5 Mindset สู่วิธีการทำงานยุคใหม่
Hybrid Workplace คลิกลูกศรเพื่ออ่านบความ >>
โลกได้เข้าสู่ยุคของการทำงานแบบ Hybrid Workplace ปีนี้เป็นปีที่สองแล้ว และการเปลี่ยนแปลงนี้ไม่ใช่เรื่องง่าย ๆ สำหรับเหล่าองค์กรที่ต้องปรับตัวให้สอดรับกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง โดยเฉพาะในด้านของวิถีการทำงานแบบใหม่ที่เต็มไปด้วยตัวแปรที่หลากหลาย และซับซ้อนที่อาจทำให้ทั้งเหล่า HR และผู้บริหารต้องปวดหัวกันอย่างต่อเนื่อง และแม้ตัวแปรเหล่านี้จะเยอะมาก ๆ แต่โชคดีที่จากการเดินทางกว่าสองปีของเหล่าองค์กรทั้งหลายก็ไม่ได้สูญเปล่า เพราะวันนี้ในที่สุดเราสามารถสรุปได้ชัด ๆ สักทีว่า Hybrid Workplace นั้นในการทำงานแล้วมันมี Mindset อะไรที่ต้องเปลี่ยนบ้าง
===============
1. วัฒนธรรมองค์กรเกิดได้แม้จะ Hybrid
ตามปกติแล้วตั้งแต่วินาทีที่เราก้าวเข้าออฟฟิศเราก็เข้าสู่สังคมการทำงานเรียบร้อยแล้ว นั่นหมายถึงการทำงานร่วมกันสามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา และมีบรรยากาศของการทำงานร่วมกันเป็นพื้นฐาน แต่สำหรับ Hybrid Workplace ตัวแปรนี้หายไปโดยสิ้นเชิง
และเมื่อเป็นเรื่องของวัฒนธรรมองค์กรนั้นแน่นอนว่ามันไม่ใช่เรื่องของคนคนเดียว แต่มันต้องเกิดขึ้นผ่านปฏิสัมพันธ์ของผู้คน แต่นั่นไม่ได้หมายความว่า Hybrid Workplace จะทำให้วัฒนธรรมองค์กรเกิดขึ้นไม่ได้ เพราะองค์กรหลายแห่งเช่น Zoom ก็มีวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่งได้แม้พวกเขาจะ Remote 100% ก็ตาม
ดังนั้นใน Hybrid Workplace เราต้องปรับ mindset ของเราไม่ให้อยู่ในกรอบเดิม ๆ ที่ว่าต้องที่ออฟฟิศเท่านั้นวัฒนธรรมองค์กรถึงจะแข็งแรงได้ และเป็นหน้าที่สำคัญของผู้นำทีมในการหาทางสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างทีมงานไม่ว่าจะหน้างาน หรือออนไลน์ และวิธีหนึ่งที่ได้ผลดีมาก ๆ สำหรับการทำวัฒนธรรมองค์กรแบบ Hybrid คือการทำ Ritual ของทีมขึ้นมา โดยท่านสามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับทีม Ritual ได้ที่ https://www.brightsidepeople.com/rituals/
2. หมดเวลาของ One-Size-Fits-All
องค์กรมักจะคุ้นเคยกับการใช้มาตรการแบบ one-size-fit-all ด้วยความที่การยืดหยุ่นตามพนักงานแต่ละคนนั้นเป็นเรื่องยาก และอาจจะดูไม่คุ้มค่า แต่ไม่ใช่สำหรับยุคนี้ เพราะที่ผ่านมาเราได้ยินข่าวองค์กรอย่าง Apple ที่มีนโยบายให้พนักงานกลับเข้าออฟฟิศทุกคนกลายเป็นปัญหาใหญ่โตเมื่อพนักงานกว่าครึ่งได้ออกมาแสดงความไม่พอใจต่อนโยบายนี้ของ Apple
นั่นเป็นเพราะการทำงานที่บ้านได้เปลี่ยนความคิดที่ผู้คนมีต่อการทำงานไปตลอดกาล และมาตรการของ Apple จึงได้ทำให้พนักงานส่วนใหญ่รู้สึกไม่ได้รับการรับฟัง และถูกเพิกเฉยต่อความต้องการ และทำให้พนักงานของ Apple รวมตัวกันเพื่อวาง Roadmap เกี่ยวกับนโยบาย Hybrid Workplace ส่งกลับไปยังด้านบนเพื่อนำเสนอทิศทางใหม่ที่ลงตัวกับทุกฝ่าย และนี่เป็นตัวอย่างที่ดีของการที่วิธีการ one-size-fit-all แบบบนลงล่างไม่สามารถใช้ได้อีกต่อไป
3. ถึงเน้นผลงานมากกว่าเวลาทำงาน
การทำงานที่บ้านทำเราไม่สามารถมองเห็นได้ว่าใครยุ่งอะไรแค่ไหน และสำหรับผู้นำบางคนอาจจะเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดไม่น้อยเมื่อเราไม่สามารถมี visibility ของลูกน้องเราได้ โดยเฉพาะสำหรับคนที่เชื่อว่าการใช้เวลาทำงานเยอะ ๆ นั้นหมายถึงความ productive และคนแบบนี้สมควรได้รับคำชื่นชม และการเลื่อนขั้น แต่ในความเป็นจริงการใช้เวลาทำงานเยอะ ๆ นั้นไม่ใช่เรื่องที่ productive เพราะพนักงานหลายคนอาศัยความเชื่อแบบนี้ในการพยายามทำตัวยุ่ง ๆ หรือที่เราเรียกกันว่า Busy Culture โดยที่ไม่ได้มีผลลัพ์จริง ๆ ที่จับต้องได้เกิดขึ้นมา
ดังนั้น ถ้าผู้นำสามารถเปลี่ยน Mindset ของการอยากเห็นพนักงานทำตัวยุ่ง ๆ ได้และหันมามองที่ผลลัพท์ จะพบว่า Hybrid Workplace เป็นตัวช่วยที่ดีต่อการจัดการกับ Busy Culture นี้ เพราะเมื่อตัดปัจจัยด้านการมองเห็นออกไปเราจะสามารถมองเห็นผลลัพธ์จริง ๆ ที่พนักงานแต่ละคนสร้างให้ออกมาได้ โดยที่ไม่มี bias ว่าแต่คนละดูยุ่งแค่ไหนในเวลาทำงาน
4. เราไม่ต้องทำงานพร้อมกันตลอดเวลา
หนึ่งในความผิดพลาดที่พบบ่อยในการเข้าสู่ Hybrid Workplace คือการที่เรามักจะเคยชินกับวิธีการเดิม ๆ ที่ว่าทุกอย่างต้องทำไปพร้อม ๆ กัน (Synchronous work) เช่น การประชุมเพื่อรีวิวงาน ประชุมเพื่อหาไอเดียออกความเห็นร่วมกัน ประชุมเพื่อตัดสินใจร่วมกัน และสุดท้ายก็ลงเอยด้วยอาการเมา Zoom ของพนักงาน รวมถึงการไม่มีเวลาทำงานที่เป็นตัวชิ้นงานจริง ๆ
