 Justifier le texte

Un texte non justifié donne une impression quelque peu brouillonne. En sélectionnant tout votre contenu, cliquez sur l’option «justifier » du menu accueil pour une présentation irréprochable.

9 Insérer un média

Pour incorporer une image dans votre document, rendez-vous dans le menu « insertion » puis cliquez sur « image ».

Choisissez dans votre répertoire l’image à insérer. Une fois implantée sur votre document, redimensionnez-là, définissez sa position et le type d’encadrement. L’insertion d’autres médias, comme des vidéos, est également possible en cliquant sur l’onglet « vidéo en ligne». Ceci alourdi cependant considérablement votre document.

10 Utiliser l’outil révision

Il n’est pas rare après 3 ou 4 lectures de retrouver encore des coquilles dans un document. Le mot coquille nous provient d’ailleurs du secteur de l’imprimerie. Je vous renvoie sur le blog du projet Voltaire, service en ligne d’entraînement à l’orthographe, pour en savoir plus sur l’expression couille/coquille : http://www.projet-voltaire.fr/blog/origines/lorigine-de-ces-fameuses-expressions-faire-unecoquille.

Pour utiliser le correcteur automatique, cliquez sur l’outil « révision », « grammaire et orthographe » et modifiez ou non votre texte selon les suggestions proposées.

Il existe encore bien d’autres astuces Word pour créer un document texte attrayant. Je vous ai présenté celles qui à mon sens sont particulièrement utiles et souvent recherchées.

Pour aller plus loin :

L’histoire de Word (Article Wikipédia) https://fr.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Word

Lien de la vidéo : https://www.youtube.com/watch?v=zy_twejmB2g