理事長だより号外No.14

検見川ハウス住民および区分所有者の皆様へ

令和7年10月22日

検見川ハウス管理組合

第51期理事長　大嶋真理絵

「第51期第一回臨時総会（10月19日）」についての事後報告

※随時更新予定　「外部居住の区分所有者への招集通知が届かなかった件について」追記しました

「第51期第一回臨時総会（10月19日）」について、運営上の問題点と、当日の概要についてお伝えします。

「臨時総会」運営上の問題点

スケジュール

今回の一連のスケジュールは以下の通りでした。

• 9月10日　開催日時のみの周知

  • 理事会決議なし（9月7日の定例理事会では臨時総会に関する審議なし）

  • 会議の目的の周知なし

• 9月14日　開催日時変更、場所の周知

  • 理事会決議なし（9月8日以降、理事会の開催も、私が理事として決議にかかわった議題もなし）

  • 会議の目的の周知なし

• 9月15日～10月9日（この間に情報の開示は何もなし）

  • 9月28日に規約を無視して招集された「臨時理事会」と称する会合がありましたが、私は冒頭で退席させられています

• 10月10日　議案書等の配布（招集）

  • 「議案書」は資料ではない

  • 本来は議案確定前に説明会と意見聴取が必要

  • 説明会の前に詳細資料を配布すべき

  • 外部居住の区分所有者への招集通知が届かなかったケースがあることがわかりました⇒次項に詳述します

• 10月13日　住民説明会

  • 事前資料なし

  • 組合員は何も知らない状態で参加

  • 質問するための情報がない

• 10月15日　出席届、議決権行使書、委任状、質問書の提出期限

  • 説明会からわずか2日

  • 判断する時間なし

• 10月19日　臨時総会

  • 質問書(十数件)は読まれず

  • 会場での質疑も不誠実

手続きの瑕疵

以上のような運営には、以下の問題があります。

• 議案確定前の意見聴取なし

• 説明会前の資料配布なし

• 説明会から締切まで2日 = 熟慮期間なし

• 質問書無視 = 審議なし

• 外部居住者へ招集がない

特に、質問書は総会審議の一部であるべきですが、『時間がない』との理由で一切読み上げられませんでした。

理事会が「十分な審議時間を確保しなかった = 理事会の過失」を自ら認めたということです。

これを理由にするのは「適正な総会運営をする義務」の放棄です。

総会の場で質問と回答を拒否することは、区分所有者の議案に対する審議や質問の権利を侵害することです。

質問書を提出した一部の組合員には、個別に回答をしたようです。

しかし、それでは他の組合員は知らされず、情報の非対称性、不公平が生じます。

事前配布資料がないことと合わせて、組合員は情報がなくては判断ができません。また、短い時間で決議を求められ、熟慮の機会が奪われています。

決議の前に十分な審議が尽くされたとは言えません。

このような「総会」運営は、決議無効の根拠となりえます。

外部居住の区分所有者への招集通知が届かなかった件について（11/4追記）

外部居住の区分所有者に対し、総会の招集通知（議案書・議決権行使書等）が提出期限前日（10月14日）まで届かないという事態が発生していたことが判明しました。

並行して、同日、同居するご家族（本マンション居住者）が管理センターに連絡したところ、通知書類がご家族のポストに直接投函される形でも配布されたとのことです。

本来、総会の招集通知は「区分所有者本人」に宛てて発送され、総会日の少なくとも1週間前までに到達していなければならないと区分所有法および管理規約で定められています。

今回のように、外部居住者に通知が届かないまま期日を迎えた場合、区分所有者の議決権行使の機会を奪う重大な手続上の瑕疵となる可能性があります。

ほかの外部居住の区分所有者についても、同様の事態が生じていないかは現時点で不明です。

もし、招集通知が届かないまま総会当日を迎えていた区分所有者が存在する場合、区分所有法第35条および管理規約に定める招集手続に重大な瑕疵があることになります。

そのような状態で行われた総会は、区分所有者の議決権を適正に反映していない可能性が高く、決議の有効性自体が問われる事態となり得ます。

これまでの配布体制（ポスト投函など）に慣例的な運用が残っていたとしても、外部居住者を含めた全区分所有者に確実に通知が届く仕組みを確立することが不可欠です。

本件については、事実関係の確認と再発防止を求めて、理事会および管理会社に対して要望書を提出する準備を進めています。

進捗があり次第、改めて報告いたします。

「臨時総会」の当日の様子：録音について

当日の様子は録音しております。出席できなかった方や、内容を再確認されたい方には、期間限定で共有いたします。ご希望の方は、ご意見フォームよりメールアドレスをお知らせください。

