檔管作業 Q&A
檔管作業 Q&A
1. 檔案點收匣未顯示欲點收之文號？
因歸檔日期系統預設顯示最近3個月，而該公文超過3個月未點收，請依下列方法進行操作：
◆ 方法一
點選「檔案管理>檔案點收匣」> 修改歸檔日期區間。
🔔【提醒】歸檔日期起迄區間，不可超過1年。
◆ 方法二
點選「檔案點收 > 檔案點收作業」> 輸入公文文號 > 按一下【查詢】> 按一下【點收確認】。
2. 承辦人選錯分類號，該如何編目修正？
點選「檔案管理 > 立案編目匣」> 點選原歸檔之「分類號」。
輸入正確檔號 > 按一下【編目查詢】> 輸入公文文號 > 按一下【查詢】> 於提示訊息按一下【確定】。
3. 如何將歸檔公文退件至承辦人？
◆「未點收」公文
點選「檔案管理 > 檔案點收匣」＞ 點選檔案型式 > 按一下【退件】。
輸入退件理由 > 按一下【確定】。
◆ 「已點收」公文
點選「檔案點收>檔案退件作業」＞ 輸入公文文號 > 按一下【查詢】。
輸入退件理由 > 按一下【確定】。
◆ 「已編目」公文
點選「立案編目 > 其他作業 > 案件資料維護」。
輸入公文文號 > 按一下【查詢】＞ 於下方按一下【取消】＞ 於提示訊息按一下【確定】，即完成取消編目。
點選「檔案點收 > 檔案退件作業」＞ 輸入公文文號 > 按一下【查詢】。
輸入退件理由 > 按一下【確定】。
4. 點收電子檔案出現「電子檔案封裝失敗」？
請洽系統維護人員點選「維護＞系統參數設定」。
按一下【憑證註冊】。
插入機關憑證＞輸入「PIN碼」＞按一下【確定】。
🔔【提醒】因瀏覽器預設封鎖彈出式視窗，匯入時若跳出封鎖訊息，請設定為 允許。
5. 已退件檔案如何取回？
點選「檔案點收＞取消處理作業」。
輸入公文文號 ＞ 按一下【查詢】> 按一下【取消處理】。
6. 檔案編目後，如何取消編目？
點選「立案編目 ＞ 其他作業 ＞ 案件資料維護」。
輸入檔號 或 公文文號＞按一下【查詢】> 於下方按一下【取消】。
7. 檔案編目後，如何修改檔案內容？
點選「立案編目＞其他作業＞案件資料維護」。
輸入檔號或公文文號 ＞ 按一下【查詢】。
修改案件相關資料 ＞ 按一下【儲存】。
8. 業務單位申請檔案檢調
◆ 檔案借出處理
點選「檔案管理 > 檢調申請匣」。
點選紙本申請或線上申請頁籤。
點選「借出」> 確認檔案檢調資訊＞按一下【確認借出】。
◆ 檔案檢調展期處理
點選「檔案管理 > 檢調借出匣」。
點選紙本申請或線上申請頁籤。
點選「展期」> 確認檢調展期資訊 ＞ 按一下【確認展期】。
◆ 檔案歸還處理
點選「檔案管理 > 檢調借出匣」。
點選「歸還」> 按一下【確認歸還】。
🔔【提醒】「電子檔案」於應歸還日期即會自動還卷。
9. 案卷著錄匣為何會產生件數？ 應如何進行著錄？
原因：若案卷已超過半年未進行異動或編目，系統於每個月1日會自
動排程更新並產生於案卷著錄匣。
作業方式：點選「檔案管理>案卷著錄匣」> 點選「著錄」>輸入案
情摘要＞選擇主題項並輸入關鍵詞彙>按一下【儲存】。
■ 案情摘要為描述案卷案情大要內容的簡短文字，針對案名加以補充說明，以利迅速 掌握檔案案卷所含內容重點。
■ 主題項為依檔案內容，擇取足以表達案卷內容的檔案關鍵詞彙。