Utvikling og støttetjenester

Utvikling og støttetjenestene ledes av områdedirektør for organisasjon og områdedirektør for økonomi og finans. Området omfatter totalt 10 enheter. Enhetene har en viktig rolle i arbeidet med å oppdatere og modernisere organisasjonen, tilpasse gamle prosedyrer og regler til nye krav og forventninger og til teknologiske endringer. Området ivaretar oppgaver i spennet fra rene interne støttetjenester for kommunens strategiske ledelse og kommunens 208 enheter, til direkte innbyggertjenester som omfatter blant annet håndtering av innsynskrav og skranketjenester,

Innledning

Budsjett for det enkelte år er basert på budsjettet fra året før korrigert for årets endringer. Endringene for det enkelte år er beskrevet i budsjettet. I budsjettet finner man budsjettall for hele tjenesteområdet. For å gi en mer detaljert informasjon om hva budsjettmidlene brukes på, er tjenesteområdets ramme delt opp på enhet. I tabellene for aktivitetsinndeling for området finner man netto budsjett for 2020 og 2019. For noen av aktivitetenes sin del er det relativt store forskjeller mellom de to årene, hovedforklaringen til dette er sammenslåingen mellom Trondheim og Klæbu kommune.

Tabell 26-1 Vedtatt budsjett utvikling og støttetjenester 2020 fordelt på aktiviteter (tall i 1000 kr)

Arbeidsmiljøenheten

Arbeidsmiljøenheten er Trondheim kommunes bedriftshelsetjeneste, samt strategisk og operativt kompetansemiljø innen HMS og arbeidsmiljøarbeid. Som bedriftshelsetjeneste har vi en fri og uavhengig stilling, og også taushetsplikt om individuelle forhold.

Arbeidsmiljø handle om hvordan man planlegger, organiserer og gjennomfører arbeidet og omfatter fysiske, kjemiske, biologiske, ergonomiske, og psykososiale forhold. Se arbeidstilsynets modell. For å kunne gi kunnskapsbasert råd og veiledning har vi bredt sammensatt kompetanse. Alle i organisasjonen kan kontakte oss, både ledere, arbeidstakere, arbeidsmiljøutvalg og øvrig vernetjeneste

Enhet for kommunikasjon, administrasjon og innbyggerkontakt

Vi håndterer et bredt sett av oppgaver tilknyttet blant annet lønn, regnskap og saksbehandling for Kommunedirektøren, service til innbygger, produksjon av kommunens ID-kort og ulike typer kommunikasjonstjenester til kommunedirektør, områdedirektører og kommunens drøyt 200 enheter. Vi bidrar også i oppfølging av alle enhetsledere, og fungerer i tillegg som støtte for Kommunedirektøren ved kriser og beredskap. Enheten er lærebedrift og vi har for tiden 3 lærlinger. To i kontorfag og en i mediegrafikerfaget.

Innkjøpstjenesten

Innkjøpstjenesten er kommunens kompetansesenter i anskaffelsesspørsmål, og skal støtte enhetene i spørsmål om anskaffelser og innkjøp. Innkjøpstjenesten inngår felles rammeavtaler for hele kommunen. Ved at kommunen opptrer i fellesskap oppnår vi fordeler som kommer alle enhetene til gode. Dette kan være pris, miljø- og kvalitetsaspekter, etikk og samfunnsansvar med mer. Enheten gir rådgiving, opplæring og informasjon om innkjøp og e-handel. Enheten er kommunens kontaktpunkt mot Leverandørutviklingsprogrammet og har ansvar for kommunens arbeid med innovative anskaffelser.

Innkjøpstjenesten og Trondheim kommunes anskaffelser skal bidra til effektiv bruk av kommunens ressurser, innovative løsninger, et seriøst arbeidsliv og gjennomføres med vekt på kommunens samfunnsansvar.

IT tjenesten

IT-tjenesten skal sørge for at Trondheim kommunes enheter har tilgang til gode IKT-tjenester slik at de får gjort jobben sin overfor innbyggerne, og at virksomheten generelt gjøres istand til å modernisere den samlede tjenesteproduksjon. Vi leverer tjenester innenfor følgende områder:

• Systemutvikling, integrasjonstjenester

• IT arkitektur og sikkerhet

• Nettverk, kommunikasjon og telefoni

• Digitale arbeidsflater

• Skybaserte samhandlings, arbeidsflyt og publiseringsløsninger

• IT-brukerhjelp

• Brukeradministrasjon

• Prosjektledelse

• IT avtaleinngåelse og oppfølging

• Tjenesteoppfølging (tjenesteforvaltning, tjenesteeierskap)

• Rådgivning i valg av IKT-løsninger og i anskaffelsesprosesser

Kommuneadvokaten

Kommuneadvokaten er uavhengig av kommunens øvrige virksomhet og inngår ikke i kommunens forvaltningslinje eller beslutningsprosesser. Kommuneadvokaten yter rettshjelp til kommunen i form av rådgivning og prosessoppdrag, på linje med den bistand private advokater yter sine klienter. Kommunedirektøren har i Rettsinstruks for Trondheim kommune besluttet at alle enheter i kommunen har rett og plikt til å benytte Kommuneadvokaten ved behov for advokatbistand. Retten til advokatbistand innebærer at det er etterspørselen fra kommunens enheter som til enhver tid styrer Kommuneadvokatens oppdragsmengde og typen oppdrag.

Personaltjenesten

Personaltjenesten er et kompetansesenter for personalarbeid og fungerer som en utviklings- og støttetjeneste for kommunedirektøren og kommunens ledere. Personaltjenesten skal bistå alle ledere og deres støttefunksjoner slik at gjeldende lov- og avtaleverk, retningslinjer og rutiner følges.