「臨時総会」の当日の様子：冒頭での宣言

会議の冒頭で、私は以下のように宣言しました。

「この会合についてですが、正規の理事長による招集ではなく、理事会決議の手続きを経ていないこと、また、組合員への意見聴取や事前説明が十分でないことから、私は本会を正式な臨時総会としては認めておりません。

本日は現職理事として、手続きの確認および記録のために臨席いたしますが、出席扱いとはしないようお願いいたします。

また、私を委任先として指名された組合員が複数いらっしゃることを把握しております。つきましては、私を委任先とする委任状が何通提出されているのか、ここで明らかにしてください。

なお、委任者のうち議決権行使書を提出された方についてはそちらを優先し、提出されていない方については、私と同様に出席扱いとしないようお願いいたします。

さらに、各議案ごとに「賛成・反対・棄権」の得票数を明らかにし、その結果を議事録に正確に明記することを求めます。

以上を、冒頭で正式に申し上げます。」

「臨時総会」の当日の様子：議決権数等

議決権数等を以下に示します。

私は今回の「臨時総会」を正規のものと認めておりませんので、議決権行使はせず、以上の数に含まれておりません。また、私を委任先としてくださった組合員が１名いらっしゃいますので、議長への委任状の数はそれぞれ「組合員数167、議決権数170」となります。

「臨時総会」の当日の様子：各議案について

すべての議案が承認されたということになっていました。私は今回の「臨時総会」を正規のものと認めておりませんので、いずれも決議は無効という立場です。

※審議の進め方や手続きに重大な問題があったと考えており、その点から決議の有効性を疑問視しています。なお、各議題そのものの内容については、必ずしもすべてに反対するものではありません。

採決では、反対者のみ挙手させ、残りを自動的に賛成扱いとする方法が取られました。議案の説明が不十分なまま採決が行われ、組合員が理解する前に可決されたケースもありました。本来、組合員には賛成・反対・棄権の選択肢があるべきですが、反対挙手のみを求める方法では、棄権の意思表示ができません。

このような手続きは、組合員の意思を正確に反映したものとは言えません。

私はオブザーバーとしての参加でしたので、各議案について質問等はしておりません。各議案に関する私の見解等は理事長だより号外13号により詳細に書いておりますので、あわせてご確認ください。

第１号議案　使用細則一部変更の件（Ｄ棟手押し車置き場）

組合員より、「手押し車」の定義、事故が起きたときの責任についてなど質問がありましたが、明確な回答はありませんでした。詳細はこれから協議するというような回答があり、議案として未完成なまま上程されたということが明らかになりました。

また、保管させるかどうかの許可は「階段理事」がするとの答弁もありました。理事個人にそのような権限はなく、理事会決議または理事長の権限であるべきです。このような曖昧な運用では、恣意的な判断や不公平が生じる恐れがあります。

第２号議案　ボイラー運転員業務契約締結の件

ボイラー運転員業務を行う会社を管理会社の指定業者とすることで、管理委託契約に含めるという説明がありました。

直接契約から値上げとなる金額の内訳について、組合員から質問がありましたが、以前の管理委託契約に含めていたときと同額であるという以上の回答はありませんでした。

また、なぜ50期で管理会社の指定業者とすることができなかったのかに関する質問、説明もありませんでした。

第３号議案　　屋上防水工事及び共用部鉄部塗装工事実施の件

「工事監理」（発注通りの施工が行われたかチェックすること。有資格者しかできません）について組合員から質問がありましたが、議長（C理事）は管理委託契約（「重要事項説明書」12ページ）にある「工事サポート」と勘違いをして、「工事サポートは管理会社が行う」という答弁をしていました。

その結果、「工事監理」については何も説明がありませんでした。

第４号議案　ベランダ周り及び床面亀裂補修工事中止の件

理事会からは「理事が精査し、中止を決定した。証拠は希望があれば見せるが、この場では示さない」との答弁がありました。

また、修繕については、数名の理事が千葉市の「ライフサイクルシミュレーション相談会」に参加したこと、C理事が前回の大規模修繕時に修繕分科会長を務めていたことなどを理由に、「一定の知見があるため問題ない」との答弁がありました。

