ในหนึ่งวันเรามีเวลา 24 ชั่วโมงเหมือนกัน แต่เวลาของเราเท่ากันจริงหรือ? บางคนต้องติดแหง็กอยู่บนท้องถนน 2-3 ชั่วโมง บางคนต้องทำงานหนักเพื่อหาเลี้ยงครอบครัว จนไม่มีเวลาใช้ชีวิตหรือทำอะไรเพื่อตัวเอง #แล้วเวลาของเราจะเท่ากันได้อย่างไร?

ทั้งเวลาที่มีจำกัด และการบีบบังคับให้ต้องเติบโตหรือประสบความสำเร็จไวๆ จากสังคมและตัวเราเอง ทำให้ไม่ว่าใครก็อยากเป็นคนที่ Productive ตลอดเวลา พร้อมกับความเชื่อที่ว่าต้องทำงานหนัก ต้องทำให้ได้หลายอย่าง และต้องทำให้ไวที่สุด ซึ่งเป็นการเข้าใจผิดอย่างมาก เพราะจริงๆ แล้ว Super Productivity คือ การทำงานให้เสร็จด้วยวิธีที่มีประสิทธิภาพและสามารถจัดลำดับความสำคัญได้มากกว่า

Amantha Imber ที่ปรึกษาด้านพฤติกรรมศาสตร์และโฮสต์รายการ “How I Work” ได้เล่าถึงกิจวัตรประจำวัน เคล็ดลับการทำงาน และการบริหารเวลา ที่ได้มาจากการสัมภาษณ์ผู้เชี่ยวชาญหลากหลายสาขา ผ่านบทความเรื่อง “What Super Productive People Do Differently” ซึ่งเธอได้สรุปเคล็ดลับการทำงานแบบ Super Productivity ที่น่าสนใจไว้ 4 ข้อด้วยกัน

มาดูกันว่าคนที่ #Super Productive ทำอะไรแตกต่างจากคนทั่วไป และเราจะสามารถนำไปปรับใช้กับตัวเองอย่างไรได้บ้าง!

1. จัดตารางการทำงานเป็นช่วงๆ

อย่างที่รู้กันว่าการเช็กอีเมลบ่อยๆ กระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานอย่างมาก จึงมีคำแนะนำออกมาให้เห็นกันว่าควรเช็กอีเมลเพียง 2-3 ครั้งต่อวัน หรือปิดแจ้งเตือนระหว่างทำงาน แต่ยังมีอีกประเด็นที่อาจโดนมองข้ามบ่อยๆ จนทำให้ต้องเสียเวลาไปโดยไม่รู้ตัวก็คือ “การกังวลกับการประชุม”

งานวิจัยของมหาวิทยาลัยโอไฮโอสเตต ระบุว่าก่อนถึงเวลาประชุม 2-3 ชั่วโมงนั้น คนส่วนใหญ่จะทำงานได้น้อยลง 22% เมื่อเทียบกับตอนไม่มีประชุม เพราะมัวแต่กังวลว่าจะเตรียมการพูดอย่างไรดี

Adam Grant ศาสตราจารย์ของ Wharton Business School และผู้เขียนหนังสือชื่อดัง อย่าง Think Again, The Psychology of Money และ Originals เล่าถึงเคล็ดลับการทำงานว่า เขาจะจัดตารางการทำงานออกเป็นช่วงๆ โดยแต่ละช่วงจะมีเวลาเบรก 5 นาที เพื่อเอาไว้เช็กอีเมล เตรียมสิ่งที่จะพูดในที่ประชุม และเตรียมงานส่วนอื่นๆ หากต้องประชุมเกินเวลา

หากใครกำลังมีปัญหากับการบริหารงานและเวลาอยู่ล่ะก็ ลองมาจัดตารางการทำงานเป็นช่วงๆ กัน ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้ดี บริหารเวลาได้อย่างคุ้มค่า แถมยังรู้ความคืบหน้าของงานอีกด้วย

2. เลี่ยงการใช้เมาส์

สงสัยใช่ไหมว่าทำไมต้องเลี่ยงใช้เมาส์? ลองนึกภาพดูว่าโดยเฉลี่ยเราทำงานกันประมาณ 8 ชั่วโมงต่อวัน โดยเฉพาะสายงานที่ต้องทำงานหน้าคอมทั้งวัน หากต้องสลับใช้งานระหว่างเมาส์กับคีย์บอร์ดอยู่ตลอดคงทำให้เสียเวลาไปมากกว่าที่คิด

