En ocasiones los procesos de trabajo implican el manejo de soportes digitales de una forma muy concreta y específica. Puede, en estos casos, que sea mejor utilizar una herramienta a medida en la que los usuarios no tengan la «libertad» de trabajar con la ofimática identificando y ubicando ficheros. Sin la intención de ser exhaustivos, categorizamos estas herramientas en tres bloques.
Los sistemas ERP son aplicaciones que recorren una buena parte de los procesos de una organización y proporcionan un entorno personalizado para la realización -en soporte digital- de las actividades necesarias. Son muchas las soluciones existentes en el mercado. En tanto que una empresa esté utilizando una de estas aplicaciones, un proyecto de 5S digital debe tenerlo en cuenta.
Un listado (en inglés) de ERPs disponibles, tanto en software libre como privativo, puede consultarse en la wikipedia .
Sin ser tan amplias, también citar el caso de los sistemas CRM, donde se ubica buena parte de la documentación que se genera en las relaciones con clientes. Una lista comparativa de CRMs puede consultarse en la wikipedia (inglés).
Además de soluciones globales también existen otras aplicaciones informáticas que se encargan de áreas funcionales determinadas: la contabilidad, las nóminas, la gestión de las relaciones con clientes, la gestión de almacenes, la formación, etc.
En aquellas organizaciones que trabajan por proyectos, suelen existir aplicaciones que les dan cobertura. Es habitual que incluyen la gestión de la documentación, además de las típicas funcionalidades que relacionadas con las tareas o el control de horas.
Se puede consultar un listado completo de estas soluciones en la wikipedia (en inglés).
En ocasiones pueden ser útiles herramientas «globales» relacionadas con la gestión documental. De hecho, cabe considerar que un proyecto de 5S digital podría estar «subordinado» a una correcta gestión documental. Entre los aspectos a los que estos sistemas deben dar respuesta se encuentra:
el almacenamiento
la clasificación
la recuperación
la seguridad
la custodia
la distribución
el workflow (flujo)
la creación
la autenticación
Un ejemplo de solución global puede ser Alfresco.