En esta cuarta S se pretende detectar rápidamente cuándo una situación es anómala, mediante diversos sistemas de alertas activas, y tomar medidas para que vuelva a la situación correcta. En las 5S físicas se puede jugar mucho más con los elementos visuales; aquí, en las 5S digitales se reduce a lo que, en general, nos permiten los sistemas operativos con que trabajemos y siempre con la limitación de lo que vemos en pantalla. Eso sí, será muy importante que el departamento TIC colabore para aportar alertas que faciliten a las personas del área piloto la detección rápida de desviaciones.
Seiketsu (señalizar anomalías): se pretenden detectar desviaciones o funcionamientos defectuosos a simple vista. Es un mecanismo que permite mantener los logros de las fases anteriores y resulta especialmente necesario en aquellos casos en los que el flujo de materiales es muy alto.
Situación regular: aquella situación que se desarrolla dentro de los límites y criterios establecidos.
Situación irregular: aquella que se desvía de los límites y criterios establecidos y que supone un cierto riesgo de "volver atrás" en el avance conseguido con las 5S. Ejemplos de situaciones irregulares:
Materiales que no están en sus lugares asignados.
Materiales duplicados o de los que existen diferentes versiones sin conocer a ciencia cierta cuál es la última versión válida.
Excesivo número de materiales en determinadas zonas.
Materiales mal identificados que dan lugar a errores de manipulación.
Rutinas de mantenimiento no ejecutadas.
Utilización de aplicaciones "no oficiales".
Sistemas de señalización: mecanismos que hacen más fácil la detección de la situación irregular. Por ejemplo, iconos que aportan información sobre el tipo de material al que acompañan. También cualquier indicación de color o alertas que notifican a las personas usuarias cuándo una situación pasa a irregular.
Fácil mantenimiento del orden y la limpieza.
Detección inmediata de situaciones irregulares.
Sensación de que el sistema se puede controlar (frente a una habitual sensación de caos en el manejo de información digital).
Mayor concienciación en las personas usuarias respecto a una adecuada gestión de los materiales digitales.
Dificultad técnica para implantar sistemas de iconos asociados a los materiales en soporte digital.
Si la rotación de materiales es muy alta, riesgo de sentirse desbordados (muy habitual en el caso del correo electrónico, por ejemplo).
Detectar la anomalía pero no tener bien definido qué hacer con ella.
Aclarar qué situaciones irregulares son las que, obligatoriamente, hay que tener controladas por el efecto negativo que pueden ocasionar.
Definir claramente qué es una situación irregular.
Revisar periódicamente que los sistemas de señalización/alerta están funcionando y que son útiles.
Disponer de software que facilite las tareas a fin de no tener que realizarlas de forma "manual".
Nº de sistemas de señalización que convendría implantar (en su caso, nº de sistemas actualmente implantados).
Hay que conversar dentro del equipo para detectar dónde son más útiles los sistemas de señalización/alerta y cuál sería el tipo más conveniente en cada caso. Junto con el Departamento TIC se decide si se utilizará alguna aplicación específica del estilo Folder Marker (por si hiciera falta adquirirla) o alguna otra similar. Así pues:
Se deben distribuir responsabilidades.
Se deben consensuar las ubicaciones y materiales para los que se van a desarrollar sistemas de señalización.
Decidir si se utiliza alguna aplicación específica de señalización.
Concretar los formatos de registro de esta fase: listados de señalizaciones realizadas.
Como referencia general se consultarán ejemplos de la página del Club 5S de Euskalit para acordar sistemas de señalización. Para ello hay que hacer click en la zona "Experiencias 5S" y luego en el desplegable "Área" seleccionar "Informática". Ahí se pueden consultar diversos ejemplos.
En vez de "fotos", como se hace en 5S física, en digital registraremos evidencias de situaciones anómalas que conviene señalizar para corregirlas y prevenir que en el futuro se produzcan de nuevo. Como en fases anteriores, a través de "pantallazos".
El safari se realiza repasando la estructura creada y buscando aquellas situaciones donde reportaría más beneficio el hecho de que hubiera un sistema de señalización/alerta. En el caso de que se decida utilizar, por ejemplo, un sistema de iconos para todos los materiales, se acordarán de forma previa cómo se van a ir asignando: si se va a hacer en forma progresiva y de la mano de las personas usuarias o se va a ser un trabajo "técnico" del Departamento TIC.
El safari puede incluir también la modificación de ciertos metadatos a los que quienes sean administradores podrán acceder. Los metadatos sirven, en general, para reordenar los materiales a través de diferentes vistas. Cuando se utiliza la vista "detalle" el contenido de la carpeta aporta una serie de informaciones sobre cada elemento que permitirían su reordenación automática.
En esta fase el equipo se reúne para analizar lo que ha realizado en el safari.
Entre otros temas ahora hay que:
Valorar en conjunto si las señalizaciones que se han desplegado son útiles y cómo son aceptadas por las personas usuarias. Hay que tener en cuenta que pueden ser cambios en hábitos muy arraigados y que requerirán un seguimiento intensivo sobre todo al comienzo.
Valorar qué grado de autonomía y hasta dónde puede acceder una persona usuaria frente al control que el Departamento TIC puede implantar.
Hacer oficiales los sistemas de señalización implantados y, en su caso, realizar actividades de formación para divulgarlos.
A fin de mostrar cómo ha cambiado la situación se registra la evidencia.
De acuerdo a lo decidido en esta cuarta S, se refleja en los indicadores lo que se ha obtenido tras el safari y la implantación de las acciones de análisis y mejora.
Para que los sistemas de señalización sean útiles y prácticos se requiere describirlos en sus aspectos fundamentales en el procedimiento de 5S digital. Esta fase sobre todo tiene que ver con:
El tipo de sistema implantado y cómo se trabaja con él, con una delimitación clara de responsabilidades entre las personas usuarias y el Departamento TIC.