Operador de Caixa

Em qualquer estabelecimento comercial que precise receber os pagamentos, sempre haverá um profissional como esse pronto para atender.

Dessa forma, esses profissionais podem estar presentes em:

• Lojas de comércio atacadista;

• Lojas de comércio varejistas;

• Supermercados;

• Lotéricas;

• Lojas de Conveniência;

• Instituições Financeiras;

• Lojas de Shopping Center;

• Farmácias e Drogarias;

• Transportadoras;

• Postos de gasolina;

• Pedágio;

Existe também a opção de trabalhar como operador de caixa em bancos, porém as exigências para este cargo são maiores.

Na verdade, para ser contratado, muitas vezes o profissional precisa passar por um concurso público. Nesse processo, alguns conhecimentos técnicos e gerais para conseguir a vaga são exigidos.

Como você pode ver, um operador ou uma operadora de caixa tem uma ampla rede de oportunidades dentro do mercado de trabalho.

Assim como toda profissão, o operador de caixa também terá os seus instrumentos de trabalho. Estes, estão interligados entre si e tem como função auxiliar o profissional em toda a sua rotina de trabalho.

Agora, vamos conhecer quais são esses equipamentos:

• Balcão

O balcão é a estrutura que apoia toda operação do caixa.

É através dele que passam todos os produtos que são comprados.

Por isso, é muito importante que esse equipamento esteja sempre limpo, organizado e conservado, afinal de contas, quem gostaria de ter os produtos em um local inadequado não é mesmo?

Então, mantenha o balcão sempre limpo para receber seu cliente. Para a manutenção dessa limpeza, mantenha disponível no seu posto de trabalho uma flanelinha, espanador e produto de limpeza.

Esse cuidado é essencial principalmente em estabelecimentos como supermercados.

Isso porque esses locais são bastante susceptíveis a eventos como o derramamento de grãos, farelos, açúcar ou produtos gelados que molham o balcão, por isso, é necessário estar sempre pronto para limpar e secar o balcão.

Além disso, não se esqueça de manter as sacolas no balcão bem organizadas, de acordo com os tamanhos. Não deixe misturado, isso pode dar muito trabalho na hora de embalar!

• Scanner ou leitor de código de barras

Esse equipamento realiza a leitura do código de barras do produto. Ele atua decodificando as barrinhas com os números. É através dele que encontramos as especificações do item ou preço.

Esse equipamento pode ser do tipo “pistola”, que utilizamos com a mão, ou do tipo fixo, acoplado em uma “torre” no balcão.

• Monitor

O monitor é o aparelho no qual visualizamos os dados da operação, ou seja, os produtos que estão sendo passados no caixa e seus respectivos preços.

• Teclado

O teclado é o dispositivo de entrada onde o operador digita as opções desejadas no sistema que é realizada a transação financeira. Em alguns casos, o teclado do caixa pode ter uma formatação diferente dos computadores comuns.

Isso porque neles existem funções específicas para a operação do caixa.

• Impressora de cupom fiscal

Essa impressora serve para emitir o relatório de compra ou cupom fiscal ao final da transação.

• Gaveta de dinheiro

A gaveta de dinheiro serve para guardar as notas e moedas recebidas no momento do pagamento. A estrutura dessa gaveta possui várias divisões que são utilizadas para organizar os diferentes valores.

• TEF

O nome pode parecer incomum, mas essa máquina é bastante conhecida por todos, a máquina de TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) é aquela que recebe o pagamento por meio de cartões.

Elas podem utilizar a leitura de chip, tarja ou até mesmo via aproximação

A função de abertura de caixa é crucial para que todo o fluxo de atividades durante o dia seja realizado de forma eficiente.

Nessa atividade, procure abastecer o caixa com dinheiro trocado, com notas e moedas. Essa variedade é necessária para que o funcionamento do seu caixa ocorra sem interrupções ao longo de seu turno de trabalho.

Para saber quais são as notas e moedas você deve manter disponível no seu caixa, análise critérios como:

• Volume de recebimento sem moeda corrente

Faça uma análise das proporções entre os tipos de pagamento que são comumente realizados.