และหนึ่งในคีย์สำคัญในการทำงานแบบ Hybrid คือการยอมรับว่าการทำงานของเราส่วนใหญ่นั้นจะเกิดขึ้นไม่พร้อมกัน (Asyn-chronous work) และให้ความยืดหยุ่นในการทำงาน เช่นการที่ให้พนักงานสามารถแชร์ไอเดียได้บน Jamboard หรือ Mural ภายในเวลาที่กำหนด โดยไม่ต้องใช้การประชุม และประชุมกันเฉพาะเมื่อมีเรื่องที่ต้องอาศัยบทสนทนาที่เข้มข้น และซับซ้อนเท่านั้น นอกจากนั้นให้อิสระกับพนักงานในการทำงานในจังหวะของตัวเองได้ และตัวช่วยสำคัญของการทำงานแบบ Asynchronous คือการที่เราควรเตรียมไฟล์ต่าง ๆ ให้พร้อมและทุกคนเข้าถึงได้ในเวลาที่ตัวเองพร้อมจะทำ เพื่อให้ไม่มีใครต้องมารบกวนใครเวลาที่ไม่ได้จำเป็นจริง ๆ
5. อย่าปล่อยให้ตารางประชุมกลายเป็นตารางงาน
การทำงานที่บ้านที่ให้การประชุมกลายเป็นส่วนสำคัญของเวลางานไปมากกว่าเดิม Zoom กลายเป็นตัวหลักในการเซ็ตตารางทำงานของเรา หลายคนใช้ตารางนัดหมายเป็นหลัก และค่อยใช้เวลาว่างในการทำงานหลักของตัวเองจริง ๆ แต่นี่ไม่ใช่วิธีที่ดีเสมอไป โดยเฉพาะเมื่อมันทำให้เราต้องสลับหลาย ๆ โหมดไปมา เช่น ประชุมงานหนึ่งเสร็จแล้วก็ต้องมาใช้เวลาที่เหลือทำงานที่ไม่เกี่ยวข้องเลย นั่นทำให้การทำงานเราไม่สามารถที่จะโฟกัสกับตัวชิ้นงานใด ๆ หรือลงลึกกับงานได้จริง ๆ ส่งผลต่อทั้งการเรียนรู้ และคุณภาพของตัวชิ้นงาน
วิธีที่เราสามารถปรับใช้ได้เลยคือในทุก ๆ สัปดาห์ให้ลงเวลาที่เราจะต้องใช้ในการทำงานลงไปด้วย ไม่ใช่แค่เวลาสำหรับ Meeting เช่นถ้าเราลงว่าวันจันทร์บ่ายเป็นเวลาสำหรับงานค้นหาข้อมูลตารางการประชุมก็ต้องเคารพช่วงเวลานั้นของเรา และวางแผนตารางนัดหมายใหม่เป็นช่วงอื่น เพราะอย่างที่เราน่าจะรู้กันดีว่า calendar หน้าที่ว่าง ๆ สุดท้ายแล้วเดี๋ยวมันก็เต็มถ้า และถ้าเราไม่วางแผนเวลาของตัวเองตามในแบบที่มันเหมาะกับเรา สุดท้ายแล้วก็จะมีคนกำหนดให้อยู่ดีในแบบที่ไม่ลงตัวกับเรา
5 กลยุทธ์ บอกลา 9 to 5
ให้ได้ประโยชน์ทั้งคนและองค์ร คลิกลูกศรเพื่ออ่านบความ >>
รายงานจาก Microsoft Work Trend Report เปิดเผยว่า รูปแบบการทำงานที่เริ่มต้น 9 โมงเช้า เลิก 5 โมงเย็น (9-to-5) กำลังค่อย ๆ หายไป อาจจะด้วยการทำงานแบบ Remote work ที่มากขึ้น ซึ่งเป็นการเปิดโอกาสให้เรามี Flexible hours มากขึ้นด้วยเช่นกัน แต่ที่น่าสนใจไปมากกว่านั้น พนักงานเริ่มมีรูปแบบการทำงานที่มากกว่าแค่ Flexible hours แต่เป็นการที่พวกเขาสามารถจัดสรรเวลา และการทำงานของตัวเองได้เลย โดยที่ช่วงเวลาดังกล่าวอาจจะแตกต่างจากเพื่อนร่วมทีม แต่ยังสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ต้องรอเจอพร้อมกันทุกครั้งไป ซึ่งการทำงานในรูปแบบนี้เองกำลังกลายเป็นส่วนสำคัญและจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับองค์กรรุ่นใหม่ ในของยุค Digital economy รวมถึงความสามารถในการแข่งขันกับ Talent war และการจ้างงานที่กระจายตัวทั่วโลก
การจะเปลี่ยนจากการทำงานแบบเดิมมีเวลาเข้า-ออกงานชัดเจน จะไปสู่การเป็นอิสระจาก 9-to-5 ได้ในแบบที่ไม่จำกัดเวลาและสถานที่ ให้ได้ผลและเป็นประโยชน์กับทั้งสองฝ่าย ทั้งพนักงานและองค์กรได้คงไม่ใช่เรื่องง่าย ซึ่งองค์กรที่ทำได้สำเร็จ เขามีปัจจัย และกลยุทธดังนี้
=================
❇️ 1. ให้เริ่มต้นที่ผู้นำ
ไม่ว่าคุณจะเริ่มปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานในระดับทีม หน่วยงาน หรือองค์กร คนกลุ่มแรกที่ต้องเริ่มจะเป็นใครไปไม่ได้ นอกจากผู้นำในระดับนั้นไม่ว่าจะเป็น หัวหน้าทีม หัวหน้าแผนก หรือผู้นำองค์กร สิ่งสำคัญของเรื่องนี้ เราไม่ได้ต้องการแค่ buy-in จากผู้นำเท่านั้น แต่เราต้องการ ให้ผู้นำเป็นเป็นผู้เริ่มและทำให้ทีมเห็นเป็นแบบอย่าง
Michael Montano, Head of engineer at Twitter เองให้ความสำคัญกับเรื่องนี้ และมองหาว่าจะปรับรูปแบบการทำงานอย่างไรให้เข้ากับความต้องการของคนในยุคนี้ โดยเฉพาะ Talent รุ่นใหม่ ๆ ล้วนมองหาการทำงานที่พวกเขามีอิสระในการบริหารจัดการตัวเอง และที่สำคัญคือพวกเขาเลือกได้ ซึ่งแน่นอนว่าการริเริ่มนี้ Michael ไม่ใช่แค่พูด หรือสื่อสารไปยังทีมเท่านั้น แต่เริ่มที่ตัวเขาเองและเหล่าผู้นำทีม โดยทำให้ทีมเห็นเป็นแบบอย่าง อย่างจริงจังและสม่ำเสมอ ในทางกลับกัน หากไม่ได้รับความร่วมมือจากผู้นำ การจะปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานนั้น เรียกว่าแทบจะเกิดขึ้นไม่ได้เลย
❇️ 2. มุ่งเน้นที่ผลลัพธ์
การกำหนดเป้าหมายและผลลัพธ์ที่คาดหวังในงานได้ชัดเจน จะช่วยให้พนักงานสามารถโฟกัสไปที่เป้าหมายและผลลัพธ์ในงานที่คาดหวัง มากกว่าการมุ่งเน้นไปที่ความคิดว่าเขาจะต้องทำงานนี้ ที่ไหน เมื่อไร อย่างไร เป็นการเปลี่ยนจากเดิมที่ว่า “นี่คือกองงานที่ต้องเสร็จ” กลายมาเป็น “นี่คือผลลัพธ์ที่อยากเห็น” ซึ่งทำให้การทำงานของพนักงานกลายเป็น outcome-based มากขึ้น และมันช่วยให้พนักงานโฟกัสได้ชัดเจนมากขึ้นเช่นกัน
