Regularmente, el desarrollo de las actividades académicas generan registros y documentación sensible que requiere encontrar estrategias de guardado y sistematización, a los fines de preservar información de valor para la gestión Universitaria y para garantizar los derechos de lxs estudiantes de la UNSAM.
Entre otros documentos, las actas, son registros oficiales que se confeccionan con el objetivo de dar cuenta de todo tipo de procedimientos, decisiones y eventos importantes; y se certifican por alguna autoridad que da fe de su contenido.
En la gestión de cursadas, es común que se generen regularmente varios tipos de actas: actas de cursada, actas de promoción, actas de exámenes, actas de equivalencias y actas de actividades aprobadas por resolución, entre las más destacables. Las actas rectificativas sirven para corregir errores u omisiones de las actas mencionadas.
La forma de nominación de las actas es "Nº número/año completo". Ejemplo Acta Nº 25/2024.
Para una mejor comprensión de la diferencia entre actas, es menester repasar los regímenes de aprobación de la UNSAM, establecidas en el Reglamento General de Estudiantes de la UNSAM (RCS Nº376/21).
Las unidades académicas tienen autonomía para definir la modalidad de aprobación de las distintas unidades curriculares que componen sus planes de estudio. Estas modalidades son: régimen de promoción, régimen de examen final obligatorio o régimen libre.
a. Régimen de promoción directa: Acreditación de saberes mediante exámenes parciales y/o trabajos prácticos, aprobados con 6 (seis) o más puntos de calificación cada uno. La calificación final de la cursada deberá ser de 7 (siete) o más puntos y será el resultado de la ponderación de las calificaciones obtenidas en las instancias de evaluación implementadas. La información se refleja en un acta de promoción. Bajo este régimen, cuando la calificación final es mayor que 4 y menor que 7, el/la estudiante rinde un examen final y la información se refleja en un acta de examen.
b. Régimen de examen final obligatorio: Acreditación de saberes mediante un coloquio u otro recurso que el equipo docente defina para tal fin, más allá de la calificación obtenida en los exámenes parciales. Para acceder a dicha instancia se deberá haber aprobado la cursada de la unidad curricular con al menos 4 puntos. La información se refleja en un acta de regulares, donde se registra si aprobó o no la cursada, y luego en un acta de examen, donde se registra el resultado del examen final.
c. Régimen de examen libre: Acreditación de saberes, a través de un examen final integrador, sin asistencia a clases y sin aprobación de la cursada. La información se refleja en un acta de examen.
Es importante destacar que en SIU G3 existe la posibilidad de generar actas múltiples en los casos en los que, por diversas razones, no se pueda incluir a todos los estudiantes en el acta inicial. Es decir que, se genera un acta, se carga a los estudiantes que estén en condiciones de ser cargados y se cierra el acta. Luego, cuando sea posible, se abre una nueva acta con los/as estudiantes remanentes, y se cierra. Este procedimiento se puede repetir las veces que sea necesario hasta incluir a todos/as los/as estudiantes. No pueden quedar estudiantes sin acta asociada donde se indique su nota o su estado ausente en la asignatura, ya que esto será un problema si necesitaran cursar la materia nuevamente (pueden consultar el reporte de alumnos que no figuran en actas para verificar esto).
Libros de Actas
Los libros de actas son recopilaciones de un conjunto de actas, de acuerdo a un criterio cronológico, ofreciendo de esta forma un historial completo de las actividades y gestiones de una organización.
A los fines de sistematizar el resguardo de las actas con un criterio común, se deben elaborar libros de actas.
Se sugiere que el corte temporal para la confección de los libros de actas sea anual, considerando para ello el año académico de la UNSAM. De esta forma, un libro de actas contendrá todas las actas generadas en el período, con fecha de activación el 1/4 de un año y fecha de fin de vigencia el 31/3 del año siguiente.
Los libros de actas deben nominarse con la "sigla de la UA - Libro de actas año". Ejemplo: "ECyT - Libro de actas 2024".