Verifique o volume de recebimentos que ocorrem em dinheiro ou em outras formas de pagamento.

Você saberá assim que quanto mais pagamentos em dinheiro, maior a necessidade do fundo de caixa.

• Valor médio das transações

O valor médio das transações determinará qual tipo de troco o seu caixa deve ter. Dessa forma, se o valor médio dos produtos e serviços é pequeno, assim haverá grande demanda para moedas e dinheiro trocado.

• Frequência de clientes

Verifique a frequência de clientes para aquele dia.

Isso porque se o fluxo for grande, então a provisão do Fundo de Caixa deverá ser aumentada, para que assim haja mais troco disponível.

Como operador de caixa, todos os dias o seu supervisor, entregará para você o fundo de caixa.

Esse recibo tem as informações referentes a sua responsabilidade com o caixa. Nele, você deve conferir os valores e assinar o documento da transferência.

Com esse documento assinado, agora você é responsável pelo valor recebido naquele posto de atendimento.

Vale lembrar que o fluxo de caixa só diz respeito aos donos e gerentes do estabelecimento.

Por isso, você nunca deve falar ou comentar sobre valores para ninguém, até porque, essa informação não diz respeito a terceiras pessoas.

Lembre-se que a discrição é que determinará seu renome profissional.

Com o caixa aberto, agora é a hora de pôr em prática a sua função que se relaciona com o cliente: registro e cobrança das vendas.

Essa é uma operação que deve ser realizada com bastante atenção, buscando oferecer ao cliente um atendimento transparente e competente.

Além disso, toda informação que é gerada, processada e armazenada por você tem um valor muito importante para a administração do estabelecimento que você trabalha.

Por isso, toda operação deve ser feita de forma a ter todos os dados referente aos produtos/serviços e pagamentos bem registrados.

Como você está gerando informações para o Controle Interno, esse setor precisa de informações sobre a situação do estabelecimento, visto que as auditorias que identificam potenciais fraudes internas e externas que são efetuadas pelo dono, podem encontrar os seus erros ou omissões.

Não se esqueça que essas informações são importantes porque também servem para a declaração de impostos, e a fiscalização é bastante rígida nesse quesito.

O cancelamento de vendas pode ocorrer principalmente em duas situações: ou o operador do caixa registrou o item de forma indevida, ou o cliente desistiu da compra.

Essa função também deve ser dominada por esse profissional, na maioria dos estabelecimentos, quem faz estes cancelamentos é o supervisor do caixa para que rapidamente o erro seja corrigido.

Para isso, você deve levar em conta em que ponto da operação você está.

É sempre bom estar atendo as politicas de cancelamento do local onde você está trabalhando, anote tudo e memorize. Lembre-se de sempre tratar o cliente gentilmente e tente ao máximo trazer uma solução para seu problema.

Após a finalização da venda, é a hora do cliente realizar o pagamento do serviço ou produto que ele adquiriu.

Vamos a algumas definições para esclarecer melhor as formas de pagamento:

Dinheiro

O dinheiro é um documento que se usa em transações financeiras, apresentado em formato de cédulas ou moedas. Como operador de caixa, é sempre importante saber informações sobre como identificar dinheiros falsos.

É para isso que servem os dispositivos de segurança que auxiliam na identificação. O dispositivo de verificação tem como objetivo evitar as tentativas de falsificação de dinheiro, a própria cédula possui vários dispositivos de segurança que auxiliem na verificação se a cédula é verdadeira ou falsa.

Como Operador de Caixa, você não deve ter vergonha de verificar se o dinheiro é verdadeiro, essa é a sua função.

Não se esqueça que se você receber dinheiro falsificado, você também deverá ressarcir o valor a empresa!

Bem, a moeda toda nós já conseguimos associar como o dinheiro físico, que podemos tocar. Já o título de crédito é qualquer documento que caracteriza um pagamento sem a utilização do dinheiro, mas que possui total valor comercial.

Bem, a moeda toda nós já conseguimos associar como o dinheiro físico, que podemos tocar. Já o título de crédito é qualquer documento que caracteriza um pagamento sem a utilização do dinheiro, mas que possui total valor comercial.