Michael Montano ยังกล่าวไว้อีกด้วยว่า หนึ่งในสิ่งสำคัญมาก ๆ ที่จะทำให้การทำงานรูปแบบนี้เกิดขึ้นได้ คือการที่เราจะสามารถทำให้องค์กรมีจุดมุ่งหมาย และเป้าหมายที่ชัดเจนได้อย่างไร เพื่อที่เราสามารถกระจายอำนาจไปยังพนักงานโดยไม่ต้องกลับมารออำนาจและการตัดสินใจที่หัวหน้าหรือผู้นำเพียงอย่างเดียว แต่ทุกคนรู้ว่าอะไรคือสิ่งที่สำคัญ และทำงานบนพื้นฐานเป้าหมายและความสำคัญนั้นร่วมกัน โดยที่พนักงานสามารถโฟกัสไปกับการหาทางสร้างสรรค์ผลงานให้ได้ตามผลลัพธ์ที่คาดหวังได้เต็มที่มากกว่าต้องมารอการตัดสินใจหรือหาว่าอะไรคือสิ่งสำคัญอะไรทำได้ไม่ได้ในที่ประชุม
❇️ 3. ชัดเจนกับขอบเขตและความคาดหวัง
ถึงแม้ว่าเราจะมุ่งเน้นการทำงานที่พนักงานแต่ละคนสามารถบริหารจัดการเวลาได้เองโดยมุ่งเน้นที่ผลลัพธ์และเป้าหมายในงาน จะนำไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานที่ดีเยี่ยมในยุคนี้ แต่ก็ไม่ใช่ทั้ง 100% ของการทำงานที่เป็นแบบนั้นได้ทั้งหมด องค์กรต้องชัดเจน ว่าอะไรคือสิ่งที่ยังต้องนัดหมายและเจอกัน ซึ่งลักษณะนี้ส่วนใหญ่จะเป็น การประชุมทีม Project kick-off เพื่อมอบหมายบทบาท ความรับผิดชอบ และกำหนดการของโครงการ รวมถึงการนัดหมายกับลูกค้า และอาจรวมถึงการเตรียมความพร้อมก่อนวันนัดหมาย นอกจากนี้ กิจกรรมสำคัญจำพวก one-on-one การโค้ช การให้ feedback รวมถึง onboarding พนักงานใหม่ ควรที่จะได้นัดหมายพบหน้ากัน เนื่องจากการทำงานแบบ Remote work ส่งผลต่อความรู้สึกห่าง รู้สึกเชื่อมโยงกับเพื่อนร่วมงานน้อยลง เพราะฉะนั้น พวกกิจกรรมพื้นฐานขององค์กร ที่สร้างความผูกพัน และความเป็นทีมควรที่จะยังคงอยู่และทำให้เกิดขึ้นร่วมกัน
❇️ 4. ตั้งคำถามกับสิ่งที่เป็นอยู่
วัฒนธรรมองค์กรเป็นสิ่งที่ไม่ว่าเราจะตั้งใจหรือไม่ มันก็จะเกิดขึ้นอยู่ดี และนั่นคือสิ่งที่คนในองค์กรทำมันอย่างเป็นธรรมชาติ โดยที่อาจจะไม่ทันตั้งคำถามกับสิ่งที่เป็นอยู่จริง ๆ ซึ่งสิ่งเหล่านั้นอาจรวมถึง การกำหนดช่วงเวลาทำงาน หัวข้อที่จำเป็นต้องมีในที่ประชุม ระยะเวลาที่ให้พนักงานพักกลางวัน ฯลฯ ซึ่งการมีอยู่ของสิ่งเหล่านี้ บางครั้งมาจากการมีสมมติฐานต่อพฤติกรรมพนักงานว่า ถ้าหากเราไม่ได้เห็นคุณกำลังทำงาน นั่นแปลว่าคุณไม่ได้ทำงาน ถ้าหากเราจะออกจากออฟฟิศตอนบ่าย3 นั่นแปลว่าอาจมีคนเดือดร้อนถ้าเขาต้องการบางอย่างจากเรา หรือ เขาใช้เวลาทำงานเยอะมาก ๆ นั่นแปลว่าเขาทำงานเสร็จไปหลายอย่างแล้วแน่ ๆ ฯลฯ ซึ่งสิ่งเหล่านี้เราอาจต้องลองตั้งคำถามกับมัน ว่าเป็นเช่นนั้นจริงหรือไม่ และจริง ๆ แล้วอะไรคือสิ่งที่จะส่งเสริมให้การทำงานในรูปแบบใหม่เกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ
❇️ 5. ตกลงร่วมกันให้ชัดเจน
การที่พนักงานสามารถออกแบบการทำงานและเลือกใช้ชีวิตของตัวเองได้โดยที่สามารถส่งมอบงานได้ตามเป้าหมาย แน่นอนว่าสำหรับแต่ละคนแล้วย่อมแตกต่างกัน และเป็นไปได้ในหลากหลายรูปแบบมาก ๆ สิ่งสำคัญคือการหาข้อสรุปร่วมกันให้ชัดในแต่ละเรื่อง เช่นการใช้เทคโนโลยีที่หลากหลาย และช่วงเวลาที่ปิดเครื่องมือเหล่านั้น, ช่วงเวลาที่สามารถติดต่อและตอบรับได้ หรือ การรับมือเมื่อมีเรื่องเร่งด่วนฉุกเฉิน รวมถึงการตกลงร่วมกันถึงวิธีการทำงานในรูปแบบใหม่ เช่น เราจะให้ความเคารพและไม่ตัดสินกันจากช่วงเวลาที่ตอบสนอง ซึ่งการให้ทุกคนยอมรับและร่วมรับผิดชอบกับข้อตกลงในการทำงานร่วมกันถือเป็นเรื่องที่มีความสำคัญมาก ๆ ซึ่งหากมีเพื่อนร่วมงานมาถามเราว่า “คุณทำอะไรอยู่ในช่วงบ่ายสาม พยายามจะติดต่อหาคุณอยู่” แทนที่จะตอบคำถาม ให้ตอบกลับไปว่า “มีอะไรที่ต้องการหรือเปล่า” เพื่อที่จะเปลี่ยนโฟกัสของบทสนทนานั้นให้ไปสู่เป้าหมายและผลลัพธ์ที่ต้องการ มากกว่าการมุ่งเน้นไปที่ เราทำงานอะไร อยู่ที่ไหน อย่างไร
=================
นี่คือกลยุทธสำคัญ ที่จะพาองค์กรให้สามารถปรับเปลี่ยนการทำงานจาก 9-to-5 ไปสู่รูปแบบการทำงานที่เป็นที่ต้องการมากขึ้นในอนาคตโดยเฉพาะคนรุ่นใหม่ และสิ่งสำคัญที่ควบคู่กันไปกับปัจจัยสำคัญเหล่านี้คือ ต้องคำนึงถึงเสมอว่า ที่ไม่ใช่ one – and – done event ที่สร้างขึ้นและปรับใช้ได้ครั้งเดียวเสร็จสับ แต่ต้องการศัย “การทดลอง” เก็บ feedback กลับมา พิจารณาสิ่งที่เวิร์คและไม่เวิร์ค นำมาปรับปรุงพัฒนากระบวนการให้ตอบโจทย์ยิ่งขึ้น รวมถึงการเริ่มต้นด้วยการทดลอง ทำให้คนที่อาจไม่เห็นด้วยนัก หรือกังวลกับการเปลี่ยนแปลง ได้ลองสัมผัสประสบการณ์ด้วยตัวเอง ที่อาจค้นผลประโยชน์และข้อดีหลายอย่างทั้งในด้านส่วนตัวและการทำงานอย่างมืออาชีพ
A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
corporate culture
organizational culture
ทำไม Performance Culture
ส่งผลตรงข้ามกับที่คาดหวัง คลิกลูกศรเพื่ออ่านบความ >>
เรามีโอกาสได้อ่านบทความเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กรที่ดีมามากมาย วันนี้ ทาง Happily.ai ของแบ่งปันเรื่องราวน่าเหลือเชื่อของวัฒนธรรมองค์กรที่เหมือนจะดี แต่กลับให้ผลตรงกันข้ามมากกว่า นั่นก็คือ Performance Culture
