文書作業 Q&A
文書作業 Q&A
1. 來文公文如何改分？
◆ 紙本簽核
點選「文書處理 > 公文處理匣」。
於紙本簽核頁籤 ＞ 點選公文狀態「處理中」＞ 點選欲處理之公文
＞ 點選「改分」。
選擇「承辦單位」、「承辦人員」＞按一下【確定】。
◆ 線上簽核
點選「文書處理 > 公文分文匣」。
於全部公文頁籤 > 點選欲處理之公文 ＞ 點選「改分」。
選擇「承辦單位」、「承辦人員」＞按一下【確定】。
🔔【提醒】第一次分錯時，可以「取消處理作業」取回並重分，
若再次分錯，則需請承辦人退分後，方可執行上述作業。
2.公文已歸檔，如何重新發文？
點選「作業>重新發文作業」。
輸入公文文號 ＞按一下【查詢】>按一下【電子發文】即可開啟文稿並重新發文。
🔔【提醒】若欲修改文稿內容並重新發文，需請檔管人員退件。
3.來文分文時，未選擇承辦人應如何重新分文？
點選「文書處理 > 公文分文匣」。
於全部公文頁籤 > 點選欲處理之公文 ＞ 點選「分文」。
選擇「承辦單位」＞ 選擇「承辦人員」> 按一下【確定】。
🔔【提醒】公文不指定承辦人時，會同步顯示於單位主管之提陳分文匣。
4.來文公文如何銷號？
◆ 紙本簽核
點選「文書處理 > 公文處理匣」。
於紙本簽核頁籤＞點選公文狀態「處理中」> 點選欲處理之公文
＞點選「銷號」。
輸入「銷號原因」＞ 按一下【確定】。
◆ 線上簽核
點選「文書處理 > 公文分文匣」。
於線上簽核頁籤 > 點選欲處理之公文 ＞ 點選「銷號」。
輸入「銷號原因」＞按一下【確定】。
🔔【提醒】承辦人需先執行退分方可執行上述作業。
5.如何電子發文？
◆ 紙本簽核
點選「文書處理 > 公文處理匣」。
於紙本簽核頁籤＞點選公文狀態「發文」> 點選欲處理之公文 ＞ 點選「發文處理」> 於右下方按一下【電子發文】。
點選左上方「發文＞電子交換／發文列印」> 按一下【確定】即完成轉交換檔。
◆ 線上簽核
點選「文書處理 > 公文處理匣」。
於線上簽核頁籤＞ 點選欲處理之公文 ＞ 點選「發文處理」。
點選左上方「發文＞電子交換／發文列印」> 按一下【確定】即完成轉交換檔。
6.如何協助承辦人將公文歸檔？
◆ 紙本簽核
存查結案：點選「文書處理 > 公文處理匣」> 點選公文狀態「存查」
> 點選欲處理之公文 ＞點選「存查/歸檔」> 輸入結案資
訊 > 按一下【確定】。
發文結案：點選「文書處理 > 公文處理匣」> 點選公文狀態「發文」
>點選欲處理之公文 ＞點選「發文處理」> 輸入結案資訊 >按一下【確定】。
◆ 線上簽核
點選「文書處理 > 公文處理匣」。
於線上簽核頁籤 > 點選欲處理之公文 ＞點選「發文處理」> 按一下【傳送歸檔】。
7.如何查詢機關內未結案公文？
點選「查詢 ＞ 公文資料查詢」。
設定「收創日期」、「結案別」為「未結案」 ＞ 按一下【查詢】。
8.差假時，如何設定代理人處理公文？
點選「作業>代理人設定」。
輸入「代理人資訊」>按一下【儲存】。
🔔【提醒】代理期間預設為隔天，請依需求自行調整。
9. 電子來文分文後變成紙本簽核，該如何改回線上簽
核？
點選「文書處理＞公文處理匣」。
於紙本簽核頁籤＞點選公文狀態＞點選欲處理之公文＞點選「公文內容」。
選擇「承辦人員」>勾選「線上簽核」>按一下【確定】。
10. 公文處理錯誤時，如何取消處理 (如：歸檔取回、
銷號取回...等)？
點選「作業 ＞ 取消處理作業」。
輸入公文文號 ＞ 按一下【查詢】> 按一下【取消處理】。
🔔【提醒】下一關人員若已簽收，則無法使用此功能取消處理。
（ex.公文歸檔後，檔管人員已簽收，則需請檔管人員退件）