過去にも「多少詳しい」とされる無資格の住民が、周囲の理事から専門的な判断を委ねられた結果、十分な検証を経ないまま工事方針が進められた経緯があります。

今回も同様に、個人の経験や主観に依存した判断が繰り返されている可能性があり、理事会としては、第三者の専門家による客観的な確認を行うことが望まれます。

また、このように専門性の裏付けを欠いたまま意思決定を行うと、将来、問題が発生した際に「誰が責任を負うのか」が不明確になり、原因の特定や責任の追及が極めて困難になるというリスクもあります。

理事会には、組合としての説明責任を果たす仕組みづくりが求められます。

第５号議案　理事の解任

「解任の理由」について、私が「住民説明会」で修正した内容がまったく反映されていませんでした（銀行口座について）。

組合員から、監事の「是正勧告」についてウェブサイトで全文を読んだ。『管理規約や法令より、個人の価値観や考え方を優先させろ』というのは監事としてありえない」という指摘がありましたが、「管理規約違反はしていない」という回答でした。

→51期も管理規約違反を多数しています。

組合員から、「ここに書いてあるのは『理事長解任の理由』であり、『理事解任の理由』ではない」という指摘がありましたが、回答はありませんでした。

採決の際、「理事長の解任」なのか「理事の解任」なのかを区別できていない組合員も見られました。

ほかの議案と同様に、「反対」のみ挙手を求め、挙手しなかった組合員をすべて「賛成」とみなして採決したため、実際の「賛成」「保留」等の票数は確認されていません。

第６号議案　弁護士顧問契約の件

理事会から「管理規約の改正のために雇用する」という説明がありました。組合員から、「管理規約の改正のためであれば顧問としての契約は不要である」という指摘がありましたが、「安いから」という回答でした。

この弁護士は、私が監事業務および理事の日常的な規約解釈の補佐を目的として提案したものです。

理事会が目的をすり替えた結果、「管理規約改正は別途契約が必要」と議案書８ページに記載されている内容と矛盾しています。契約の趣旨を誤って説明しており、論理的整合性を欠いています。

第７号議案　予算修正の件

組合員から、議案書９ページ以降の「増減」欄における「▲」の使い方について指摘がありました。

管理会社からは「組合にとって支出となる場合に▲を付す」と説明がありましたが、該当欄には「増減（A－B）」と記載されており、通常の計算表記と異なるため、誤解を招くおそれがあります。

もし独自の表記方法を採用する場合は、その旨を明示する説明書きを添える必要があります。

意見書提出について

直接理事会や管理会社に意見書を提出した場合、理事会への共有なく一部の理事だけが情報を囲い込んで対応方針を決定し、住民へ口頭で対応するだけで済ませることで、意見書や対応の内容が公式の記録に残らないという運営が行われています。→組合員３名による9月28日提出の意見書についての経緯はこちら

49期、50期に私自身も同様の経験をしております。（管理会社フロントからは、意見書提出に対して威圧的な言動による抗議を受け、謝罪文までもらっています）

これでは住民の貴重な意見がもみ消され、透明性が確保されません。

そのため、理事会への意見提出については、理事長である私を経由していただくことをお勧めします。私を通していただければ：

• 意見内容を確実に理事会全体で共有します

• 文書として正式に記録に残します

• 回答についても透明性を保って住民の皆様に報告します

• 意見者のプライバシーにも配慮します

住民の皆様の声が適切に理事会に届き、記録として残ることは、管理組合運営の基本です。私が責任を持ってお届けしますので、ご意見フォームをぜひご活用ください。

住民の皆様の声を大切にし、透明で公正な管理組合運営を目指します。

ゆるくつながれるチャットスペースをつくりました

マンション管理の問題について、住民同士が情報交換を行うためのチャットスペースをGoogleチャットでつくりました。

自由に情報交換できます。マンションに関する不安や疑問など、気軽に発言してください。

匿名性を尊重します。部屋番号や個人を特定する情報は、本人の許可なく書き込まないルールです。

参加ご希望の方はgmailのアカウントを添えて、ご意見フォームからお知らせください。招待リンクをお送りします。

Googleチャットはアプリもあり、LINEのような感覚でお使いいただけます。すでに数名が参加し、日々意見交換を行っています。

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