จากงานศึกษาวิจัยจากหลากหลายองค์กร ไม่ว่าจะเป็น Forbes, Gallup ต่างก็มีผลสรุปออกมาในทางเดียวกันว่า วัฒนธรรมการทำงานที่เน้นประสิทธิภาพ หรือ Performance Culture นั้นมักจะส่งผลเสียในระยะยาว ก่อนหน้านี้เราอาจจะได้ยินได้ฟังข่าวคราวของการนำวัฒนธรรมการทำงานที่เน้นประสิทธิภาพเข้าไปใช้ในองค์กรใหญ่ระดับโลกหลายๆแห่ง แต่ไม่นานจากนั้น เราก็เริ่มจะได้ยินข่าวตามมา เกี่ยวกับความเป็นอยู่ของพนักงาน จากพนักงานที่ลาออกมา ซึ่งมักจะเป็นเรื่องไม่่ค่อยดีเท่าไหร่นัก ซึ่งเราได้ทำการศึกษาเพิ่มเติมว่าเพราะอะไร วัฒนธรรมองค์กรเช่นนี้ จึงกลายเป็นพิษกับพนักงานในองค์กรไปได้
พนักงานอยู่ในความกลัว ซึ่งจะส่งผลให้พนักงานมีความกังวลตลอดเวลาในการทำงาน กลัวความผิดพลาด เพราะทุกอย่างถูกผูกไปกับตัวเลขวัดผหมด ก่อให้เกิดวัมนธรรมแห่งการหลีกนี ซึ่งจะนำไปสู่การปฏิเสธการเผชิยหน้ากับปัญหาของพนักงาน
แรงกัดดันสูง จนทำให้เกิดการ Burnout เนื่องจากความรู้สึกที่เหนื่อยล้าจากการวัดผลตลอดเวลา ความตื่นกลัวต่อตัวเลข ยิ่งเมื่อตัวเลขเริ่มไม่เป็นไปตามที่ตั้งเป้าไว้ ก็จะยิ่งทำงานหนักเพิ่มขึ้น ในที่สุดก็อาจจะเข้าสู่ภาวะ Overwork ซึ่งจะนำไปสู่การหมดใจ หรืออยากลาออกไปเลย
ผูกทุกอย่างกับตัวเลขจนพนักงานอยู่แต่ใน Comfort Zone ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงและสิ่งใหม่ๆ เพราะกลัวว่าจะประทบกับการทำงานแบบเดิมที่ทำให้ผลงานถึงเป้าหมาย ทำให้การ Transform ซึ่งเป็นความจำเป็นในยุคนี้ เกิดขึ้นได้ยากขึ้นไปอีก
ความเกรงกลัวก็กักขังจินตนาการ เมื่อความกลัวว่างานจะไม่ถึงเป้าหมายที่จะถูกประเมินเข้าครอบงำ พื้นที่ของความคิดสร้างสรรค์ ที่จะทดลองค้นหาวิธีการทำงานใหม่ๆที่ดีขึ้นมีประสิทธิภาพมากขึ้นก็หดหายไปด้วย และวัฒนธรรมแห่งนวัตกรรม ก็ไม่เกิดเช่นกัน
โดยทุกท่านสามารถอ่านบทความเต็มๆได้ที่ https://blog.happily.ai/.../disadvantages-of-the.../ และในส่วนของวิธีการแก้ไข เราขอนำเสนอ “Growth Culture” ที่จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหาตรงนี้ได้นั่นเอง
=================
ทาง Happily.ai จะมีเรื่องราว เคล็ดลับ เกร็ดความรู้ หรือข้อมูลดีๆ จากงานวิจัยที่มาจากองค์กรในไทยจริงๆ อะไรอีก โปรดติดตามได้ที่นี่เลยค่ะ
ต้องตามลูกค้าถี่แค่ไหน คลิกลูกศรเพื่ออ่านบความ >>
การติดตามลูกค้าถือว่ามีส่วนสำคัญในการปิดการขายโดยเฉพาะถ้าเป็นการขายงานเข้าองค์กร
เพราะส่วนใหญ่ลูกค้าต้องใช้เวลาในการตัดสินใจรวมถึงมีขั้นตอนภายในที่อาจจะไม่สามารถฟันธงได้ภายในการพูดคุยแค่ครั้งเดียว
เมื่อพูดถึงการติดตาม มีคำถามหนึ่งที่นักขายหลายคนมักจะสอบถามผมเข้ามา
คำถามที่ว่าดังกล่าวคือ “ต้องตามถี่แค่ไหน” และถ้านี่คือคำถามที่คุณสงสัยเช่นกัน เรามาฟังคำตอบกันครับ
1) ไม่มีคำตอบตายตัว
2) ขึ้นอยู่กับความเร่งด่วน เช่นถ้าลูกค้าอยากได้ของด่วน การติดตามอาจต้องเป็นวันต่อวัน หรือชั่วโมงต่อชั่วโมงเลยทีเดียว
3) ขึ้นอยู่กับความสะดวกของลูกค้า แนะนำให้โยนหินถามทางดู เช่นถามว่าถ้าโทรติดตามอีกครั้งในต้นสัปดาห์หน้าลูกค้าสะดวกหรือไม่ ท่าทีของลูกค้าจะเป็นตัวกำหนดความเหมาะสมในการติดตาม
4) ดูจากสถิติที่ผ่านมา เช่นช่วงที่ผ่านมาเริ่มตามถี่พอสมควร อาทิตย์ที่จะถึงนี้อาจจะเพลาๆลงเล็กน้อย ไม่เช่นนั้นจะกลายเป็นความกดดันต่อลูกค้าไป
นอกเหนือจากเรื่องความถี่ในการติดตามแล้ว มีอีกเรื่องที่อยากจะเสริมเพื่อให้การติดตามของคุณสมบูรณ์ยิ่งขึ้น
เรื่องที่ว่าดังกล่าวคือ คุณควรมีการบันทึกผลการติดตามอย่างเป็นระบบ
ควรระบุอย่างชัดเจนว่ามีการติดตามไปกี่ครั้ง ตามเมื่อไหร่ คุยอะไรไว้บ้างในการตามแต่ละครั้ง
สุดท้ายการติตตามของคุณจะเป็นระเบียบแบบแผนและเพิ่มโอกาสในการปิดการขายได้อย่างแน่นอนครับ
ในบทความนี้จะมาพูดถึงความกลัวบางข้อที่นักขายส่วนใหญ่มักจะมีความกลัวเหล่านี้เป็นพื้นฐานที่จะทำให้นักขายหลายคนไปต่อได้ไม่สุดแม้พวกเค้าจะมีทักษะมากเพียงไรก็ตาม
มาดูกันเลยครับว่าความกลัวที่ว่าคืออะไรบ้างและเราควรจะแก้ไขอย่างไร
1) การเข้าถึงผู้มีอำนาจตัดสินใจ
นักขายหลายคนไม่กล้าจะที่จะเข้าหาผู้มีอำนาจตัดสินใจโดยเฉพาะผู้ที่มีตำแหน่งค่อนข้างสูง ทำให้การเสนอขายของพวกเค้านั้นไปต่อได้ไม่สุด
วิธีที่ช่วยได้คือ
• ให้คนตำแหน่งอื่นที่เคยคุยช่วยแนะนำไปให้เจอกับผู้มีอำนาจตัดสินใจดังกล่าว
• ส่งข้อมูลที่เป็น customized ไปให้ดูก่อน กล่าวคือเป็นข้อมูลที่จัดทำเพื่อผู้ตัดสินใจรายนั้นๆโดยเฉพาะ ไม่ใช่เป็นแค่ Company Profile มาตรฐานทั่วไป ยิ่งข้อมูลมีความเฉพาะเจาะจงเท่าไหร่ โอกาสที่คุณจะได้รับความสนใจก็มีมากขึ้นเท่านั้น
• กล้าๆเอ่ยปากขอตรงๆ บางครั้งคุณอาจจะแค่ปากหนักไม่กล้าขอก็เป็นได้
2) การปิดการขาย
นี่เป็นอีกสิ่งที่นักขายบางคนหน้าบางเกินไปและไม่กล้าที่จะปิดการขายต้องบอกก่อนว่าการปิดการขายไม่ได้หมายความว่าเราต้องตื๊อหรือง้อลูกค้าอย่างเดียว
วิธีแก้ไขคือ ให้บอกตัวเองว่าเราไม่ใช่เซลล์แมน แต่เราคือคนที่มาช่วยลูกค้าแก้ปัญหาอะไรบางอย่าง
