Сортування. Прості та розширені фільтри

Прочитайте!

Сортування даних – це впорядкування даних у стовпцях електронної таблиці за одним або кількома заданими критеріями.

Види сортування в Excel за:

• зростанням;

• спаданням;

• кольором клітинки;

• кольором тексту;

• піктограмою умовного форматування.

• Порядок сортування залежить від типу даних. Тобто, упорядкування даних здійснюється з урахуванням розміщення символів у кодовій таблиці Unicode.

Сортування даних в електронній таблиці відбувається за: текстом (від А до Я або від Я до А); числами (від від найменшого до найбільшого та від найбільшого до найменшого); датою та часом (від старих до нових або від нових до старих).

Правила сортування даних:

1) якщо стовпець містить дані різних типів, то після сортування вони розмістяться в такому порядку:

• числові;

• дата/час;

• текстові;

• логічні.

     2) текстові дані розташовуються в наступному порядку: спочатку латиниця потім кирилиця; текст з символом пропуску на початку буде вищім за інші.

Сортування не можна застосувати в таблицях, в яких є об’єднані клітинки!

Сортування даних за одним стовпчиком.

1 спосіб:

• зробити поточною будь-яку клітинку стовпця електронної таблиці у якому буде відбуватися сортування (стовпець не виділяти!);

• перейти до вкладки Основне  - Редагування - обрати параметр Сортувати й Фільтрувати - сортування: A/Я  (за зростанням) або Я/A  (за спаданням).

 2 спосіб:

• зробити поточною будь-яку клітинку стовпця електронної таблиці у якому буде відбуватися сортування;

• перейти до вкладки Дані - Сортування й Фільтр - обрати сортування: A/Я  (за зростанням або Я/A  (за спаданням).

У результаті цих дій рядки виділеного діапазону змінюють своє розташування так, що значення в першому стовпці цього діапазону будуть впорядковані у вибраному порядку, а дані в інших стовпцях будуть переміщені разом з відповідним рядком.

Якщо виконувати сортування, виділивши дані тільки в одному стовпці, відкриваються вікно попередження сортування, у якому пропонується розширити виділений діапазон клітинок або сортувати у межах виділення.

Сортування у виділеному діапазоні можна виконувати й за значеннями кількох стовпців:

• Спочатку рядки сортуються за значеннями в першому з указаних стовпців;

• Потім сортування у кожному наступному з вибраних стовпців відбувається тільки для тих рядків, у яких значення в усіх попередніх указаних для сортування стовпцях збігаються.

Кожен з указаних для сортування стовпців називається рівнем сортування.

Багаторівневе сортування.

• зробити поточною будь-яку клітинку електронної таблиці, але якщо таблиця містить пусті рядки або стовпці треба виділити усю таблицю разом з заголовками;

• перейти до вкладки Дані - Сортування й Фільтр - обрати Сортувати;

• у вікні Сортування налаштувати послідовність сортування стовпців.

• установити або змінити значення параметрів сортування: у списку поля Сортувати за вибрати ім'я першого стовпця, за значенням в якому потрібно відсортувати рядки, у списку Сортування за – Значення, а в списку поля Порядок – порядок сортування.

• визначити умови сортування за значенням в іншому стовпці, вибравши кнопку Додати рівень, і встановити в полях рядка Потім за значення параметрів сортування за значеннями у другому вибраному стовпці.

• За потреби повторити команду 4 декілька разів.

Прості та розширені фільтри

Автоматичні фільтри

Фільтрування – це вибір значень у клітинках електронної таблиці, що відповідають певним умовам.

Після фільтрування в таблиці відображаються лише ті рядки, дані в яких відповідають умовам фільтрування. Усі інші тимчасово приховуються.

Встановлення фільтрів:

1 спосіб:

• зробити поточною будь-яку клітинку електронної таблиці;

• перейти до вкладки Основне - Редагування - обрати параметр Сортувати й Фільтрувати - обрати властивість Фільтр.

2 спосіб:

• зробити поточною будь-яку клітинку електронної таблиці;

• перейти до вкладки Дані - Сортування й Фільтр - обрати параметр Фільтр.

Після виконання цих дій біля правої межі кожної клітинки першого рядка таблиці або виділеного діапазону клітинок заявляться кнопки відкриття списку команд фільтрування. У цих списках знаходяться команди сортування, фільтрування за кольором, а також числові та текстові фільтри.

Відмінити операцію фільтрування можна такими способами:

• • • Виконати Основне – Редагування – Сортування й фільтри – Очистити

    • Виконати команду Видалити фільтр із списку стовпця, за даними якого було виконане фільтрування

    • Установити позначку Виділити все у списку стовпця, за даними якого було виконане фільтрування, після чого натиснути ОК.

Щоб узагалі відмінити режим фільтрування потрібно повторно виконати одну з команд, яка встановлює цей режим.

Розширені фільтри

Використання автофільтрів дає змогу виконати фільтрування не в усіх випадках. Так, розглянутим способом не можна виконати фільтрування за умовою, яка є об'єднанням умов фільтрування двох стовпців логічною умовою АБО.

Виконати такі види фільтрування можна за допомогою розширених фільтрів.

1. Скопіювати або ввести у вільні клітинки таблиці назви стовпців за якими буде здійснюватися фільтрування.

2. Увести в клітинки під назвами стовпців умови фільтрування. Якщо ці умови мають об'єднуватися логічною операцією І то вони розташовуються в одному рядку, якщо логічною операцією АБО -  то в різних.

3. Виконати Дані – Сортування і фільтри – Додатково.

4. У вікні Розширений фільтр:

   • Вибрати один з перемикачів для визначення області розташування результату фільтрування

   • Увести в поле Вхідний діапазон діапазон клітинок, дані у яких повинні фільтруватися.

   • Увести в поле Діапазон умов діапазон клітинок, у яких розташовані назви стовпців й умови фільтрування.

   • Якщо був вибраний перемикач скопіювати результат до іншого розташування, увести в поле Діапазон для результатів діапазон клітинок, де має розташовуватися результат фільтрування.

5. Вибрати кнопку ОК.