Vejamos os exemplos abaixo de títulos de crédito:

Cheque

este critério de pagamento, varia de empresa para empresa, tem estabelecimentos que optam por não receber este tipo de transação.

Cartão de débito e crédito

Os cartões de débito ou crédito são formas bastante seguras de pagamento. Por ser um procedimento online, permite a verificação da autenticidade e efetivação imediata da transação.

Quando utilizar a maquineta e formulários específicos, é muito importante verificar alguns itens presentes no cartão.

Em especial, verifique a data de vencimento do cartão e faça a consulta telefônica à Central de Atendimento em caso de irregularidade.

Se você desconfiar de problemas durante a operação, algo que fuja do comum, informe discretamente à Gerência ou ao Controle, ou até mesmo à Segurança. Saiba que clonagem de cartões e furtos desses títulos de pagamento são muito comuns.

Boletos bancários e carnês

Os boletos bancários se caracterizam como título de crédito e é importante conhecermos sobre sua utilização para melhor atender ao cliente. Os boletos são muito utilizados no recebimento de pagamentos diversos pelas instituições financeiras.

Boletos são documentos de cobrança, utilizados como instrumento (guia) de pagamento de um produto ou serviço prestado.

Com esta guia de pagamento, o emissor do boleto (cedente) pode receber do cliente (sacado) o valor referente ao produto ou serviço. Ao receber um boleto bancário, o operador de caixa deve verificar se o documento está dentro do limite de recebimento.

Além disso, no campo central do boleto bancário, geralmente encontram-se textos referentes a descontos ou acréscimos que modificam o valor originalmente expresso.

A nota fiscal é um documento de comprovação de venda de produto ou serviço, ela pode ser emitida a pessoas jurídicas ou físicas ou entre essas pessoas.

A nota fiscal destina-se em especial para o recolhimento de impostos.

As empresas ou pessoas que não emitem a nota fiscal cometem o crime de sonegação fiscal.

Por isso, é importante que os dados presentes na nota fiscal sejam os mesmos presentes nos recibos, para que o estabelecimento não sofra nenhuma penalidade.

Como existem diversas notas fiscais, a mais comum, presente na operação de caixa é o cupom fiscal, emitido pelo equipamento emissor de cupom fiscal (ECF).

Assim o cupom fiscal apresenta vários dados como: itens comprados, valor, quantidade, total pago, data e hora da transação e os dados da empresa.

Quando a venda ocorre de forma indevida, seja por algum procedimento realizado erroneamente durante o registro da compra ou por questões relacionadas ao cliente, é preciso cancelar o cupom fiscal.

Nesse momento, o operador de caixa precisa prestar bastante atenção, porque o processo de cancelamento deste documento fiscal só ocorre com o último registrado. Ou seja, a última venda que ocorreu no seu posto de atendimento. sempre pedi auxilio para a sua supervisora para evitar possíveis fraldes.

Aceitar a devolução de mercadorias é uma prática muito comum no comércio, e cada estabelecimento dita as regras para esse procedimento.

Há aqueles que aceitam devoluções em qualquer dia e horário, outros oferecem horários específicos para realizar essa operação.

Outro ponto de destaque é que os estabelecimentos podem aceitar trocas por item de mesmo valor ou de valor superior.

Para valores superiores, a diferença é paga no caixa, quando o cliente retira o novo item. Em caso de trocas por item de menor valor, é necessário consultar o seu gerente.

Sem dúvidas, a devolução é um dos serviços do pós-venda que deve ser bem orientado para o operador de caixa, tendo em vista que esse profissional precisa estar preparado para receber o cliente e manter a satisfação do mesmo.

Assim, se o cliente desistir da compra realizada, seja ela por inteiro ou somente alguns itens, o operador de caixa deve aceitar a devolução, cancelar o registro e realizar o estorno (devolução da quantia paga pelo cliente).

Como citamos anteriormente, cada estabelecimento tem a sua política de devolução. Dessa forma, em alguns casos, essa operação necessita da autorização de um superior como o chefe de operação de caixa ou o gerente.