ตราบใดที่คุณสามารถระบุได้ว่าถ้าลูกค้ามาใช้บริการของเราจะทำให้ช่วยแก้ปัญหาบางอย่างให้กับลูกค้าได้ อย่าไปกลัวที่จะโน้มน้าวให้ลูกค้าซื้อ
ลองดูนะครับว่านี่คือสิ่งที่คุณกำลังกลัวอยู่หรือไม่ และถ้าลองปรับดูก็อาจจะทำให้งานของคุณง่ายขึ้นก็เป็นได้ครับ
ผู้ค้าปลีกส่วนใหญ่มักจะมองข้ามประโยชน์จากการใช้กลยุทธ์การตั้งราคาและโปรโมชัน ที่ความจริงแล้ว นอกจากลยุทธ์ทางธุรกิจอื่นๆ มันสามารถช่วยกระตุ้นยอดขายและสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าได้เช่นกัน
เพียงแต่ มันจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อเราใช้ ‘เป็น’
สถานการณ์ที่ผู้ค้าปลีกเผชิญอยู่บ่อยครั้งและยากจะรับมือก็คือ ต้องการที่จะกระตุ้นยอดขาย จึงลดราคาสินค้าลงเพื่อจัดโปรโมชัน ซึ่งภายหลังเชื่อว่าหลายๆ คนก็ได้ตระหนักว่าการตั้งโปรโมชันลดราคาไม่ได้เพิ่มรายได้หรือทำกำไรเลย ผลลัพธ์ที่ได้นั้นออกมาสวนทางกับเป้าหมายที่วางไว้ และสาเหตุนั้นก็เกิดจากความบกพร่องในการวางแผนกลยุทธ์นั่นเอง
แต่ไม่ต้องกังวลไป เราได้รวบรวมวิธีการตั้งราคาและการจัดโปรโมชันรูปแบบใหม่ ที่รับประกันได้ว่าสามารถเพิ่มรายได้และผลกำไรให้กับเหล่าผู้ค้าปลีกได้อย่างแน่นอน มาดูกันว่ามีแง่มุมใดที่เราต้องคำนึงถึงบ้าง
คะแนนความอ่อนไหวต่อราคานั้นจะถูกพิจารณาจากการที่ลูกค้ารับรู้ถึงราคาสินค้าและเป็นตัวกำหนดที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงราคา
หากสินค้ามีคะแนนความไวต่อราคาสูง แสดงว่ามีโอกาสน้อยที่จะได้รับการยอมรับการขึ้นราคาจากลูกค้า แม้ว่าหลายบริษัทจะพิจารณาถึงความอ่อนไหวของราคาก็ตาม แต่คะแนนมักไม่ได้รวมปัจจัยที่เพียงพอต่อการตั้งราคา ดังนั้น ผลลัพธ์ที่คาดหวังจึงไม่น่าพอใจนัก
คะแนนความอ่อนไหวต่อราคาที่ดีที่สุดคือการคำนวนโดยใช้ปัจจัยที่คำนึงถึงลูกค้าและคู่แข่ง เช่น ความยืดหยุ่นของราคาขึ้นอยู่กับรุ่นที่แตกต่างกันสำหรับสินค้าแต่ละประเภท และเนื่องจากพฤติกรรมของลูกค้า ความถี่ในการซื้อและการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงตอบสนองแตกต่างกันออกไปในแต่ละสินค้า เพราะฉะนั้นการจำแนก ระบุความอ่อนไหวด้านราคาสำหรับสินค้าอย่างละเอียดจะช่วยให้เราเข้าใจการตั้งราคาสินค้าแต่ละประเภทได้อย่างเหมาะสม โดยประเภทสินค้าที่ส่งผลต่อคะแนนความอ่อนไหวต่อราคาจะถูกแบ่งออกเป็น 3 ระดับด้วยกัน
– สินค้าที่มีความอ่อนไหวสูง : สินค้าเหล่านี้เป็นของใช้ในชีวิตประจำวัน ซึ่งลูกค้าส่วนใหญ่จะรู้ราคาสินค้าอยู่แล้ว ดังนั้น จึงทำให้พวกเขาสามารถเปรียบเทียบราคาจากร้านอื่นๆ ได้ เป็นผลให้ลูกค้ามีความอ่อนไหวต่อราคาเป็นพิเศษ โดยสินค้าเหล่านี้คิดเป็น 10 – 20 % ของยอดขายผู้ค้าปลีก การลงทุนในการคงราคาสินค้าให้ต่ำนั้นจะทำให้ลูกค้ากลับมาใช้บริการและเลือกซื้อสินค้าจากร้านเรา
– สินค้าที่มีความอ่อนไหวปานกลาง : สินค้าเหล่านี้คือสินค้าที่มีความสำคัญต่อลูกค้ามากกว่าราคา ดังนั้น จึงไม่ต้องพยายามแข่งขันด้านราคาเท่ากับสินค้าระดับแรก อย่างไรก็ตาม ราคาสินค้าประเภทนี้ควรแข่งขันได้มากพอที่จะหลีกเลี่ยงผลกระทบเชิงลบต่อการยอมรับราคาของลูกค้า โดยการตั้งราคาสามารถอิงจากราคาสูงสุดและราคาต่ำสุดของคู่แข่ง หรืออิงจากราคาขายปลีกที่แนะนำ
– สินค้าที่มีความอ่อนไหวต่ำ : ลูกค้าไม่ได้ให้ความสำคัญกับสินค้าประเภทนี้มากนัก หรือเป็นสินค้าที่ไม่สามารถเปรียบเทียบได้ ข้อได้เปรียบของสินค้าประเภทนี้ จะเป็นโอกาสให้กับผู้ค้าปลีกทำกำไรเพื่อนำเงินส่วนนี้ไปลงทุนกับสินค้าที่มีความอ่อนไหวสูง ที่จำเป็นต้องขายในราคาต่ำ
คล้ายๆ กับการประเมินความอ่อนไหวของราคาสินค้า ผู้ค้าปลีกนั้นจำเป็นต้องสามารถประเมินว่าการตั้งโปรโมชันนั้นจะส่งผลต่อยอดขายหรือผลกำไรของสินค้าอย่างไร
โดยจะวัดจาก Promotion Affinity Score คะแนนที่เอาไว้วัดผลลัพธ์จากโปรโมชันที่ได้ทำลงไป ซึ่งผลลัพธ์หลักๆ จะเป็นเรื่องของผลกำไรที่มากขึ้น แต่ก็ยังมีผลลัพธ์อื่นๆ ที่นำมาประเมินได้อีก 5 ปัจจัยด้วยกัน (1) ความเต็มใจของลูกค้าที่ซื้อสินค้าโดยไม่มีโปรโมชัน (2) จำนวนการซื้อที่เพิ่มขึ้นเนื่องจากส่วนลด (3) ปริมาณการซื้อสินค้าที่ได้รับการโปรโมต (4) ความแปรปรวนของปริมาณสินค้าในคลัง และ (5) การเปลี่ยนแปลงของพฤติกรรมการซื้อ เช่น การเข้าร้านค้าบ่อยขึ้นหรือการใช้ตะกร้าสินค้าที่ใหญ่ขึ้น ที่เป็นผลมาจากการทำโปรโมชัน
และเพื่อให้เป้าหมายเป็นไปตามที่เราวางไว้ ผู้ค้าปลีกจำเป็นจะต้องเข้าใจสองสิ่งนี้เช่นกัน คือ “Key Performance Indicator (KPI)” หรือดัชนีวัดความสำเร็จ และผลลัพธ์ของ KPI ที่แสดงถึง “Total Customer Effect” หรือผลกระทบจากลูกค้าทั้งหมด ซึ่งสิ่งนี้จะแสดงรายได้หรือกำไรจากการจัดโปรโมชันของเราว่าประสบความสำเร็จมากน้อยเพียงใด โดยพิจารณาจากยอดขายที่เพิ่มขึ้น
