マンションのことについて、決定やルール変更が進められていますが、いつどのような検討があったのか、そこには誰が参加したのか、わかりません。
実際に議論に参加したり承諾した覚えのある住民はほとんどいないようです。十分な合意なく進めると、かえってトラブルのリスクが高まります。
管理組合だより9月号において、ラジオ体操および行事ごとの館内放送の音について苦情があったこと、その対応として理事会が「全体の5％にランダムに聞き取りを行い、問題なしと判断した」との説明がありました。
この件については、実際に私（理事長）のもとに、問い合わせフォームを通じて「音がうるさい」という苦情が寄せられており、その内容を理事会に共有した結果が、上記の対応でした。
しかし、この判断については、
その「5％」がどのように選ばれたのか
どのような聞き取り方法だったのか
いつ、誰が実施したのか
といった点が示されておらず、意思決定の過程が不透明です。
本マンションは422世帯あり、5％は約21世帯に相当します。15の階段があることを考えると、階段ごとに1～2世帯程度となり、住民全体の意向を代表する数としては極めて少ないと言わざるを得ません。
生活環境に直接影響する騒音の問題について、実際に苦情が寄せられているにもかかわらず、このような限定的かつ根拠の示されない聞き取りのみで「問題なし」と結論づけることは、十分な合意形成とは言えず、かえって不満やトラブルの火種になるおそれがあります。
本来は、判断の根拠や議論の内容を明らかにしたうえで住民全体に共有し、必要に応じて正式な手続きで意見を集めるなど、透明性のある運営が求められます。
① 定例自治会での話題提供（10月末、11月末）
円形広場でのボール遊びについては、10月末の定例自治会（住民3名＋理事7名）で初めて触れられました。その後、11月末の定例自治会では、住民13名＋理事8名が参加しました。管理組合だよりには「皆様からご意見を寄せていただきました」とありますが、実際にはマンション全体（422戸・800名超）の意見を代表するものではありません。
50期までは、理事の参加は５名程度（理事長、自治会長、会計、修繕分科会会長、環境分科会会長にとどまり、居住者側の参加も５名程度と少人数で行われていました。51期10月の管理組合だよりから理事の参加人数も公表され、理事会メンバーの過半数近くが参加するようになっています。
しかし、自治会は居住者で構成する任意団体であり、定例自治会は居住者同士の交流が本来の目的です。当マンションにおける現状では、理事会と一部の住民がマンション管理について話し合いをする場となっていますが、管理組合としての意思決定権限を持つ会議体ではありません。
② 理事会での判断（12月初め）
その後、12月初めの理事会において、「植栽を大事にしながら遊んでよい」とする判断がなされたかのように管理組合だよりに記載されました。
しかし、円形広場の植栽は管理組合の共用資産であり、ボール遊びを恒常的に認めることは、共用部分の使用方法の変更にあたります。このような内容は理事会の判断事項ではなく、管理規約上、総会での決議を要する事項です。
③ 問題点の整理
この経緯には、
任意団体である自治会での限られた意見が、あたかも住民の総意であるかのように扱われていること
理事会に決定権限のない内容が、理事会判断として進められていること
意思決定の過程や根拠が、住民に十分に示されていないこと
といった複数の問題が重なっています。
共用資産の管理や生活環境に影響する事項については、規約に基づき、適切な権限のもとで、十分な人数と手続きを伴う合意形成が不可欠です。
④本来のあるべき意思決定の流れ
本件における理事会の役割は、議案を作り、総会に諮ることです。
スタートは自治会での問題提起としても、住民説明会を行う、全組合員にアンケートなどで意見を聞く、などの段階を踏んで、議案を作成し、総会に諮るのが本来の進め方です。また、公平性の観点から、その一連の経緯は議事録等に記録し、全組合員に周知するといった、透明性のある運営が求められます。
⑤ルール整備の重要性
円形広場でのボール遊びを「認める」「条件付きで可とする」といった判断は、単なる注意事項やお願いではなく、共用部分の使用ルールを新たに定める行為にあたります。
本来、このような使用ルールは、管理規約や使用細則といった正式なルールとして定められ、どの行為が可で、どの行為が不可なのかを、すべての組合員・居住者が確認できる形で明示される必要があります。
しかし、規約や使用細則の改定を行わず、理事会の判断や管理組合だよりの記載のみで事実上のルールを作ってしまうと、
どこにも正式な記載が残らない
後から入居した人や外部居住者には内容が伝わらない
ルールの存在自体を知らない人が多数生じる
といった問題が避けられません。
このような形で「その場限りのルール」を運用することは、管理規約の体系を形骸化させ、将来的なトラブルや運用の混乱を招く要因となります。
共用部分の使用に関するルールは、規約・使用細則という正式な枠組みの中で整理し、全体に共有されるべきものです。
背景
管理規約に基づく役員選出の手続きは、原則として立候補が優先され、立候補がなかった場合のみ輪番などで候補を選出する仕組みです。立候補募集の前に理事会が候補者の順位や名簿を決定することは規約違反となる可能性があります。また、候補選出に使われる名簿に不備が見つかりました。
現状の問題点① 自治会との混同
立候補前の判断：一部階段では、立候補前に一部住民の意見をもとに候補を決めて階段懇親会で発表する、または階段懇親会で話し合うことが常態化しているという情報がありました。また、実際に候補選出名簿を公開してほしいといった要望がありました。
自治会との混同：階段懇親会（自治会）は住民同士の交流の場であり、組合運営に関する意思決定権限はありません。棟別総会で話し合うべき内容です。
現状の問題点② 名簿の不備
重複記載や未記載、違う階段のリストに混入している部屋が存在します。
賃貸の部屋はオーナーが別の部屋に居住していても役員候補から除外されています。
現状の問題点③ 透明性の欠如
階段懇親会で候補選出を行おうとする場合、事前に話し合いや発表があることが知らされないことがあります。結果についても、参加しない人には周知されません。
現在、候補者の選出や打診は理事会のみで行われており、その過程やリストの順番は一切公開されていません。しかし、今回判明した名簿の不備（漏れや重複）が示す通り、理事会だけの閉鎖的なチェックでは限界があります。
想定される影響
公平性・正当性が担保されない役員選出により、トラブルや不満が発生する可能性があります。
規約違反が続くと、今後の運営や意思決定の透明性に疑問が生じます。
今後望まれる対応
立候補が原則である手順を尊重し、全組合員に周知される形で候補選出を行う。
名簿の精査・整理を行い、正確な役員候補の把握を進める。
役員選出に関する議事や経緯は、棟別総会・議事録で透明化する。