Семантичний конспект уроку:

Шаблон – це відформатований певним чином документ-заготовка, який зберігається в окремому файлі та використовується як основа для створення нових документів певного типу. Шаблони у прогамі MS Word зберігаються у файлах з розширенням .dotx та .dotm.

Основна відмінність між документами і шаблонами полягає в їхньому призначенні: 

• шаблон – це заготовка документа з готовими елементами тексту та оформлення, яка призначена для подальшого заповнення даними, 

• а документ – це вже підготовлений текст, можливо на основі якогось шаблону. 

Основні групи шаблонів:

• інстальовані – шаблони документів певних типів (листів, факсів, звітів та ін.), які інстальовані на комп’ютері у складі пакета Microsoft Office;

• Microsoft Office Online – шаблони документів різноманітних типів (вітальних листівок, візиток, бюлетенів, сертифікатів, грамот, запрошень, заяв, календарів та ін.), які розташовані на веб-сайті Microsoft Office Online;

• шаблони користувача – шаблони, які створені користувачем.

Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів регламентовано ДСТУ 4163-2003 .

Формуляр-зразок - це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732-94).

Реквізити документа – це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили. 

Стандарт встановлює 32 реквізити документа. (Детальніше...) Конкретний набір реквізитів залежить від виду документа, його цільового призначення, змісту, способу документування, етапів його підготовки і роботи з ним. 

Обов'язковими реквізитами, що забезпечують юридичну силу документа, є такі: 

• назва установи, 

• назва виду документа, 

• дата, 

• реєстраційний індекс, 

• текст, 

• підпис. 

Способи розташування реквізитів:

• кутовий

• поздовжній

Основні поняття реквізитів:  

• Довжина реквізиту - це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі

• Береги документа -  це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок і зображень

• Робоча площа документа -  це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами 

На основі формуляра-зразка виготовляють бланки документів. 

Бланк службового документа - це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації (Детальніше...)

 Застосування бланків підвищує культуру управлінської праці, надає інформації офіційного характеру, полегшує виконання документів та подальше користування ними. 

Правила оформлення сторінки

1. Формати паперу - А4, А5.

2. Береги (поля) документа - це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок і зображень:

• лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; 

• правий берег - це резерв, залишений задля збереження тексту документа; 

• верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; 

• нижній - для нанесення реквізитів 29, 30, 31.

3. Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

4. Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш паперу не можна переносити лише підпис. Крім підписів на сторінці має бути не менше двох рядків тексту.

5. Якщо текст документа має заголовок, то крапка в кінці заголовка не ставиться. 

6. Шрифти. При підготовці документа на комп'ютері рекомендовано використовувати шрифти розміром 12-14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman. Деякі реквізити (04, 05,09, 19,28, 30) можна друкувати меншими розмірами шрифтів (8-11).

7. Міжрядкові інтервали. Тексти документів на папері формату А4 друкують через 1-1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1 міжрядковий інтервал. Під час підготовки документів за потреби можна застосовувати інші міжрядкові інтервали.

8. Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації списків тощо. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци.

(Детальніше...)