Se muestra a continuación un ejemplo de normas básicas de uso de correo electrónico. Es una orientación que deberá ser matizada en cada caso concreto.
Nomas básicas
Usa el correo de forma responsable, piensa antes de enviar una comunicación: dirígela a quien corresponda y redáctala con el contenido básico de información que necesites. Escribe un asunto que describa bien el contenido y si cambia aquél a medida que se conversa, modifícalo.
Cuando contestes a un correo, elimina texto innecesario. Quizá estén de más párrafos que «arrastran» conversaciones anteriores. Prueba en ocasiones a contestar directamente acompañando el texto junto a los párrafos a los que se refiera tu contestación.
Organiza el correo en carpetas, de forma similar a la estructura de documentos. Busca periódicamente correos antiguos y bórralos o usa la opción de autoarchivar correos antiguos.
Usa el correo de forma precavida ya que la huella digital es más fácil de rastrear. Una conversación cara a cara o el teléfono son herramientas de comunicación más directas y que evitan malentendidos en muchas ocasiones.
En la medida que puedas, no adjuntes ficheros; en su lugar indica la ruta de su ubicación dentro de la red para evitar sobrecargar el servidor.
No deberías enviar correos con ficheros adjuntos que sean pesados en tamaño.
Si necesitas enviar por correo un fichero de gran tamaño, comprímelo antes de enviar.
No guardes correos con ficheros adjuntos si éstos son grandes. En su lugar guarda el documento donde corresponda. Si consideras que el correo es importante y lo quieres guardar siempre tienes la opción de imprimirlo como PDF y guardarlo donde creas conveniente.
Los correos deben reflejar sólo la conversación y no tanto la información con los ficheros que ya estarán albergados en la red.
No guardes mensajes de forma innecesaria; mantén tu buzón ordenado y con lo mínimo imprescindible. Guarda sólo temporalmente los mensajes, mientras sean relevantes. Hazlo en la medida de lo posible de acuerdo con la estructura de carpetas existente acordada.
En Outlook todos los correos que guardas quedan guardados como un único fichero con extensión PST. Es preciso realizar una copia de seguridad de este fichero. Asegúrate de que este fichero queda guardado en el servidor para poder realizar la copia de seguridad de acuerdo con el sistema de copias de seguridad vigente.
Si tienes cualquier duda ponte en contacto con el personal de Sistemas de información.
Seguridad en el correo electrónico
No abras un correo recibido de personas destinatarias desconocidas o con asuntos extraños que no esperabas recibir. Elimínalo.
Nunca abras un fichero adjunto que sea un ejecutable (fichero cuya extensión es .exe)