เพื่อให้เกิดการตั้งราคาและการจัดโปรโมชันที่เหมาะสมที่สุด ผู้ค้าปลีกจำเป็นต้องคำนึงถึงสองปัจจัยต่อไปนี้และใช้มันควบคู่ไปด้วยกัน คือปัจจัยทางด้าน ‘ความอ่อนไหวต่อราคาสูง/ต่ำ (ข้อ 1)’ และปัจจัยทางด้าน ‘ความสัมพันธ์ในการโปรโมตสินค้าสูง/ต่ำ (ข้อ 2)’ โดยทั้งสองตัวแปรสามารถแยกย่อยออกมาได้ 4 วิธีด้วยกัน
– ความอ่อนไหวต่อราคา ‘สูง’ และผลลัพธ์จากการโปรโมตสินค้า ‘สูง’ : สำหรับสินค้าประเภทนี้ ผู้ค้าปลีกต้องใช้วิธีกำหนดราคาต่ำสุดเท่าที่เป็นไปได้ และให้ส่วนลดสูงที่สุดเท่าที่จะทำได้ นอกจากนี้ การทำโปรโมชันในหมวดนี้ควรจะมีเยอะขึ้น เพื่อให้เกิดการซื้อสินค้าที่มากขึ้น
– ความอ่อนไหวต่อราคา ‘สูง’ และผลลัพธ์จากการโปรโมตสินค้า ‘ต่ำ’ : ผู้ค้าปลีกสามารถควบคุมราคาปกติให้อยู่ในระดับต่ำกว่าราคาขายปลีก แต่สูงกว่าราคาโปรโมชัน
– ความอ่อนไหวต่อราคา ‘ต่ำ’ และผลลัพธ์จากการโปรโมตสินค้า ‘สูง’ : ใช้วิธีการตั้งราคาให้ใกล้เคียงกับราคาขายปลีกที่แนะนำหรือราคาคู่แข่งที่สูงที่สุด แต่ในขณะเดียวกัน ต้องมีส่วนลดจากโปรโมชันให้มากที่สุด รวมถึงผสมผสาน เพิ่มความถี่ของการจัดโปรโมชัน และมุ่งเน้นไปที่หมวดหมู่สินค้าที่มีผลลัพธ์จากการจัดโปรโมชันสูง
– ความอ่อนไหวต่อราคา ‘ต่ำ’ และผลลัพธ์จากการโปรโมตสินค้า ‘ต่ำ’ : ผู้ค้าปลีกสามารถสร้างมูลค่าสินค้าเพิ่มด้วยการตั้งราคาสินค้าให้ใกล้เคียงกับราคาสูงสุดของคู่แข่ง หรือสามารถที่จะลดหรือหยุดการทำโปรโมชัน
หลังจากที่วิเคราะห์และได้ข้อมูลจนกลายเป็นกลยุทธ์ที่เรากำลังผลักดันแล้ว เราจำเป็นต้องพิจารณาตัวแปรอื่นๆ ที่ส่งผลกระทบต่อการขับเคลื่อนแผนงานของเราด้วย โดย 3 สิ่งนี้จะมีบทบาทสำคัญที่ชี้วัดว่ากลยุทธ์ของเราจะประสบความสำเร็จหรือไม่
เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น ฝ่ายกำหนดราคา ฝ่ายขาย การวิเคราะห์หรือฝ่ายการจัดการสินค้าที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการขับเคลื่อน หรือมีส่วนร่วมกับกลยุทธ์ปรับราคาและการจัดโปรโมชัน จำเป็นต้องมีจุดมุ่งหมายไปทางเดียวกัน เช่น ผู้จัดการฝ่ายขายเห็นว่ากลยุทธ์นี้จะทำยอดขายสูงขึ้น และฝ่ายการตลาดก็เห็นแนวโน้มว่าสามารถสร้างฐานลูกค้าใหม่ๆ และทำให้สินค้าเป็นที่รู้จักได้ เป็นต้น
ธุรกิจจะเติบโตต่อไปได้ก็ต่อเมื่อมีข้อมูลที่เพียงพอต่อการวิเคราะห์ ผู้ค้าปลีกสามารถเลือกใช้เครื่องมือการเก็บข้อมูลอย่าง Stock Keeping Unit (SKU) ในขณะเดียวกัน การอัปเดตข้อมูลลงระบบ การรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์และแปลผลต่างๆ ก็จำเป็นเช่นกัน ทว่า กระบวนการทำงานของสิ่งเหล่านี้ต้องใช้เวลานานและมีต้นทุนสูง ดังนั้นเป็นหน้าที่ของผู้ที่มีอำนาจที่ต้องให้ความสำคัญและวางแผนให้ดี
แน่นอนว่าการทดสอบแนวทางการกำหนดราคาและโปรโมชันจะต้องพบกับอุปสรรคมากมาย ไม่มีการทดลองใดที่สมบูรณ์แบบตั้งแต่ครั้งแรก แต่มันจะเป็นจุดเริ่มต้นของการพัฒนาเพื่อนำไปสู่ความสำเร็จ ผู้ที่กล้าทดสอบและเรียนรู้จะได้เปรียบเป็นอย่างมาก เพราะมันจะทำให้พวกเขาได้เรียนรู้ ได้ตั้งคำถาม ปรับตัว และแก้ไขจากสิ่งที่เคยทำพลาด
แปลและเรียบเรียงจาก :
พนักงานคือฟันเฟืองสำคัญขององค์กร ทว่าจะประเมินและตอบแทนพวกเขาอย่างไร ให้พนักงานรู้สึกดีกับองค์กรและสิ่งที่พวกเขาทำ ปัญหานี้แก้ได้ไม่ยาก ด้วย 4P Management แล้วการบริหารจะกลายเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น
10 เทคนิคการสอนงานให้ได้ผล
พล.อ. เอริก ชินเซกิ อดีตทหารผ่านศึกสงครามเวียดนาม ผู้ดำรงตำแหน่งเสนาธิการทหารบก กล่าวถึงเคล็ดลับความสำเร็จในการบริหารจัดการนายทหารทั้งกองทัพกว่า 5 แสนนาย ในสุนทรพจน์เกษียณอายุราชการเมื่อปี 2003 ว่า “You must love those you lead before you can be an effective leader” หรือ “จงรักบรรดาผู้ที่อยู่ใต้บังคับบัญชาของคุณ คุณถึงจะเป็นผู้นำที่มีประสิทธิภาพได้”
หลายคนที่ได้ยินอาจแอบส่ายหน้ากับความคิดที่ออกจากอุดมคติเกินเอื้อมถึง โดยเฉพาะสำหรับโลกการทำงานในปัจจุบันที่ยากลำบากและมีการแข่งขันสูง
อย่างไรก็ตาม คริส โลว์นีย์ นักเขียนและผู้เชี่ยวชาญด้านภาวะความเป็นผู้นำ การตัดสินใจและการสร้างทีม ได้แสดงความเห็นต่อแนวคิดดังกล่าวผ่านเว็บไซต์ Forbes ว่า คำแนะนำของ พล.อ. เอริก ชินเซกิ ข้างต้นไม่ใช่เรื่องยากที่จะทำ และแนวคิดดังกล่าวสะท้อนให้เห็นกลยุทธ์ 3 ประการที่ใครๆ ก็สามารถทำได้เพื่อเปลี่ยนวิสัยทัศน์ความเป็นผู้นำที่เปี่ยมด้วยความรักไปสู่ความเป็นจริงในชีวิตประจำวัน สำหรับการบริหารทีม ไม่ว่าจะเป็นทีมขนาดเล็กไปจนถึงทีมข้ามชาติขนาดใหญ่
กลยุทธ์ทั้ง 3 ประการข้างต้นที่ว่าประกอบด้วย 1. อย่าคิดว่าลูกน้องมีหน้าที่เชื่อและให้ความร่วมมือกับคุณ 2. อย่าให้ความต้องการของตนเองมาก่อนทีม และ 3. อย่าพอใจอยู่แค่การปั้นผู้เชี่ยวชาญที่มีความสามารถมากกว่าการสร้างลูกน้องที่มีภาวะความเป็นผู้นำ
