Fase 5S: auditoría

Contiene tres pestañas:

• Formato: aquí se incluyen las preguntas que conforman la auditoría. Se evalúan en una escala de 100 puntos, con 5 opciones: 0, 25, 50, 75 o 100 puntos, según cómo se observe que se están cumpliendo. Las preguntas se distribuyen en cada una de las 5 fases. Se obtiene, por cada auditoría, una puntuación, que será el indicador 5S digitales del área.

• Calendario-indicador: se refleja cada cuánto serán las auditorías y quiénes serán las personas implicadas en cada una de ellas. Con las puntuaciones obtenidas se obtiene un gráfico automático para hacer seguimiento del indicador 5SD. Se propone el establcimiento de una puntuación objetivo.

• Acciones: listado de acciones derivadas de la auditoría.

  • Fecha

  • Nº: un número correlativo o codificado, según convenga.

  • Desviación/Problema detectado

  • Descripción acción correctora

  • Fase: a qué S correspondería la desviación (1S-2S; 3S-4S; 5S).

  • Quién: persona que se encargará de que la acción se lleve a cabo.

  • Cuándo: fecha comprometida para que la acción esté realizada.

  • Situación de la acción: pendiente, en curso, cerrada.

La fase 5, Seguir mejorando, quinta S del proceso es la que permite mantener el sistema implantado en permanente revisión.

Para ello hay que realizar estas actividades:

1. Elaborar el documento de auditoría, a partir del modelo planteado, personalizando con aquellos elementos concretos que conviene perseguir para afianzar la implantación.

2. Elaborar el calendario de auditorías, haciendo que participen las personas implicadas cada cierto tiempo. Recomendamos al menos hacer una auditoría mensual, sobre todo de cara al corto-medio plazo con el fin de asegurar que la implantación se afianza. Luego más adelante se podría relajar la frecuencia.

3. Elaborar el gráfico con los resultados de las auditorías.

4. Llevar registro de las desviaciones y de las acciones correctoras.

• La auditoría es una oportunidad no solo para mirar lo que «está mal», también tiene el sentido de ir aprendiendo cómo mantener las 5S digitales en marcha. En cierta forma, es «pedagógica» y debe incorporar aquellos elementos que se consideren más importantes o más difíciles de mantener.

• Al principio de ponerlas en marcha puede convenir «apretar» un poco más el calendario para afianzar la implantación. Es decir, según el grado de implantación conseguido con el proyecto se pueden usar auditorías más frecuentes al comienzo para luego, si se ve que las puntuaciones se mantienen en un buen nivel, aflojar un poco el ritmo.

• Sería lógico que la auditoría «sume» cierto trabajo del departamento TIC y de quienes forman parte de la propia zona auditada, a fin de reflejar que el mantenimiento de las 5S digitales implica a las dos partes.

• El documento con la hoja de cálculo podría estar en el primer nivel organización de las carpetas o de la zona en la que se haya implantado el proyecto, junto con la guía operativa 5SD. La hoja de cálculo daría fe de que en esa zona las 5S digitales están implantadas. Debería contener: el documento de auditoría con las preguntas elegidas, el gráfico con el indicador, el calendario de las previstas/realizadas y las acciones correctivas. Además, la guía de implantación debería estar actualizada a última versión (una de las acciones derivadas de las auditorías puede ser actualizarla).

• El documento de auditoria debe contener elementos genéricos que permitan puntuaciones globales pero también aspectos particulares del proyecto de 5S en cuestión.

• Para fijar un objetivo de puntuación puede esperarse a las 2-3 primeras auditorías a fin de cogerle la medida a la puntuación.

• Puede ser útil incorporar personas de otras áreas como invitadas a las auditorías a fin de que vean qué es lo que se ha trabajado (esto es especialmente útil a la hora de extender a otras áreas las 5S digitales). De la misma forma, en el caso de que otras áreas tuvieran 5S digitales implantadas, conviene participar en sus auditorías para aprender de sus proyectos.

• No debería durar más allá de 20-30 minutos. Durante la auditoría no se trata de «hacer» (alguna cosa sí que se podrá resolver en el momento) sino de anotar lo que hay que hacer en función de lo que se evalúa. Es decir, la auditoría alimenta el plan de acciones correctivas.

• Una manera relativamente sencilla de decidir qué elementos incluir en la auditoría -repartidos en las diferentes eses- es leer la guía de implantación y seleccionar aquello que sea más importante o que cueste más mantener.