A devolução de mercadorias em locais que vendem produtos alimentícios, roupas e produtos perecíveis é muito comum. E o motivo dessas operações podem ser os mais diversos, entre elas podemos destacar:

• Prazo de validade vencido;

• Embalagem violada ou amassada;

• Tamanho, cor ou modelo errado;

• Arrependimento da compra;

• O item apresenta algum defeito.

A sangria é o momento em que o operador de caixa retira o dinheiro acumulado da gaveta do seu posto de atendimento.

Esse valor se destina ao caixa central ou tesouraria do estabelecimento.

Todo o procedimento é feito via malote, onde também são enviados os cupons relacionados às vendas via título de crédito.

A sangria é muito importante e deve ser realizada com a presença da tesouraria ou controle. Com a retirada do dinheiro em excesso no caixa, o risco de possíveis roubos ou furtos é reduzido.

Por isso, é necessário transferir o calor excedente para um local mais seguro e menos as vistas de terceiros.

Mas afinal, como efetuar esse procedimento? Bem, a sangria pode ser feita por turno, uma ou mais vezes, dependendo do movimento, e o operador de caixa precisa contar todo o dinheiro que está sendo retirado, e em seguida emitir um documento declarando o horário e o valor recolhido.

Esse documento deve ser assinado por você e pelo responsável pela coleta ou sangria.

Lembre-se que antes de realizar o procedimento de sangria, você deve contar todos os valores existentes no caixa, sejam dinheiro ou cheques.

Confira também seu Controle de Cheques Recebidos. Separe as notas de maior valor e conserve no caixa as de menor valor, em quantidade suficiente para continuar seu trabalho.

Com a sangria realizada, conte novamente e confira com o seu controle.

lembrando que este procedimento, deve ser realizado na presença de um agente da segurança

Os estabelecimentos que atendem ao público, sejam eles bares, restaurantes, bancos ou mercados, devem cumprir diversas exigências legais.

Cada modalidade de negócio tem a sua própria legislação, formas de funcionamento e deveres a serem cumpridos e tudo isso é monitorado pela fiscalização feita por órgãos da administração pública.

Então, é possível haver a presença dos seguintes fiscalizadores:

• Fiscais da Secretaria de Saúde ou da ANVISA;

• Fiscais de tributos e impostos; ICMS (Secretaria Estadual de Fazenda);

• INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social); ISS (Prefeitura Municipal);

• Receita Federal (Ministério da Fazenda).

Esses órgãos têm o dever de realizar a fiscalização em diversos aspectos do estabelecimento, como as instalações, condições de armazenamento de alimentos e sua preparação, instalações sanitárias, ventilação, iluminação, entre outros fatores.

Além disso, o estabelecimento também pode receber visitas eventuais de outros agentes, como os relacionados à saúde pública, que fazem o controle da dengue, ou o corpo de bombeiros, para realizar verificações técnicas no local.]

Devido a essas visitações, que podem ser repentinas, o estabelecimento deve estar sempre em bom estado de conservação e com a situação financeira relacionada à prestação de contas em dia.

Como o operador de caixa é, em geral, a primeira pessoa a quem os fiscais têm contato, então esteja preparado para receber esses agentes.

É muito importante que essas pessoas sejam atendidas com educação e presteza, tendo em vista que é do interesse do estabelecimento que estes recebam todas as informações que foram solicitadas.

Entretanto, não entregue a ninguém os dados do local em que você trabalha. Para isso, é necessário se ater às características e objetivos desses fiscais.

Esses profissionais precisam se identificar, apresentando a sua carteira de identificação funcional, seja ela o crachá e/ou fardamento e apresentar o objetivo da fiscalização.

Como você é a pessoa a qual o fiscal poderá eventualmente se dirigir, então peça educadamente para que este especifique o objetivo da fiscalização, para que assim, a gerência possa ser informada.

É recomendado que toda visita seja informada para os seus supervisores ou gerência.

Com a autorização dos seus superiores, encaminhe o fiscal ao setor pertinente, conforme a natureza da fiscalização.

Normalmente, em visitas fiscais voltadas para a regulamentação de tributos e impostos, você deve apresentar o CNPJ da empresa e demais documentos mantidos no quadro de documentos fiscais e trabalhistas.