จากการวิจัยของ Brainscape ระบุว่าการใช้เมาส์ทำให้เสียเวลาไป 2 วินาที/1 นาทีของการทำงาน และหากใช้ Keyboard Shortcuts จะช่วยให้ทำงานได้เร็วกว่าเดิม แถมยังประหยัดเวลาทำงานได้ถึง 8 วันต่อปีอีกด้วย เมื่อรู้แบบนี้แล้ว มาลองเลี่ยงการใช้เมาส์ แล้วหันมาเรียนรู้ปุ่มลัดต่างๆ เพื่อประหยัดเวลาการทำงานกัน

3. ปรับสภาพแวดล้อม

การเปลี่ยนนิสัยแบบทันทีอาจไม่ใช่เรื่องง่ายๆ แต่สิ่งเล็กๆ ที่สามารถทำได้และเอื้อต่อการเปลี่ยนแปลงของเราก็คือ “การปรับสภาพแวดล้อม” เช่น ถ้าอยากอ่านให้มากขึ้น ก็ควรวางหนังสือไว้ตามจุดต่างๆ ของบ้าน หรือ ถ้าอยากเล่นโซเชียลมีเดียให้น้อยลง ก็ควรลบบางแอปฯ ออกไป

เหมือนกับที่ Matt Mullenweg หนึ่งในผู้ก่อตั้ง WordPress และ Automattic บอกว่า “ถ้าตื่นมาแล้วพบว่าสิ่งที่อยู่ใกล้ตัวที่สุดคือ Kindle แทนโทรศัพท์ ก็ทำให้อยากอ่านหนังสือมากขึ้น แต่หากมีโทรศัพท์วางอยู่บน Kindle ก็ทำให้อยากหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาเช็กมากกว่า”

4. อ่านออกเสียงเช็กความถูกต้อง

จำสมัยเรียนที่ต้องฝึกท่องคำศัพท์หรืออ่านหนังสือเตรียมสอบกันได้ไหม ที่เรามักจะอ่านออกเสียงดังๆ เพราะช่วยทำให้จำได้ดี แม่นยำ และยังได้ตรวจสอบความถูกต้องไปพร้อมกันด้วย แล้วเชื่อไหมว่าการอ่านออกเสียงนั้นสามารถนำมาใช้กับการทำงานได้เช่นกัน โดยเฉพาะงานเขียนหรืองานที่อยู่กับตัวเลขเยอะๆ

Dan Pink นักเขียนหนังสือชื่อดัง อย่าง Drive, The Power of Regret, To Sell Is Human และอีกมากมาย เล่าถึงเคล็ดลับการทำงานว่าตอนที่ต้องเขียนเรื่องสำคัญๆ เขาจะอ่านออกเสียงด้วยทุกครั้ง เพราะเป็นเสมือนการทดสอบและทวนอีกครั้งว่าเนื้อหาถูกต้องหรือไม่ และถ้าอ่านแล้วรู้สึกติดขัดก็จะเลือกใช้คำหรือปรับประโยคให้กระชับและเข้าใจได้ง่ายขึ้น

เห็นไหมว่า Super Productivity ไม่ได้หมายความว่าต้องทำให้เยอะๆ และเร็วที่สุด แต่สิ่งที่สำคัญก็คือ “#วิธีการที่มีประสิทธิภาพ” ที่ทำให้งานดำเนินไปตามเป้าหมายและเสร็จในเวลาที่เหมาะสมต่างหาก

เมื่อรู้แบบนี้แล้ว ก็ได้เวลาเริ่มต้นปรับพฤติกรรมเล็กๆ ในชีวิตประจำวัน เพื่อการเปลี่ยนแปลงและชีวิตที่ดีขึ้น ที่ช่วยให้เราสุขทั้งกายและใจ แถมงานเสร็จได้อย่างชิลๆ และมีประสิทธิภาพด้วย

แปลและเรียบเรียงจาก :

https://bit.ly/3y0KTxv

#missiontothemoon

#missiontothemoonpodcast

#softskill