Estudando: Assistente Administrativo

O que é empregabilidade?

O termo surgiu na última década e pode ser definido como a qualidade que possui a pessoa que está adequada com as exigências do mercado de trabalho. A tendência deste início de século não é ter mais um emprego para toda vida, mas sim, se tornar empregável para toda vida. Baixar a guarda em empregabilidade é simplesmente ficar parado.

Dicas para o mercado de trabalho

O cenário, como troca de chefia, de produto principal, demanda por outros resultados. Um aspecto importante no mercado de trabalho é a curiosidade pelo novo e nenhuma resistência a mudanças do seu cotidiano no emprego. Quando controlada, a ansiedade se transforma em produtividade, garra e resultados. Ainda que sejam questões espinhosas, como demitir um, funcionário.

Profissionais que não tem ou não tiveram, a quem recorrer na hora de encarar os abacaxis tende a desenvolver a independência «É o tipo a quem você diz os objetivos e ele entrega os resultados». Como um modismo, muito se fala sobre essa competência, mas, na pratica ela é valorizada. As empresas estão mais preocupadas e interessadas em resultados do que em ideias. É como se a criatividade fosse o oposto da praticidade.

O Papel do Empreendedor

A tarefa de transformar potencial mercadológico e números em negócios é de inteira responsabilidade do empreendedor. Uma empresa é um organismo vivo, dinâmico e obrigatoriamente adaptativo, para ser saudável do ponto de vista econômico, financeiro e social. Os números de uma empresa são sempre a tradução de comportamentos de pessoas, especialmente, daquelas que a criaram e/ou que estão à sua frente. Ele é produto da competência com que o empreendedor a escolhe, usa e ajusta em busca da concretização de sua meta e de seu projeto.

Exigência de Qualidade e Eficiência - Decidir que fará sempre mais e melhor, buscando satisfazer ou superar as expectativas de prazos e padrões de qualidade. O comportamento empreendedor estará presente em todas as nossas ações, sejam elas pessoais, familiares e profissionais. Nossas características pessoais sempre marcam o estilo com que realizamos as coisas em nossa vida. Cabe, a cada um de nós, descobrir quais destas características são pontos fortes nossos e, depois, utilizá-las em tudo o que fizermos.

É importante também, reconhecer e refletir a respeito de nossos pontos fracos e desenvolver características que não temos. A relevância das características empreendedoras varia de acordo com as circunstâncias e os problemas com as quais o empreendedor está envolvido.

Ao definir as metas gerais da empresa, é desaconselhável que sejam muito específicas. A limitação destas metas gerais pode desviar o foco de atenção da empresa, tornando-a desatenta aos impedimentos e ameaças, bem como às oportunidades de lucro. Ao lado das metas gerais, porém, a empresa deve definir, também, metas específicas. Em resumo, a empresa deve trabalhar não apenas em função de metas globais, que retratem o compromisso institucional da organização, mas também fazer-se orientar por metas inerentes ao âmbito operacional.

Para estabelecimento de metas, pode ser utilizada uma lista de checagem.

A meta deve representar um desafio.

A meta deve ser realizável.

Contato pessoal

Mas para que este contato ocorra o ser humano deve estar em comum arbítrio consigo mesmo e com o outro. Para ocorrer este contato o ser humano necessita de certos cuidados consigo mesmo, como o higiene e qualidade de vida. «· Higiene da sua casa e ambiente de trabalho – assim como no lar, a higiene no ambiente de trabalho é de fundamental importância.

Qualidades de vida

· Qualidade de vida envolve a mobilização das pessoas, com relação a atitudes e valores, com o objetivo de estimular o desenvolvimento de sua personalidade, de seu corpo, de sua identidade social e de atitudes coerentes com estes valores. Além disso, as reflexões sobre o sentido da existência, o significado dos nossos atos. Concilie sua vida profissional com a pessoal e familiar.

O Fator Humano nas Organizações

Relacionamento Interpessoal significa relacionamento entre pessoas, englobando todos os tipos de relacionamento entre os seres humanos. O desenvolvimento da sociedade tornou as pessoas cada dia mais dependentes de seu grupo. Isto também acontece no trabalho. A dimensão do trabalho na vida do homem é muito extensa.

A comunicação Verbal

É fundamental nos relacionamentos interpessoais, além de ser a mais utilizada. É necessário passar ideias com clareza, mas a comunicação nem sempre consegue atingir o objetivo de passar uma mensagem clara.

A Comunicação Não-Verbal

Nesse tipo de comunicação, o emissor está transmitindo mensagem com expressões faciais ou corporais e ainda por meio de gestos.