อันดับแรก ทำให้ทีมเคารพและเชื่อมั่นในตัวคุณอย่างจริงใจ อย่าทึกทักเอาว่าการเป็นลูกน้องจะต้องจงรักภักดีต่อเจ้านายโดยปริยาย โดย พล.อ. เอริก ชินเซกิ กล่าวว่า คุณอาจมีอำนาจสั่งการใดๆ ก็ตามให้ลูกน้องปฏิบัติตาม แต่เขาจะไม่ยอมรับคุณเป็นผู้นำอย่างแท้จริงจนกว่าคุณจะแสดงว่าคุณรักและเคารพในความเป็นมนุษย์ของลูกน้องของคุณ ภาวะความเป็นผู้นำ หรือ Leadership แตกต่างจากการเป็นผู้มีอำนาจสั่งการ ความเป็นผู้นำคือการสร้างแรงบันดาลใจให้คนอื่นๆ อยากทำงานกับคุณหรือทำงานให้คุณ
อันดับสอง ให้ความสำคัญกับความต้องการของสมาชิกในทีม โดยความต้องการนั้นต้องมาก่อนความต้องการของตนเอง พล.อ. เอริก ชินเซกิ อธิบายว่า ผู้นำที่มีประสิทธิภาพคือผู้นำที่ต้องยินดีเต็มใจเสียสละ หรือจัดการบรรเทาประเด็นละเอียดอ่อนทั้งหลายอย่างความก้าวหน้า สวัสดิภาพส่วนบุคคล ความปลอดภัยของผู้อื่นก่อนของตนเอง คนส่วนใหญ่มักจะทำได้เพื่อสมาชิกในครอบครัว น้อยมากที่จะยอมเสียสละเพื่อเพื่อนร่วมงาน แม้ว่าการทำงานในที่ทำงานจะไม่ได้เรียกร้องให้ลูกน้องต้องอุทิศชีวิตเพื่อทีม แต่อย่างน้อยที่สุดการเป็นผู้นำที่ดีตามฉบับของ พล.อ. เอริก ชินเซกิ ก็เตือนให้รู้ว่าอย่าเอาความต้องการของตนเป็นใหญ่ และให้ความต้องการของทีมมาก่อนสถานะหรืออัตตาของตนเอง
อันดับสาม คือสิ่งที่ตามมาจากข้อก่อนหน้า นั่นคือการพัฒนาศักยภาพของทุกคนที่ไว้วางใจและเชื่อมั่นที่จะก้าวเข้ามาอยู่ภายใต้การบริหารงานของคุณ การให้ความสำคัญกับทีมเป็นอันดับแรกหมายถึงความมุ่งมั่นที่จะช่วยให้สมาชิกในทีมเติบโตและเจริญรุ่งเรือง
โดยสิ่งที่ พล.อ. เอริก ชินเซกิ กล่าวอยู่เสมอคือ “กองทัพต้องทำสองสิ่งให้ดีในแต่ละวัน ฝึกทหารและพัฒนาพวกเขาให้เป็นผู้นำ” ซึ่งสำหรับในโลกของการทำงาน การฝึกฝนถือเป็นส่วนหนึ่งของงานบริหารที่มักเรียกกันว่าเป็นการพัฒนาทักษะหรือพัฒนาความเป็นมืออาชีพ และผู้นำที่ดีและรักที่จะให้เกียรติลูกน้องตามแบบฉบับของ พล.อ. เอริก ชินเซกิ จะไม่เพียงทำให้ลูกน้องกลายเป็นคนที่มีความสามารถมากขึ้นเท่านั้น แต่จะกลายเป็นผู้ที่มีภาวะผู้นำพร้อมที่จะช่วยผลักดันให้ทีมไปข้างหน้าต่อไปได้
ภาพประกอบ: นิสากร ฤทธาภัย
อ้างอิง:
บิล เกตส์ ผู้ก่อตั้งไมโครซอฟท์ ไอคอนอันดับต้นๆ ของโลก
ผู้รักการอ่านและบริหารเวลาได้อย่างยอดเยี่ยม
1. มีสัปดาห์แห่งการคิด (Think Week)
สำหรับ บิล เกตส์ จะมีสัปดาห์ที่ปลีกวิเวกไปที่กระท่อมแห่งหนึ่ง เป็นสัปดาห์ที่เขาจะไม่ทำงาน แต่จะใช้เวลาอ่านเอกสารที่สำคัญๆ แทน เพื่อคิดค้นสิ่งใหม่ๆ เป็นการหมกตัวและโฟกัสกับสิ่งนั้นอย่างมาก บิล เกตส์ จะทำแบบนี้อยู่ประมาณปีละ 2 ครั้ง ผลลัพธ์ที่ได้ ทำให้เขาสามารถออกผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ ที่ประสบความสำเร็จ อย่าง Internet Explorer ในสมัยนั้น
แต่เราไม่จำเป็นต้องทำแบบ บิล เกตส์ เป๊ะๆ เราอาจจะหา Third Place เป็นร้านกาแฟที่เหมาะกับเรา แล้วปลีกวิเวกในเวลาเพียงไม่กี่ชั่วโมงก็ยังได้ หรือใช้วันหยุด 1-2 วัน แล้วปลีกวิเวกในต่างจังหวัด
2. ใช้ประโยชน์ของเศษเสี้ยวเวลาให้ได้มากที่สุด
ทุกคนจะมีเวลาส่วนตัวในแต่ละวันเป็นเศษเสี้ยวเล็กๆ น้อยๆ เป็นเวลาที่คล้ายๆ ไขมัน เช่น เวลาที่คุณนั่งอยู่บนรถ เข้าห้องน้ำ รอประชุม นั่งรอทำธุรกรรมทางการเงิน เวลาเหล่านี้ เพียง 5-15 นาที ก็มีคุณค่า แทนที่เราจะเอาเวลาไถเฟซบุ๊กไปเรื่อยๆ สิ่งที่ บิล เกตส์ แนะนำและทำอยู่ตลอดก็คือ เขาจะมีหนังสือติดตัวไปด้วย แต่คุณไม่จำเป็นต้องอ่านหนังสืออย่างเดียวก็ได้ อาจใช้เวลาเศษเสี้ยวเหล่านี้ในการส่งข้อความหาครอบครัว นัดหมายงาน ตอบอีเมลเล็กๆ น้อยๆ ก็ทำให้เกิดประโยชน์ขึ้นได้มากกว่าเดิม
3. วางแผนและจัดเวลาให้ชัดเจน
เช่น เวลา 9-10 โมง คุณจะทำอะไร 10 โมงครึ่ง – 11 โมง จะทำอะไร เพราะในแต่ละวันเรามีงานยิบย่อยที่ต้องสะสางเยอะ ถ้าเราไม่วางกรอบเวลา (Time Boxing) ไว้ให้ดี มันจะกระทบกับการทำงานอย่างอื่น หรือทำให้คุณทำงานไม่เสร็จสักอย่าง บิล เกตส์ แทบจะแบ่งเวลาตัวเองของเป็นบล็อกละ 5 นาที เพราะวันหนึ่งเขาเจอคนเยอะมาก และมีสิ่งที่ต้องทำเยอะมาก
4. จัดลำดับความสำคัญและรู้ศักยภาพตัวเอง
ในแต่ละวันจะต้องมีสิ่งที่คุณทำให้เสร็จในวันนั้น การจัดลำดับความสำคัญจะช่วยในการบริหารเวลาทั้งหมด ถ้ามีเวลา 15 นาที แล้วมีอีเมลต้องตอบหลายฉบับ ให้เลือกฉบับที่สำคัญที่สุดตอบก่อน แล้วหาเวลาอีก 15 นาทีในภายหลัง เพื่อตอบฉบับอื่นๆ พร้อมกับต้องรู้ศักยภาพของตัวเองในการทำสิ่งนั้น งานไหนใช้แค่ทักษะพื้นฐาน งานไหนต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ เช่น เขียนบทความ คิดคอนเซปต์งาน ต้องเผื่อเวลาและหาช่วงเวลาในการคิดให้เหมาะสม
5. ใช้แอปพลิเคชันช่วยบ้างก็ดี
บิล เกตส์ ไม่ใช้ To Do List แต่จะใช้ Outlook Calendar ใช้ SharePoint ในการจัดเรียงลำดับไอเดียและเรื่องงาน หรือเราสามารถใช้พวก Note หรือ Bookmark บ้าง ในการจัดเก็บไอเดียและจัดระเบียบชีวิตของเราได้ดีขึ้น
