En esta quinta S se pretende diseñar e implantar un sistema eficaz de seguimiento de las 5S digitales mediante auditorías y otros mecanismos que aseguren que lo conseguido en fases anteriores aguanta el paso del tiempo.
Shitsuke ( sguir mejorando): la última fase de la implantación de las 5S es probablemente la más importante, ya que permite mantener todos los logros obtenidos en las fases anteriores. Está dirigida a afianzar los nuevos hábitos de trabajo y a actuar con disciplina, cumpliendo todo lo que hemos organizado.
Auditoría 5S: metodología para chequear de forma sistemática y periódica el cumplimiento de la implantación de las 5S.
Indicador 5S: puntuación que se obtiene al aplicar el documento de auditoría 5S y que muestra, en una escala de 1 a 100 puntos, el nivel en el que se mantienen las 5S digitales en la zona en cuestión.
Mantenimiento sin esfuerzo de los logros de fases anteriores.
Gestión por datos: seguimiento de evolución de los objetivos e indicadores 5S.
Se crean hábitos favorables al orden y a la gestión mediante señalización de anomalías.
Mejora continua del proceso implantado.
Falta de disciplina y rigor en la realización de las auditorías 5S, dando lugar a retrocesos en los avances conseguidos y perder el tiempo invertido.
Falta de conocimiento y/o confianza en el sistema, especialmente por parte de nuevas incorporaciones o personas escépticas de otros departamentos o áreas.
Falta de rigor en la ejecución de las acciones correctoras derivadas de auditorías 5S.
Delegación de auditorías en una sola persona.
Establecer claramente y respetar el calendario de auditorías y planes de acciones correctoras.
Realización de auditorías por parte de un equipo. Incluir a directivos, mandos y también a personas del Departamento TIC.
Asignación de recursos (tiempo, dinero, etc.) a las auditorías y acciones asociadas.
Participación de personal del área auditada y también de otras áreas para generar aprendizaje compartido.
Disponer de software que facilite las tareas a fin de no tener que realizarlas de forma "manual".
Además de continuar con los indicadores definidos en fases anteriores, en esta fase se podrían priorizar o añadir los siguientes, recogidos durante la auditoría:
Nº de nuevos innecesarios.
Nº de materiales sin ubicación o fuera de su lugar.
Nº de elementos mal identificados.
Nº de nuevas fuentes de suciedad.
Nº de nuevos parches o material dañado en auditoría.
Puntuación obtenida en la lista de chequeo de auditoría (véase 2.1 en esta misma página).
Grado de cumplimiento del plan de auditorías.
Hay que conversar dentro del equipo para acordar cuál puede ser el ritmo y profundidad de las auditorías. Cada área es diferente en función de las personas que la componen y del tipo de actividad que llevan a cabo. Conviene buscar aquel sistema que mejor responda a su especificidad. Así pues en este momento se debe:
Explicar los conceptos detallados en 1.1. a 1.5 y tareas a realizar en la fase "Pasar a la acción".
Presentación de los formatos de registros a completar (planificación de las auditorías, lista de chequeo y acciones correctoras).
Configuración de equipos de auditoría y planificación de las mismas.
Decidir si se utiliza alguna aplicación específica de señalización.
Concretar los formatos de registro de esta fase: listados de señalizaciones realizadas.
Aunque la periodicidad de las auditorías debe adaptarse a cada organización, como orientación recomendamos que en un principio sea semanal o quincenal, para después ir disminuyendo hasta mensual, trimestral, etc. según se vaya comprobando la consolidación del sistema.
De cualquier forma, los equipos deberán establecer la periodicidad más adecuada para su organización y área, para lo que deberán considerar:
Complejidad operativa del área.
Volumen del flujo de materiales.
Número de personas trabajando en el área y motivación de las mismas.
Naturaleza de los materiales con los que se trabaja (número de personas que acceden a ellos, frecuencia de cambios, confidencialidad, etc.).
Grado de exposición a fuentes de suciedad.
Cambios significativos en la operativa de trabajo.
Resultados de indicadores y auditorías anteriores.
Madurez del sistema.
Como referencia general se consultarán ejemplos de la página del Club 5S de Euskalit para consultar auditorías. Para ello hay que hacer click en la zona "Experiencias 5S" y luego en el desplegable "Área" seleccionar "Informática". Ahí se pueden consultar diversos ejemplos.
Es importante auditar con detalle, cuidando no olvidar ninguna zona, material o elemento, y documentar evidencias de los casos en que se detecten irregularidades o incumplimientos. Las evidencias se documentan mediante capturas de pantalla.
En general, se analizará de cada fase:
Separar innecesarios: comprobar que no existen innecesarios y se revisa la jaula.
Situar necesarios: comprobar que los materiales están en el sitio asignado, si esa ubicación es lógica y adecuada (accesibilidad, comodidad, seguridad) y si la identificación de los materiales es correcta.
Suprimir suciedad: comprobar que no hay nuevas fuentes de suciedad, lugares difíciles de limpiar, materiales dañados o parches y si se llevan a cabo las rutinas de limpieza programadas.
Señalizar anomalías: comprobar que los sistemas están funcionando y sirven para el fin que se crearon.
Seguir mejorando: comprobar que las auditorías se realizan de acuerdo con lo planificado, así como las acciones correctoras derivadas de ellas.
Se puede utilizar este modelo de auditoría como referencia. Así mismo, se anotarán las desviaciones o incumplimientos detectados, completando la hoja "acciones" del documento citado.
El equipo analizará las desviaciones detectadas, reflexionando sobe su causa origen, y consensuará las acciones correctoras dirigidas a solucionarla, así como los responsables y plazos de ejecución.
Estas acciones y su planificación se registrarán en el listado anterior, completando todas las columnas.
Se ejecutarán las acciones de mejora planificadas, tanto las correctoras como las generales, y se realizará seguimiento de la ejecución de las mismas. Registraremos evidencias del "después" para visualizar la mejora.
Los documentos asociados a esta fase podrían incluir los siguientes aspectos:
Formatos de planificación y periodicidad de las auditorías.
Criterios de configuración de los equipos de auditoría.
Lista de chequeo de la auditoría.
Instrucciones de ejecución de planes de mejora generales.
Indicadores y su seguimiento.
Además de seguir haciendo auditorías sistemáticas tras la implantación, es el momento de que el equipo reflexione sobre la implantación de planes generales de mejora del sistema. Este tipo de acciones tienen como objetivo arraigar la filosofía de mejora continua en el equipo, potenciar la creatividad y la participación y convertir la metodología 5S en una herramienta de gestión básica en la organización.
Los planes de mejora podrían ser:
Programas de sugerencias.
Campañas de información de resultados.
Participación en foros de intercambio de experiencias.
Acciones de reconocimiento asociadas a 5S.