Alguns preconceitos são

· Julgar a pessoa precipitadamente sem considerar o seu estado emocional. A revelação da personalidade acontece no relacionamento com as outras pessoas. Assim, melhora a qualidade dos relacionamentos.

Estereótipos

Estereotipar é perceber as pessoas baseando-se em pré-julgamentos. Em função deste julgamento, passamos a interagir com as pessoas esperando, inclusive, atitudes que podem não chegar a ocorrer.

Motivação

Conhecendo a motivação, compreende-se melhor as relações entre pessoas.

Motivo

É aquilo que move a pessoa para alcançar seus objetivos. Este impulso à ação é provocado por um estímulo externo que vem do ambiente ou por um estímulo interno que vem da própria pessoa. A motivação está ligada às necessidades do ser humano. Embora exista uma ordem de prioridade, algumas necessidades podem apresentar ao mesmo tempo que as outras.

· Fisiológicas

Relacionam-se ao bem estar físico da pessoa e estão ligadas à sobrevivência.

· Segurança

Estas necessidades ficam evidenciadas quando as fisiológicas estão relativamente satisfeitas. Necessidades Secundárias – são as de natureza social, de estima e de auto realização.

· Estima

A não satisfação dessas necessidades pode produzir sentimentos de inferioridades, de fraqueza, dependência e desamparo.

· Auto realização

Apesar de não termos o poder de motivar ninguém, pois a motivação e um processo interno de cada indivíduo, temos o poder de estimular as pessoas com quem convivemos e de ajuda-las a descobrir as próprias necessidades.

Melhorando os Relacionamentos

Estamos nos relacionando com as outras pessoas todo o tempo. O relacionamento interpessoal é uma troca, entre duas ou mais pessoas. Isso acontece quando pessoas ou grupos são rotulados. Assim, fica mais fácil o relacionamento com as pessoas.

Conhecendo e Respeitando as diferenças

As diferenças existem, e o importante é saber reconhecê-las e lidar melhor com elas, especialmente no momento de trabalho. Cada indivíduo é um ser único com pensamentos, sentimentos, atitudes e histórias diferentes.

Você pode verificar que no ambiente de trabalho, quando sai ou entra outra pessoa na sua equipe, percebem-se muitas diferenças na forma com que as pessoas passam a se comportar uma com as outras, até mesmo a produzir. Muitas vezes, as diferenças no ambiente de trabalho podem gerar conflitos. Em nossos relacionamentos, estamos sempre influenciando o comportamento de alguém ou sendo influenciados. A influência acontece no sentido de mudar ou acrescentar novas percepções sobre as pessoas ou os fatos.

Primeiro Contato

Quando a empresa entrar em contato com você, provavelmente é porque já leu seu currículo e considerou que suas habilidades são adequadas para preenchimento da vaga. Este contato pode ser feito por telegrama, por telefone ou por outra forma adotada pela empresa.

Para que serve o currículo?

Quem busca uma vaga no mercado de trabalho precisa preparar um currículo eficiente, portanto, você deve ter todo o cuidado ao prepará-lo, pois um currículo mal elaborado pode desqualificar um candidato.

Objetividade

O currículo não deve ser longo, portanto, não ultrapasse duas páginas. Dados como RG, CPF e Carteira de Trabalho não devem ser colocados.

Efeitos Especiais

O currículo deve ser discreto e agradável para a leitura.

Cursos

Relacione somente os mais importantes e que sejam afins ao cargo que você está pleiteando.

Experiência

Se você tem uma lista extensa de empregos anteriores selecione somente os 05 últimos.

Fotografia

Não anexe fotografia, a não ser que seja solicitado.

·O currículo não deverá conter capa . ·Todos os dados informados no seu currículo devem ser precisos e verdadeiros.

Envio via Internet

Para utilização da internet você deverá disponibilizar seu currículo em uma homepage ou site/blog .

Pessoalmente

Caso você seja encaminhado a algum setor da empresa, lembre-se que neste momento você já está sendo avaliado, portanto, atente-se para a boa educação e imagem que irá transmitir.

O que é a entrevista de seleção?

A entrevista é um Instrumento de seleção de pessoal. Na entrevista o selecionador busca obter fatos relacionados ao histórico profissional e confirmar as informações citadas no currículo. A entrevista também permite ao selecionador de pessoal avaliar a aparência, postura, e a qualidade da fluência verbal do candidato. ·Não fume ou mastigue chiclete durante a entrevista.

·Quando for marcada a entrevista procure conhecer mais sobre a empresa. Desta forma você estará demonstrando interesse no cargo. ·Seja ético, não comentando fatos negativos de outra empresa ou pessoas. ·Se a entrevista for coletiva, aguarde a sua vez de falar.

