Planificación y proyecto piloto

Con objeto de asegurar el aprendizaje mediante la puesta en práctica, todas las personas participantes deberían desarrollar un proyecto (individual o en grupo) en el que aplican los conceptos teóricos. 

• Si quien acude es una persona individual, su proyecto puede ser a nivel personal, aunque preferiblemente relacionado con las tareas de su trabajo. 

• Si se acude en representación de una empresa u organización, el proyecto debe estar relacionado con sus actividades en la misma. Si de la misma organización acuden varias personas (algo altamente recomendable), todas deberían trabajar en un único proyecto para su organización. 

Puede realizarse un proyecto sobre una situación, empresa u organización ficticia o simulada, aunque es preferible intentar buscar una aplicación real de lo aprendido. 

Una de las condiciones fundamentales para que nuestro proyecto de 5S digitales tenga éxito es asegurarnos de que disponemos de las horas suficientes. Un proyecto piloto completo te requerirá, como media, unas 50 horas a lo largo de los 3 meses que suele durar la implantación y otras 30 adicionales por cada una de las personas que vaya a formar parte del equipo de implantación. Estas horas se suelen distribuir entre:

• Actividades de formación.

• Reuniones de equipo.

• Tareas propias de cada una de las 5S.

• Preparación de la presentación final de resultados.

Cuanto antes decidas cuál va a ser tu proyecto piloto, mejor. En los talleres y programas KnowInn es habitual que en la primera sesión de trabajo le dediquemos un tiempo a contrastar puntos de vista para acabar tomando la decisión. Es importante ponerlo por escrito. Como ejemplo, puedes ver al final de esta página un sencillo formulario que sirve para la primera reflexión y que incluye una serie de criterios que te explicamos a continuación.

Hay que seleccionar un área piloto en la que implantar la metodología 5S digital. Esta área no debe ser  demasiado amplia ni demasiado pequeña, debe ser estable (que no estén previstos cambios importantes en los próximos meses) y es recomendable que sea representativa de la actividad principal, para que puedan apreciar y comprender los avances un número amplio de personas. Además, hay que seleccionar un equipo de implantación, en el que deberán participar una persona con capacidad de decisión (responsable calidad, responsable del área…) y trabajadoras y trabajadores del área. 

• • Dimensión adecuada. Puede tomarse un proceso o un departamento funcional por ejemplo. Hay que tener en cuenta el volumen de información que se maneja y las características que tiene. La información, además de voluminosa, si es compleja (en cuanto al proceso o por su contenido) requerirá más dedicación de análisis. Por otra parte, si mucha gente tiene que tener acceso a la información que se va a analizar, esto también complica el proyecto de implantación. Hay que recordar que buscamos una implantación piloto para aprender a usar la metodología; no pretendemos resolver “todo el problema de manejo de información” de nuestra empresa.

  • Actividad representativa. Que el área sea representativa de las actividades a las que se dedica la organización, para que pueda servir más fácilmente de ejemplo en el futuro, pero que tampoco pueda ser “cuello de botella” en la organización.

  • Estable. Que el área no vaya a sufrir transformaciones importantes (modificación de procesos, compra de nuevo software, cambios de personal…) ni durante la implantación ni en el periodo de tiempo inmediato posterior.

  • Personas receptivas. Que las personas del área sean receptivas a cambios y de buena predisposición para tomar parte en este proyecto y que puedan describir posteriormente su experiencia con entusiasmo al resto de la organización.

  • Potencial de mejora. Que el área presente un claro potencial de lograr mejoras significativas.

Es importante acotar el alcance de un proyecto de 5S digital porque puede tener diferentes ámbitos de aplicación. Los más evidentes:

• Estructura de documentos y carpetas. Flujos, responsabilidades, gestión de obsoletos. Tiene que ver, sobre todo, con criterios de gestión documental. Un aspecto a considerar es el acceso en movilidad, ya que este factor es cada vez más relevante a la hora de pensar en eficiencia. Este "árbol" de contenidos sobre el que se quiere trabajar puede referirse a una unidad de red, una carpeta compartida, una zona de una Intranet...

• Correo electrónico, para el que se buscan ciertas normas básicas muy en consonancia con lo que se propugna en 5S. Conviene acotar el alcance: un equipo de trabajo, un departamento o proceso con una serie de personas involucradas. No conviene pensar en el conjunto de la organización como experiencia piloto a no ser que se trata de una entidad de tamaño muy reducido.

• Escritorio digital (símil con la mesa de trabajo), que tiene que ver con la organización del trabajo individual con el soporte del ordenador personal.

Cabe también pensar en otras posibilidades de 5S digital, aunque menos claras que las anteriores:

• Software, control de aplicaciones, a fin de estandarizar la forma en que gestionar la instalación de nuevos recursos.

• Hardware, incluyendo todos los materiales de oficina asociados (sería una aplicación particular de las 5S físicas con ciertas connotaciones digitales).

Recordamos que es fundamental que alguien con competencias técnicas en TICs participe en el proyecto ya que habrá que tomar decisiones respecto a la utilización de determinadas aplicaciones o en cuestiones de seguridad por ejemplo. También es necesario conocer (o, mejor aún, haber implantado) la metodología de las 5S físicas. 

Es fundamental tomar conciencia del progreso del proyecto y detectar cuanto antes factores que puedan impedirlo. En los talleres y en la metodología KnowInn, las sesiones que se organizan se basan, en gran parte, en compartir la evolución del proyecto. La persona formadora puede requerir que prepare y presente la evolución de su proyecto en cualquier momento. Incluso en algunos casos, puede solicitar que prepare una presentación específica. En general se solicitará exponer en las sesiones presenciales los avances en el proyecto con ejemplos que evidencien lo que se está desarrollando. 

Las 5S digitales implican "finalizar" el proyecto con una auditoría, con la redacción de una guía operativa y la realización de una presentación de resultados. Para que te hagas una idea, en los programas en que participamos como asesores, estos suelen ser los criterios de evaluación:

• Se considera un proyecto no finalizado o deficiente cuando el trabajo realizado no es la aplicación práctica de los contenidos y conceptos establecidos o este no se ha finalizado. Para considerarlo finalizado se deberá realizar una auditoría al final del proceso que verifique que, efectivamente, se han implantado las 5S en la zona piloto elegida y que se ha elaborado una guía operativa.

•  Se considera un proyecto normal si ha sido un trabajo de dificultad media o normal, desarrollado con un desempeño adecuado e implantado en su totalidad. 

• Se considera un proyecto excelente si ha sido un trabajo de alta dificultad, desarrollado con un desempeño excepcional e implantado en su totalidad. 

De todas formas, como consecuencia de la primera auditoría, queda fijado un primer indicador de 5S digitales.