若您要用實體的東西來形容 ischool,我想「檔案櫃」是再適合不過的。

您可以將 ischool 看成是一個大型的檔案櫃,在「學生」這個檔案櫃裡面,分為五個檔案區,分別是「一般生」、「休學生」、「延修生」、「畢業及離校生」與「刪除」(這五個區也就是學生的「狀態」),而每一筆學生的資料都存在一個自己的資料匣中,打開學生個人的資料匣您可以看到學生在校的所有表現記錄(也就是在學生上面的「資料項目」如下圖F 區),我們會把每一個學生的資料匣依學生目前的狀態放在所屬的檔案區內(也就是依學生的狀態進行分類),依我們作業的需要,我們可以自行選擇欲查閱的檔案區(由下圖A 區的「篩選」進行切換)。

「學生的資料放在檔案櫃裡,我要怎麼找學生呢?」在 ischool 裡面您要找到學生並不困難,您若要搜尋學生您可利用「學生姓名」、「學號」、「身分證號」、「家長或監護人姓名」、「英文姓名」及「登入帳號」的關鍵字進行搜尋(由下圖 B 區輸入關鍵字後點選放大鏡進行搜尋,您可以點選下圖 B 區放大鏡右邊的「▼」切換搜尋條件)。在學生的「樹狀結構」資料區(下圖 C 區),您可以看到每一個分類群組的學生數總數,若您要選取該群組的學生,可以先按住鍵盤上的「Ctrl」之後再以滑鼠點選該群組名稱,

就可以將該群組的學生一次選取,若是您想要處理多個群組,可以先按住鍵盤上的「Shift」之後再以滑鼠點選您所要選取的群組,這時系統會將您選取的群組學生加入待處理(待處理區於下圖 D 區)。若您要變更樹狀結構的分類方式,您可由「檢視模式」換不同的分類方式(如下圖 E 區)。