• En la cuarta S deberán incorporarse algunas alertas para saber cuanto antes que nos estamos desviando del estándar. Conviene que sea el departamento TIC quien vea qué tipo de alertas podrían automatizarse. En la auditoría sería un aspecto a revisar: ¿qué dicen esas revisiones "automatizadas"?

• Es recomendable revisar el documento de auditoría, así como la propia guía 5S, los planes de acción y el calendario de auditorías antes y después cada auditoría. Todos ellos deben ser documentos vivos que modificaremos en función de la situación en cada momento (resultados, número y tipo de anomalías, cargas de trabajo, migraciones o cambios profundos en el sistema). Si no se pudiera revisar en cada auditoría por la razón que fuera, es obligatorio realizar una revisión profunda al menos una vez al año. Si con el paso del tiempo estos documentos no se actualizaran, sería un síntoma claro de que los ciclos de mejora no se están cumpliendo con el paso de las auditorías.

• Se recomienda una auditoría al menos cada dos meses, aunque queda a criterio de cada organización. Si el área en la que se ha trabajado es complicada, la auditoría debería ser mensual o incluso quincenal hasta que se vea que el proyecto queda afianzado.

Además de las que ya se han incorporado en la plantilla y a fin de particularizar el documento de auditoría se podrían incluir este tipo de preguntas.

Está demostrado que un aspecto que contribuye especialmente a mantener las 5S digitales tiene que ver con las competencias digitales de las personas que están "afectadas" por el proyecto. Definimos las píldoras formativas como pequeños contenidos didácticos muy prácticos que muestran cómo llevar a cabo determinadas prácticas de 5S digitales. Lo ideal es que estén desarrolladas en formato de vídeos cortos de 2-3 minutos. ¿Qué tipo de píldoras formativas pueden ser útiles? Vamos con algunos ejemplos:

• Cómo colocar ficheros, carpetas o incluso aplicaciones de uso frecuente a un solo clic.

• Cómo realizar búsquedas avanzadas en el sistema operativo.

• Cómo proteger documentos para limitar el acceso o la modificación.

• Cómo trabajar con PDFs: extraer páginas o unir varios PDFs en uno.

• Como trabajar con PDFs: insertar marcadores para generar un índice de contenido y navegar más fácil por el documento.

• Cómo generar un PDF único a partir de varios documentos creados con diferentes aplicaciones.

• Cómo trabajar con documentos de ofimática para contener el espacio que ocupan.

• Cómo comprimir imágenes a un determinado tamaño en píxeles una a una o en bloque.

• Cómo trabajar con diferentes vistas en el explorador de archivos y cómo ver/modificar metadatos.

• Cómo modificar propiedades de carpetas para cambiar su apariencia o cómo distinguir un fichero de otros dentro de una misma carpeta.

• Cómo asignar colores a los correos.

• Cómo habilitar filtros y reglas automáticas para el correo entrante.

• Cómo realizar limpiezas de elementos innecesarios generados por el sistema operativo y sus aplicaciones (ficheros temporales, caché de los navegadores y otros de ese estilo).

• Cómo organizar el escritorio del sistema operativo.

• Cómo automatizar tareas frecuentes en ofimática (macros).

• Cómo trabajar con herramientas de renombrado masivo.

• Cómo listar todo el contenido de una carpeta o unidad y llevarlo a una hoja de cálculo que ayude a comprender la "salud" desde el punto de vista de 5S digitales.

• Cómo personalizar iconos en un programa de ofimática para tener a mano los de uso más frecuente.

• Cómo añadir extensiones a un navegador para hacer el trabajo más cómodo y rápido.

• Cómo pasar de un formato a otro de documento (imágenes, ofimática, vídeos...).

• Cómo crear un mapa mental para mostrar un árbol de contenidos.

• Cómo organizar las páginas web favoritas (marcadores) que encontramos en Internet.

• Cómo se organizan los contenidos en el entorno Office 365: Teams, OneDrive y SharePoint.

Y una forma de facilitar estas píldoras formativas puede ser grabando pequeños vídeos cortos de 2-3 minutos. Como ejemplo este que puedes ver a continuación.

Como recurso adicional, incluimos Ikanos, que dispone de un sitio web con recursos útiles para trabajar en torno a las competencias digitales. Si quieres profundizar en este ámbito, te recomendamos que le eches un vistazo. Seguro que te puede ser útil. Incluye una herramienta que permite autoevaluar el nivel de dominio de competencias digitales, de acuerdo con DigComp, un modelo europeo de referencia en este ámbito. Son 21 competencias agrupadas en 5 bloques:

1. Información.

2. Comunicación.

3. Creación de contenido.

4. Seguridad.

5. Resolución de problemas.

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