Documentos

Recomendaciones

Temperatura y humedad relativa:

• Aunque aún existe mucho debate sobre la recomendación que mejor provea estabilidad para los documentos y sea viable para la institución, mantener a una temperatura estable entre los 55°-59°F y 72°-77°F con una humedad relativa entre 40%-60% (AIC, 2010) aparenta satisfacer a varios. Aún, hay que hacer la salvedad de que a menor temperatura, mayor longevidad se proveerá a los documentos y que lo más importante es evitar las variaciones bruscas para no causar estrés a los mismos limitando a un 5% cada 24 horas.

Exposición a la luz

• El ANSI/NISO Z39.79-2001 Environmental conditions for exhibiting library and archival materials indica que para exhibiciones, la exposición a la luz debe estar basada en la sensibilidad del objeto, el nivel anticipado de exposición, y la acumulación pasada y proyectada de dicha exposición.
• En cuanto a la intensidad de la luz está debe mantenerse en la mínima posible pero que pueda facilitar que se vea el objeto. El estándar de áreas de exhibición es que éste no exceda los 50 lux o (5 footcandle) para objetos altamente sensibles y se recomiendan no más de 100 lux (10 footcandle) para objetos con sensibilidad moderada.
• Para la iluminación se recomienda la artificial y nunca la directa del sol o a través de tragaluces. Las áreas de trabajo y para la consulta de documentos pueden tener niveles de 200 to 600 lux, pero los objetos se deben mantener cubiertos durante los periodos que no se utilicen (NEDCC, 2015).

Manejo de plagas

• Para evitar la presencia de insectos y roedores se recomienda mantener una política de no alimentos, limpieza constante de la basura y mantenimiento de las áreas para evitar aniden en los espacios menos concurridos.
• Además, la temperatura y humedad relativa juegan un papel importante para evitar su propagación y la del moho, ya que todos buscan temperaturas cálidas y espacios húmedos.
• Todo fondo que se reciba se debe mantener en cuarentena para asegurar está libre de plagas que puedan afectar las colecciones.
• Si se encuentra un objeto afectado por alguna plaga, remover y revisar los recursos vecinos para identificar los que requieren atención.
• El Canadian Conservation Institute (2009) tiene una excelente lectura con material para identificar las plagas y qué hacer con ellas.

Almacenamiento

• ANSI/NISO Z39.77-2001 con su Guidelines for information about preservation products estableció una serie de parámetros que ayudan a los archivistas y bibliotecarios a adquirir los materiales adecuados.
• La Biblioteca del Congreso y los Archivos Nacionales de Estados Unidos publican guías sobre las características esperadas de los diferentes materiales de almacenamiento que ellos utilizan. Estas aplican una serie de pruebas para asegurar la calidad, durabilidad y resistencia a base de lo establecido por el Technical Association of the Pulp and Paper Industry (TAPPI) y el American Society for Testing and Materials (ASTM).
• En resumen, las cajas, cartapacios y envolturas que se utilizan para proteger los recursos deben ser estables químicamente. Se requiere que todos los materiales de almacenamiento sean neutrales (7 en la escala de pH), pero, si es posible – y los objetos no son afectados – tenga una reserva alcalina de 3% de carbonato de calcio según se aplica por el National Park Services (1995).
• Las cajas y cartapacios deben proteger la totalidad de los documentos, para esto: (1) se debe asegurar que el cartapacio cubra toda la superficie del papel, (2) la caja sea de tamaño adecuado para evitar ondulaciones o dobleces a los documentos, (3) llenar a caja a capacidad, permitiendo la manipulación y remoción de cartapacios con facilidad o utilizar un espaciador para ocupar las secciones vacías y evitar ondulaciones y (4) para documentos de gran tamaño, guardar de forma horizontal y plana.
• Si hay diversos medios y soportes: colocar un papel permanente entre estos para proteger de la migración acídica, o si causará mayor daño, remover y colocar una hoja que indique su nuevo lugar o una fotocopia en papel permanente.

Manipulación

• Trabajar en un área cómoda, amplia y limpia.
• Lavarse y secarse bien las manos antes de trabajar. Si utiliza guantes, estos deben permitir precisión para manipular los documentos y no ejercer mayor presión a la necesaria.
• Siempre trabajar con una caja y cartapacio a la vez para evitar entremezclar documentos.
• Mantener cubiertos los documentos que no se utilizan para proteger de la luz.
• Los documentos deben permanecer en todo momento en la mesa, nunca los observe en sus manos, provea soporte en todas sus partes y manipule lo menos posible.
• No moje sus dedos para pasar las páginas.

Qué hacer si se moja

• Si un documento se moja hay que actuar rápido (menos de 48 horas), pues este puede mancharse por sangrado de tintas, desintegrarse o desarrollar moho.
• Se recomienda, secar de forma horizontal, entre dos hojas de papel secante sin impresiones. Se hace presión para remover el exceso de agua y el papel secante se cambia hasta que no haya exceso de agua.
• Luego, se colocan en una mesa en un área ventilada y fresca con un abanico para mover el aire, (este no debe apuntar a los documentos para evitar vuelen); mantener una humedad relativa entre 30-50%.
• Si no se pueden atender con premura los documentos, o son demasiados, estos se deben congelar inmediatamente y trabajar poco a poco o contratar a una compañía.