檔案管理
檔案管理
紙本檔案點收與編目
收到業務單位歸檔之電子公文後,進行點收及編目處理。
完成編目後,定期進行詮釋資料封裝處理,以確保電子檔案的真實性及完整性。
檔案點收
於檔案點收匣>「檔案型式」選擇「紙本檔案」>勾選欲點收之公文>按【點收確認】,即點收完成。
🔔 府內單位請選擇「承辦單位」進行檔案點收。
🔔 亦可按一下【點收作業】或於「檔案點收>檔案點收作業」進行批次點收。
檔案編目
於立案編目匣>紙本檔案頁籤>點選欲編目之分類號>輸入公文文號>按【查詢】,即編目完成。
🔔 亦可於公文文號清單選擇公文,或以條碼讀取機讀取文號條碼進行編目。
🔔 案卷滿三公分時,按一下【成卷】,系統即會預設帶入下一卷次號進行編目。
檔案成卷處理
紙本檔案成卷(厚度3公分)時,於「立案編目>案卷目次表」>選擇報表列印條件>按【預覽】,再將報表匯出後列印,即可連同紙本卷宗一併歸檔上架。
🔔 另有提供「卷脊標籤」及「封面標籤」可列印使用。