檔案管理
電子檔案點收與編目
Embedded Files
◆ 檔案點收
點選「檔案管理 > 檔案點收匣」。
「檔案型式」選擇「電子檔案」＞勾選欲點收之公文 > 按一下【點收確認】。
插入機關憑證 ＞ 輸入「機關憑證PIN Code」＞ 按一下【執行】，即會進行點收處理程序。
◆ 檔案編目
點選「檔案管理 > 立案編目匣」。
於電子檔案頁籤 ＞ 點選「批次編目」＞ 勾選欲編目之公文 ＞ 按一下【批次編目】，即編目完成。
◆ 電子檔案詮釋資料封裝
點選「立案編目＞電子檔案詮釋資料封裝」。
🔔【提醒】請定期(如每日、每週)執行封裝處理。
插入機關憑證 ＞ 輸入「機關憑證PIN Code」＞按一下【確定】，即會進行詮釋資料封裝處理。
每封裝100筆後，若仍有待封裝筆數，按一下【顯示下一批】，再執行封裝。
設定分類號使用單位
點選「立案編目＞其他作業＞分類號維護」。
於欲修改之分類號前方點選「編輯」> 勾選欲「使用單位」> 按一下【儲存】。
設定案名資料
點選「立案編目＞其他作業＞案名資料維護」。
按一下【新增】> 輸入「分類號」、「立案年度」、「案次號」、「案名」＞ 按一下【儲存】。
案名資料新增完成後，
若需修改案名資料，按一下【編輯】。
若需刪除案名資料，按一下【刪除】。
紙本檔案點收與編目
◆ 檔案點收
點選「檔案管理 > 檔案點收匣」。
亦可按一下【點收作業】或點選「檔案點收＞檔案點收作業」進行批次點收。
勾選欲點收之公文＞按一下【點收確認】，即點收完成。
◆ 檔案編目
點選「檔案管理 > 立案編目匣」。
於紙本檔案頁籤 ＞ 點選欲編目之「分類號」。
輸入公文文號 > 按一下【查詢】，即編目完成。
亦可於公文文號清單選擇公文，或以條碼讀取機讀取文號條碼進行編目。
🔔【提醒】案卷滿三公分時，先按一下【成卷】，系統即會預設帶入下一卷次號進行編目。
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