·Caso você não tenha experiência profissional, fale das suas habilidades, dedicação, disposição e comprometimento com o trabalho. ·Não minta em relação ao seu currículo, pois suas informações serão verificadas. No momento da entrevista, aposte na sinceridade, afinal é aí que começam suas chances de aprovação.

Ele usará sua iniciativa e orientação para resultados na constante busca de aprender novas habilidades para desempenhar melhor o trabalho.

Possíveis causas

· Falta de experiência na função ou no trabalho.

O que é ideal

O ponto de partida deve ser o estabelecimento de prioridades, o que deve realizado imediatamente, o que deve ser feito em guarda, o que posso fazer mais no final do expediente.

· Observe que procedimentos podem ser racionalizados, eliminados ou simplificados no que diz respeito às três tarefas

· Seu trabalho se tornará mais agradável e simples se você dispuser de conhecimentos profissionais, souber redigir relatórios e cartas, aperfeiçoar seus conhecimentos de português e de informática. Ou seja, você precisa estar atualizado e adquirir sempre mais conhecimentos. · Existem diversos recursos facilitadores do trabalho que já devem ser do conhecimento e prática de secretárias mais experientes, no entanto para aquelas que estão iniciando vale lembrar que é possível preparar esquemas para registro de correspondências, de chamadas telefônicas, determinar uma agenda semanal sobre as atividades que deverá realizar, guia com os telefones mais usados, Ter o Código de Endereçamento Postal sempre a mão, a lista telefônica , o Dicionário da Língua Portuguesa para consulta rápida, a lista de assuntos pendentes em ordem de importância e urgência, estabelecer metas para alcançar todos os dias. Enfim, dar ao trabalho um toque profissional e de bom gosto.

· E para você alcançar bom êxito em suas atividades, planeje suas paradas, estabeleça um tempo mínimo para resolver pequenos problemas.

Qual o significado da palavra ética?

A palavra ética se deriva do termo grego «ethos» que significa originalmente «morada», lugar onde se sente acolhido e abrigado.

Sigilo

É a capacidade de guardar informações importantes, sejam pessoais e/ou profissionais.

Princípios Éticos

·Seja respeitoso com seus superiores hierárquicos e colegas de trabalho. ·Vista-se de forma adequada ao ambiente de trabalho. Não utilize tráfico de influência para conseguir a benevolência Pede desculpa a seu novo patrão, recusa os presentes e afirma que se trata de uma questão ética.

O profissional antiético tem traços de perfil individualista, o que representa exatamente o contrário do perfil exigido para o desempenho de um bom trabalho em equipe. O puro e simples bom senso abarca o comportamento moral e ético e nos ajuda a resolver os problemas de natureza ética que aparece em nosso dia a dia.

Departamento Pessoal

O trabalho era considerado mercadoria, sujeito à lei da oferta e da procura, e regulamentado apenas por 11 artigos do código civil sobre a locação de serviços. ° da C.L.T., a empresa individual ou coletiva que assumindo os riscos de atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviços. ° da C.L.T., a pessoa física que prestar Serviços de natureza não eventual a empregador, sob a dependência deste e mediante salário. Quando trabalhamos para uma empresa qualquer, temos a obrigação de prestar serviços e, contra partida, adquirimos respeito de receber um salário pela prestação de tal serviço.

Assim o empregador, ao admiti-lo, tem o direito de dar-lhe a perfeita execução de suas tarefas e obrigação de pagar-lhe o salário convencionado. Este conjunto de direitos e obrigações origina uma relação de emprego, que se denomina CONTRATO DE TRABALHO, que como todos os demais contratos, não pode ser firmada por uma só parte, e sempre, no mínimo, as partes interessadas no caso do contrato de trabalho, o EMPREGADO e EMPREGADOR. O que regula os contratos de trabalho é a C.L.T., e nela estão as leis trabalhistas.

Ficha ou Livro de Registro de Empregado

Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistemas eletrônicos conforme instruções expedidas pelo Ministério do Trabalho e da Previdência Social. Os documentos de que trata o artigo 41 serão autenticados pelas Delegacias do Trabalho, por outros órgãos autorizados ou pelo fiscal do trabalho.

Contratos de Trabalho

Há vários tipos de Contrato de Trabalho, como, por exemplo, o CONTRATO DE EXPERIÊNCIA o qual não pode exceder a noventa dias, conforme o artigo 445 parágrafo único da CLT. Para os estabelecimentos com mais de 10 trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instrução do Ministério do Trabalho e da Previdência Social, devendo haverpré-assinalação do período de repouso para descanso e refeição conforme o artigo 74 parágrafo 2° da CLT.

