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1. Définition des besoins et des attentes
La première étape consiste à définir les besoins et les attentes de la direction de l'entreprise en fonction du contexte externe et interne. Ces besoins et attentes aident à préciser les objectifs du tableau de bord, l'étendue du projet, le niveau de détail, le genre d'information désirée ainsi que les problèmes possibles dans l'implantation d'un tableau de bord stratégique.
2. Élaboration de l'architecture du tableau de bord stratégique
La deuxième étape sert à définir l'architecture du tableau de bord stratégique. Cette étape consiste à définir 1. la structure des processus, 2. les outils de gestion et 3. les périodes d'évaluation de la performance.
En commençant avec le modèle de gestion d'une organisation vous augmentez vos chances d'avoir une structure d'activités simple, logique, facile à comprendre et à communiquer.
La classification des processus de gestion qui découle du modèle de gestion d'une organisation sert de guide dans l'élaboration des principaux processus, sous-processus et activités de l'entreprise. Il restera à ajouter les processus qui manquent et à enlever ceux qui sont de trop.
Il est préférable de commencer avec le moins de processus possibles, quitte à en ajouter par la suite. Ce qui est important, c'est de préserver la logique des processus et de regrouper les processus qui vont ensemble. Il est important aussi d'éviter de répéter les mêmes processus.
3. Développement de l'infrastructure du tableau de bord stratégique
La troisième étape est une étape cruciale car c'est l'étape qui déterminera le succès ou l'échec de votre projet d'avoir un tableau de bord répondant aux besoins de l'entreprise. C'est pourquoi il est très important de rester simple. Il existe des quantités de logiciels sur le marché qui vous promettent des quantités d'information, de graphiques de toutes les formes et de toutes les couleurs mais qui sont lourds à supporter, qui sont souvent loin de répondre à vos besoins et à vos attentes, qui coûtent cher et qui vous amènent à abandonner votre projet de tableau de bord stratégique. Donc, restons simple.
Dans un premier temps, utilisez un chiffrier Excel pour bâtir vos tableaux et vos graphiques. Si le chiffrier répond toujours à vos besoins et à vos attentes, conservez-le. L'avantage d'un chiffrier est sa capacité, presque infinie, de se modeler à vos moindres désirs.
Sur la feuille de votre chiffrier, détaillez, dans la première colonne, les processus et les activités de gestion puis, dans les colonnes suivantes, précisez les trois périodes de temps (en mois, trimestres ou années).
L'avantage d'utiliser trois périodes permet de visualiser les tendances. Les graphiques et les tableaux seront plus simples et feront ressortir les points forts et les points faibles.
4. Tests, formation et communication
Une fois que le tableau de bord est construit, il faut le tester pour voir s'il correspond aux besoins et aux attentes exprimés au début. Les tests consistent à inscrire des données fictives, de voir les résultats et d'apporter les modifications nécessaires.
La tâche suivante consiste à identifier et à former les personnes qui auront à évaluer la performance des secteurs d'activités de l'entreprise. Le nombre de personnes dépendra de la taille de l'entreprise et des objectifs visés. Ce qui est important, c'est d'avoir des personnes qui connaissent les activités et qui peuvent porter un jugement objectif sur la performance de ces activités. Idéalement, il serait utile d'avoir des personnes de l'extérieur des secteurs d'activités de l'entreprise.
Lorsque les tests sont faits et que les personnes sont formées, la direction de l'entreprise doit communiquer à l'ensemble du personnel concerné la nouvelle façon de gérer et les modalités de fonctionnement du tableau de bord.
5. Suivi, évaluation et actions
La dernière étape consiste à évaluer les résultats, à identifier les problèmes et à apporter les modifications nécessaires.
Tableau de Bord Stratégique 1-2-3 Baromètres et Outils de Gestion JPL
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