Além disso, é seu dever providenciar a extração da Leitura X da impressora ECF, caso solicitada.

Não se sinta reprimido com a presença do fiscal no seu local de trabalho. É normal e você deve manter a calma, anotar todas solicitações e instruções.

Solicite confirmação, caso tenha dúvida sobre algum item ou documento solicitado. Caso o fiscal entregue algum documento oficial (Auto de Infração, Notificação, etc.), assine o recibo e providencie para que o gerente e o contador sejam informados o mais breve possível.

Entretanto, leia o documento antes de assinar e, em caso de dúvida, ligue para o contador e exponha suas necessidades.

O que o fiscal pode fazer nos estabelecimentos?

Por lei, a fiscalização pode ter acesso aos documentos e livros de registros relacionados com o objetivo da fiscalização e tem a autorização para retirar equipamentos com problemas evidentes, entregando recibo, declarando a natureza do item e a causa da retirada.

Entretanto, nem tudo é permitido. Por exemplo, o fiscal não pode levar consigo os livros e documentos a ele apresentados e nem levar consigo equipamentos que não estejam apresentando problemas.

Preste atenção nessas dicas valiosas para lidar melhor com a fiscalização:

• Não dê mais informações do que as solicitadas.

• Não mostre mais documentos do que os requeridos.

• Seja discreto e educado.

Ao final do seu turno de trabalho, é a hora de realizar o encerramento do caixa.

Nesse momento você deve emitir o Relatório de Fechamento de Caixa.

Esse documento contém informações importantes relacionadas ao movimento do caixa durante a sua operação no seu turno.

Nesse procedimento são informados os valores totais em dinheiro, cheques, vales e outras formas de pagamento recebidas ou pagas durante o seu turno, e os valores existentes no momento do fechamento.

Os outros relatórios do dia, como as sangrias que ocorreram e registros de cheque, devem ser considerados como detalhes do movimento e seus valores devem ser lançados no RFC - Relatório de Fechamento de Caixa.

Lembre-se que essas informações devem ser fiéis à realidade do caixa, antes de serem entregues ao seu supervisor ou à tesouraria.

Ou seja, o valor declarado deve ser em espécie e em montantes iguais à situação do caixa naquele momento.

Então por exemplo, se no Relatório de Fechamento de Caixa você registra R$ 3.000,00 em dinheiro e R$ 500,00 em cheques, serão exatamente esses os valores em cada rubrica ou forma de pagamento.

Será irregular se forem encontrados R$ 500,00 em dinheiro e R$ 3.000,00 em cheques, mesmo que o montante total de R$ 3.500,00 confira.

Caso essa situação seja verificada e haja irregularidades, pode-se entender que alguém trocou um cheque após o fechamento do caixa.

Esse alguém se beneficia, ficando com “dinheiro vivo” e o estabelecimento passa a assumir um risco na forma de cheques

A satisfação do cliente é um ponto que merece bastante atenção.

Os estabelecimentos que prezam por uma experiência de excelência com os seus clientes, sempre priorizarão por um atendimento competente, que ofereça conforto, bem-estar e, consequentemente, mais vontade de frequentar aquele negócio.

A satisfação do cliente está relacionada à superação de suas expectativas de compra, atendimento, de produto ou serviço.

Dessa forma, é muito importante que o cliente esteja satisfeito com o produto ou serviço oferecido pela empresa, pois, o cliente satisfeito retorna às empresas e consomem cada vez mais e indica o estabelecimento para outras pessoas.

Lembre-se que o operador de caixa faz parte do fluxo de atendimento eficaz que gera a satisfação no cliente, visto que o ciclo de vendas que se inicia com o vendedor termina com o operador de caixa, e o “grand finale” na experiência do cliente está com esse profissional.

A satisfação do cliente está diretamente relacionada com a qualidade, sendo ela abordada em todos os aspectos, seja no produto, no serviço ou no atendimento.

Por isso, sabendo que o atendimento faz parte do combo que abrange a qualidade, é sua função permitir que o cliente termine as compras na loja ou empresa, encantado com o atendimento e satisfeito com o produto ou serviço adquirido.