Vi veileder på følgende områder:

• råd og veiledning i juridiske og faglige spørsmål

• bistå i personalsaker og konflikthåndtering

• oppsigelsessaker

• sykefraværsarbeid på individuelt og strategisk nivå

• skriver og følger opp politiske saker

• opplæring og kursing for kommunens ledere

• opprette og revidere rutiner og retningslinjer i kvaliteket

• tjenesteforvalter i deler av HR-portalen

• tjenesteforvalter for TQM

• tjenesteforvalter KS-læring

• bistå og lage opplæringsplaner i alle kommunens tjenesteområder

• rekrutteringsstøtte fra A-Å

• “Ung i jobb” - KIT - Det interne arbeidsmarked

Personaltjenesten er Trondheim kommunes opplæringskontor og ivaretar KS sin målsetting om at kommunen skal ha 2 lærlinger pr 1000 innbygger.

• tilsetting

• oppfølging og kvalitetssikring

• utvikling innen fagopplæringsområdet

• skrive og følge opp politiske vedtak

• økonomiforvaltning av tilskudd og lønn knyttet til lærlingene på vegne av hele kommunen

Hele organisasjonen bruker våre tjenester og Personaltjenesten har derfor en stor portefølje av saker.

Regnskapstjenesten

Vi har ansvaret for at regnskapet i kommunen gir et riktig bilde av den økonomiske aktiviteten gjennom året og ved årets slutt. Vi forvalter økonomiske bestemmelser knyttet til regnskapet og har et ansvar for at gjennomgående prosesser på økonomiområdet fungerer effektivt og har god kvalitet. Vårt ansvarsområde er:

• Behandling av inngående faktura og oppfølging av leverandører

• Behandling av utgående faktura og oppfølging av innbyggere og andre kunder

• Behandling av refusjoner fra NAV

• Merverdiavgift og merverdiavgiftskompensasjon

• Informasjon og veiledning om regnskapsføring

• Opplæring og brukerstøtte innen våre ansvarsområder

Tolketjenesten

Tolketjenesten er den kommunale tolke- og oversettelsestjenesten i Trondheim. Tolketjenesten formidler og utfører tolke- og oversettelsestjenester og bidrar dermed til at andre enheter overholder sin lovpålagte informasjons- og veiledningsplikt overfor minoritetsspråklige innbyggere, jfr. Forvaltningsloven §11, §16, §17 samt diverse særlover.

Alle enheter i kommunen kan benytte enhetens tolke- og oversetterfaglige kompetanse.

Tolketjenesten arrangerer kurs i Kommunikasjon via tolk for faggrupper og enheter i Trondheim kommune.

Trondheim byarkiv

Trondheim byarkiv - Byens hukommelse. Forvalter dokumenter i kommunal saksbehandling, bevarer historiske arkiver og formidler innsyn i nye og gamle kilder.

Byens befolkning kan bestille innsyn i mange av dokumentene vi oppbevarer. Noen ofte etterspurte dokumenter er:

• Eiendomsinformasjon - alle dokumenter som har å gjøre med grunneiendom og byggeprosjekter å gjøre.

• Personlig dokumentasjon - dokumentasjon av dine forhold til kommunen

• Innsyn i kommunal saksgang - dokumenter referert i offentlig postjournal

Trondheim byarkiv har arkivene etter kommunale etater i Trondheim by fra cirka 1837 og fremover. Deriblant arkivene etter tidligere Strinda, Leinstrand, Byneset og Tiller kommuner før de ble en del av Trondheim kommune.

Økonomitjenesten

Økonomitjenesten hjelper enhetene i Trondheim kommune med rett lønn og bærekraftig økonomistyring. Vi kjører lønna for hele organisasjonen og fordeler budsjettene i samarbeid med Finansstaben. Våre ansatte er rådgivende, veiledende og støttende i forhold til økonomirelaterte saksområder, lønn og arbeidstidsplanlegging.

Tjenester:

• Økonomisk rådgivning

• Fordeler enhetsbudsjettene

• Bistå organisasjonen med økonomistyring slik at merforbruk unngås

• Støtter fagstab i HØP-arbeidet og andre økonomiske beregninger

• Trondheim kommunes sentrale fagkompetanse innenfor lønn

• Trondheim kommunes sentrale fagkompetanse innenfor turnusplanlegging

• Kursing, veiledning og opplæring innenfor lønn, økonomi og arbeidstidsplanlegging

• Analyse og prosjektoppgaver

• Utvikling av styringsverktøy

• Tjenesteforvalter GAT (turnus) og LIFT (økonomistyring/budsjett)

Innledning

Tabellen viser totalbudsjett for hovedartene. De viktigste er lønn/godtgjøring, drift og overføringer.

Tabell 26-2 Vedtatt driftsbudsjett 2020 fordelt på hovedarter (tall i 1000 kroner)

Hovedtrekk

Lønn/godtgjøring utgjør 61,4 prosent av brutto utgiftsbudsjett. Driftsutgifter utgjør 30,7 prosent av brutto utgiftsbudsjett. Den største utgiftsposten her er driftskostnader knyttet til kommunens IT systemer.

Overføringer til andre utgjør 7,5 prosent av brutto utgiftsbudsjett. Dette omfatter blant annet lærlinger og Det Interne arbeidsmarkedet. Lærlinger og IT system omfatter også de største inntektspostene.

Spesielle forhold

Kommunikasjonsenheten, Digitalt Førstevalg og Kemner er tatt ut av tallgrunnlager for 2019 og 2020 da enhetene ikke videreføres i 2021.