6. นอนให้พอ
วันไหนนอนน้อยเกินไป แล้วจะต้องทำงานไปอีกเกือบ 10 ชั่วโมง วันนั้นจะพังได้ทันที บิล เกตส์ เป็นคนที่นอนเยอะ ประมาณ 7 ชั่วโมงต่อวัน เขาจะนอนตอนเที่ยงคืนและตื่นตอนเจ็ดโมงเช้า เพราะฉะนั้นเราควรนอนให้พอ เพื่อที่วันต่อไปเราจะได้บริหารจัดการเวลาได้ดี
7. อย่าไปเสียเวลากับสิ่งที่ไม่นำไปสู่เป้าหมายชีวิต
ตัวอย่างง่ายๆ คือการใช้เวลากับโซเชียลมีเดียไปแบบเปล่าประโยชน์ ไถไปเรื่อยๆ เวลาเหล่านี้ควรจะมีให้น้อยที่สุด เราสามารถเอาเวลาเหล่านี้มาทำงานอื่นได้ หรืออยู่กับเพื่อน อยู่กับครอบครัวก็ยังได้
8. รู้แผนระยะไกล เพื่อบริหารเวลาในปัจจุบันได้ถูกต้อง
รู้ตัวว่าต่อไปเราอยากจะเป็นอะไร ชีวิตที่มีความสุขของเราควรจะมีมิติอะไรบ้าง เช่น การงาน สุขภาพ ความสัมพันธ์ มองไปข้างหน้า 5-10 ปี แล้วคิดย้อนกลับมาว่า การบริหารเวลาแบบไหนจะนำพาเราไปถึงตรงนั้น เช่น ถ้าเราอยากเป็น CEO ในอีก 10 ปีข้างหน้า ในปีแรกเราควรจะคิดวางแผนอย่างไร การคิดแบบนี้จะช่วยกระตุ้นเรื่องการบริหารเวลา ว่าอะไรกันแน่คือสิ่งที่สำคัญที่สุดและควรให้เวลากับมัน
ทำให้งานราบรื่นด้วยเทคนิคมอบหมายและติดตามงานได้อย่างถูกวิธี
สิ่งเหล่านี้จะทำให้ทีมมีศักยภาพในการทำงานที่ดียิ่งขึ้น
บทบาทของหัวหน้ามาพร้อมกับการมอบหมายงานให้กับลูกน้องในทีม เพื่อช่วยแบ่งเบาภาระในการทำงานและไม่ให้งานไปกองที่ใครคนใดคนหนึ่งมากเกินไป ซึ่งการจ่ายงานมันมีอะไรมากกว่าการสั่งงานไปวัน ๆ โดยไม่คำนึงถึงศักยภาพของลูกน้อง เพราะหัวหน้าต้องวิเคราะห์ลูกน้องในทีมเป็นรายบุคคลเลยว่า คนนี้ถนัดด้านไหน ก็มอบหมายงานให้ตรงกับทักษะของคนนั้นมากที่สุด เพื่อให้งานออกมามีประสิทธิภาพและปราศจากข้อผิดพลาด
ขั้นแรกหัวหน้าควรรู้จักลูกน้องของตัวเองให้ดีพอ และวางแผน Process งานอย่างรัดกุมที่สุดโดยคำนึงถึงเป้าหมายของงานชิ้นนั้น ๆ เพื่อสามารถส่งต่อให้กับคนในทีมได้แบบไม่ติดขัด
ซึ่งการมอบหมายงานนั้นก็มีเทคนิคดี ๆ อยู่ 5 ข้อที่หัวหน้าทุกคนสามารถนำไปปรับใช้กับลูกน้องในทีมได้ครับ
1. การวางแผนและเตรียมตัวก่อนเริ่มทำงาน
ทุกเช้าหัวหน้าควรมาเตรียมแผนการทำงานล่วงหน้า รวมไปถึงเรื่องที่ต้องพูดคุยกับลูกน้องในการประชุมย่อย ๆ ระหว่างคนในทีมในตอนเช้า เพื่อเน้นย้ำความสำคัญของงานแต่ละชิ้นให้กับตัวเองเพื่อป้องกันการผิดพลาด การวางแผนย่อมดีกว่าไม่มีแผน สละเวลาช่วงเช้าสักครึ่งชั่วโมงให้กับการวางแผนงานเพื่อให้เข้าใจภาพรวมของการทำงานได้ดีขึ้น และช่วยยกระดับการทำงานให้ดีในทุก ๆ วัน
2. วางกรอบเวลาการทำงานให้ชัด
ทุกครั้งที่มอบหมายงานให้กำหนดระยะเวลาการทำงาน เพื่อลูกน้องสามารถจัดระเบียบการทำงานของตัวเองได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะเมื่อต้องทำงานหลายชิ้นในช่วงเวลาที่ไล่เลี่ยกัน มีการบอกล่วงหน้าเพื่อให้พนักงานได้เตรียมตัวหาข้อมูลหรือวางแผนการทำงานที่ได้รับมอบหมาย ซึ่งความชัดเจนในหน้าที่ของแต่ละคนคือสิ่งสำคัญมากในการทำงาน เพื่อที่ให้พนักงานสามารถเข้าถึงเป้าหมายของการทำงานได้ง่ายขึ้น ถ้าหากมีการประชุมก็ควรบอกล่วงหน้าอย่างน้อย 1 ชั่วโมงเพื่อลดปัญหางานติดพันจนทำให้ไม่มีสมาธิ
3. อธิบายเนื้อหาให้ละเอียด
ทุก ๆ การมอบหมายงาน คือการสื่อสารที่ชัดเจนด้วยภาษาพูด ฉะนั้นหัวหน้าควรย่อยข้อมูลในการอธิบายให้ลูกน้องฟังเข้าใจได้ง่ายที่สุด เรียบเรียงเนื้อหาและไม่ใช้คำพูดที่ยากจนเกินไป โดยเฉพาะขั้นตอนการทำงานที่ยากมาก เพื่อความลื่นไหลในการทำงาน หากลูกน้องมีคำถามที่ไม่เข้าใจอยู่บ่อยครั้งให้ตอบกลับไปด้วยความใจเย็น กระตุ้นให้ลูกน้องเข้าใจในเนื้องานจริงเพื่อให้มีทิศทางการทำงานไปในทางเดียวกัน
ซึ่งการสอนงานลูกน้อง หัวหน้าก็ได้ก็ทบทวนตัวเองไปพร้อม ๆ กัน นับว่าเป็นข้อดีในการมอบหมายให้กับคนในทีมครับ
4. ไม่ควรติดตามงานบ่อยเกินไป
การติดตามงานที่ดีควรมีวันละสองรอบเท่านั้น อาจเป็นช่วงก่อนพักกลางวันและช่วงก่อนเลิกงาน เพราะการติดตามงานถี่จนเกินไปจะดูเหมือนเป็นการจับผิด และสร้างความไม่มั่นใจให้กับคนทำงาน
เมื่อถึงเวลาติดตามงานให้ถามถึงปัญหาที่ติดขัดเพื่อที่หัวหน้าจะได้ช่วยแก้ไขได้อย่างถูกจุดและทันท่วงที
5. สื่อสารด้วยภาษากายที่ดี
ภาษากายนับว่าเป็นเรื่องสำคัญมาก และจะแสดงได้ชัดเจนที่สุดเมื่อหัวหน้าสอนและอธิบายงาน คนสอนก็ไม่ควรมีสีหน้าที่เคร่งเครียดจนเกินไป หรือมีการดุด่าว่ากล่าวลูกน้องต่อหน้าคนหมู่มาก เพื่อให้บรรยากาศในการทำงานไม่อึมครึมและสร้างความหวาดหวั่นใจให้กับผู้รับสาร
แม้การมอบหมายและติดตามงานจะเป็นเรื่องที่อยู่ในระเบียบการทำงานมาตั้งแต่ต้น แต่ความละเอียดและความชัดเจนในการสื่อสารก็สำคัญด้วยเช่นกัน ฉะนั้นต้องวางแผนก่อนจ่ายงานให้ดี และมีการอธิบายงานให้เข้าใจไปในทางเดียว เพราะเป็น Process แรก ๆ ที่จะช่วยทำให้งานราบรื่นและลดอุปสรรคต่อการทำงาน