PIS

Todo funcionário ao ser registrado pela primeira vez, deverá ser cadastrado como participante do PIS. O empregador solicitará, sempre que necessário na agência da CEF a quantidade compatível com o número de empregados a serem cadastrados com um prazo máximo de cinco dias para devolução dos DCPIS não utilizados.

Ficha de Salário Família

Se o pai e a mãe trabalharem na mesma empresa ambos terão direito, separadamente ao Salário família. O Salário-Família na realidade é pago pelo INSS, ou seja, a empresa apenas repassa para o funcionário diretamente em seu recibo de pagamento, o qual será reembolsado à empresa através do preenchimento da GRPS deduzindo então o valor das cotas do Salário-Família.

Considera-se dependente para Imposto de Renda

- filha ou enteada solteira, viúva sem arrimo, ou abandonada sem recursos, pelo marido. - pais e avós incapacitados para o trabalho. - filho ou irmão inválido incapacitado para o trabalho.

CONCEITO DE PROTOCOLO

O controle de entrada e saída dos documentos na empresa previne imprevistosdesagradáveis. Fazendo-se o controle da chegada de correspondência, pode-se justificar o nãoatendimento da solicitação, mostrando- se o carimbo do protocolo, onde consta adata em que recebeu a carta. Estecontrole a que nos referimos denomina-se protocolo e apresenta também avantagem de controlar a movimentação do papel dentro da própria organização,possibilitando a sua localização rápida. O protocolo é de tamanha importância que, nas grandes organizações, existe umaseção denominada Seção de Protocolo, onde todos os documentos destinados àempresa são entregues.

FUNCIONAMETO DO PROTOCOLO

Ao se receber uma documentação deve-se primeiro conferi-la, paraverificar se não faltam anexos mencionados, se o número está correto, se,realmente, ela deve ser entregue naquele Departamento. Entretanto, sempre secolocam a data, o nome de quem recebeu e o número do protocolo.

Existem também cadernos de protocolo, que circulam de uma seçãopara outra. Substituem o recibo de protocolo, cuja desvantagem éser feito em folha solta, podendo-se perder facilmente.

CARGA

Este registro é feito na própria pasta ou envelope onde se coloca o documento.

E) em ordem de assunto, consiste em grupar os documentos de acordo com oassunto neles tratados. B) nominal___________ é o que consta o nome da pessoa que deve recebê-lo.

O documento contém dados de grande importância para as decisões administrativas. No setor de protocolo, a ausência de técnicas e métodos apropriados, bem como usos inadequados, prejudicam o correto arquivamento do documento no seu destino final, após a tramitação.

Tramitação do Documento

Após o registro no protocolo, o documento é encaminhado a setor ou autoridade para as providências necessárias em função da conclusão do assunto.

Arquivamento

Após a tramitação e conclusão do assunto tratado no documento, ele é destinado a sua etapa final - o arquivamento. Geralmente, o arquivamento inicial é feito no arquivo setorial. Após cinco anos, o documento irá para o setor de avaliação de documentos, se ainda apresentar validade, ou para o descarte.

· arquivamento de recortes. No alto e à direita do recorte, deverá ser anotada a data e fonte de onde ele foi extraído, como também o assunto da pasta onde ele será arquivado.

Técnicas de Telemarketing

Porém, nem sempre o comportamento do indivíduo revela o que ele aprendeu.

Conceitos Sobre Telemarketing

Refere-se a uma ligação realizada pelo Call Center para o Cliente. Refere-se a uma ligação executada pelo cliente e recebida pelo Call Center. É o responsável pelo atendimento de ligações que chegam a um Call Center ou pela realização das chamadas externas como campanhas de telemarketing Ativo . Pode trazer todas as frases ou simplesmente dar uma linha geral a ser seguida.

O monitoramento analisa a interação entre o atendente e o cliente, avaliando as atitudes profissionais, seu comportamento, a precisão das informações transmitidas e a aplicação do script predefinido. Em português, fone de ouvido utilizado em Call Center. São serviços que utilizam números iniciados com 0800, largamente utilizados como serviço de atendimento ao consumidor.

Veja que para tudo que se faz existe sempre dentro de nós, um MOTIVO. Motivo é uma condição do organismo.

Transfira a ligação somente após a pessoa que chamou ter entrado na linha. Caso tenha sido você quem fez a chamada, será seu executivo a entrar primeiro na linha. Prepare um catálogo das pessoas que mais você utiliza. Inclua nome completo, endereço, CEP, nome da empresa.

Anote com cuidado o número que você for chamar. Isto evitará enganos, bloqueios de sua linha e consequentemente, perda de tempo. Caso você esteja procurando uma informação, retome ao fone e avise-o do que está acontecendo. 26 - Demonstre conhecer sua empresa.