Esta segunda S está muy ligada a la primera y conviene realizarla prácticamente en paralelo. El objetivo es ubicar e identificar correctamente todos los materiales para que estén a mano y para que encontrarlos sea una labor sencilla que conduce al material que hace falta con la certeza de que es el que hace falta. Como ya se ha comentado es muy probable que sea necesario utilizar alguna aplicación específica si se requiere un renombrado masivo de documentos o si hay que crear una estructura nueva muy compleja de carpetas y subcarpetas.
La identificación y la reidentificación de contenidos digitales es, quizá, "demasiado fácil" de hacer. Cuesta tan poco (si comparamos con la identificación de objetos físicos) que suele estar sujeta a constantes cambios. Además, hay que tener en cuenta los cambios organizativos, a veces muy frecuentes, que obligan a repensar la identificación. Lo mismo se puede decir del "movimiento" al que se somete la información, ya que más allá de almacenarla, interesa que fluya a través de toda la organización. Es decir, el "orden" que se propone en esta segunda S suele convivir con cierto desorden, inherente a la propia información.
Se suele decir que en la gestión de los contenidos digitales prima el "just-in-case" frente al "just-in-time", es decir, por si acaso se guarda en vez de desecharla porque no la prevemos utilizar.
Seiton (situar necesarios): definir cómo deben ubicarse e identificarse los materiales de forma que sea evidente para cualquier persona del área e incluso para personas ajenas.
Ubicación: en general debe asignarse un lugar (carpeta) para cada elemento aunque pueden portar otras etiquetas o metadatos que ayuden a su localización y a describir los contenidos. Se recomienda que las ubicaciones respondan a criterios ya existentes:
fases de un proceso
áreas de trabajo en un departamento
puestos de trabajo
fases en la gestión de un documento (puede ser necesario identificar con números para que se muestren las fases en el orden adecuado y no por una simple ordenación alfabética)
momentos en el tiempo
Identificación: "un nombre para cada cosa y cada cosa con su nombre". Por ello conviene acordar de forma explícita los criterios de identificación:
Si ya existen identificaciones que provienen del sistema de gestión vigente, conviene utilizarlas sin inventar nada nuevo (o al menos modificar a partir de lo ya existente). De ahí que deba revisarse qué dice el sistema de calidad respecto a la documentación para no contradecir lo que allí esté ya explicitado.
Deben concretarse los criterios de identificación de carpetas y documentos. En la medida que sea posible, se utilizarán codificaciones sencillas que describan el documento con aquella información que sea más relevante. Ejemplos: aaaammdd-Acta para actas correspondientes a una fecha determinada, P1-Nombre donde P1 indica que pertenece al proceso P1, Borr-Nombre donde Borr indica que se trata de una versión en borrador, etc.
Materiales afectados por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales LOPD: en el caso de que existan estos materiales tendrán un tratamiento específico de acuerdo con lo que indique nuestro sistema de gestión al respecto.
Metadato: dato que porta un fichero digital y que lo describe sin que el usuario intervenga. Ejemplo: fecha de creación, de última edición, número de revisiones, autor, tipo de fichero, etc. Los metadatos son útiles porque sirven para ordenar los materiales de forma rápida según diversos criterios.
Los materiales se encuentran con facilidad.
Reducción del tiempo de acceso a los materiales.
Disminución de errores de acceso a materiales incorrectos.
Se adquiere una perspectiva más amplia de los procesos de trabajo.
Aumenta la seguridad en el manejo de los materiales.
Falta de consenso en la definición de la estructura lógica de carpetas y zonas de almacenamiento en general.
No actuar inmediatamente sobre un material y guardarlo en "zonas de paso" (escritorio o cualquier otra carpeta).
Dejar carpetas de "Varios" donde se van dejando muchos materiales (mejor habilitar una zona de "jaula" que se revisa periódicamente).
Explicación de qué contiene cada zona de almacenamiento y cómo se gestiona.
Explicar al equipo los criterios y repasarlos de vez en cuando a través de las auditorías en curso.
No reinventar ruedas: utilizar criterios de agrupación e identificación ya existentes.
Definir "lugares prohibidos" para almacenar materiales (ficheros sueltos).
Mantener un manual actualizado donde se explican los criterios de agrupación e identificación.
Disponer de software que facilite las tareas a fin de no tener que realizarlas de forma "manual".
Nº de materiales fuera de su lugar asignado.
Nº de materiales que no sabe dónde ubicar.
Nº de ficheros mal identificados (no se sabe su contenido o tipo de contenido sin abrirlos, cuyo nombre no es lo suficientemente aclarativo o no están lo suficientemente codificados para intuir el contenido o familia de contenidos).
Explicación de los conceptos recogidos en los puntos que van del 1.1 al 1.5 y las tareas que hay que llevar a cabo.
Completar formatos para describir el sistema de ordenación de materiales.
Asignar las tareas y registrarlas.
Como referencia general se consultarán ejemplos de la página del Club 5S de Euskalit para acordar criterios de ubicación e identificación. Para ello hay que hacer click en la zona "Experiencias 5S" y luego en el desplegable "Área" seleccionar "Informática". Ahí se pueden consultar diversos ejemplos.
En vez de "fotos", como se hace en 5S física, en digital registraremos evidencias de materiales mal identificados o en ubicaciones incorrectas mediante pantallazos.
El safari incluye tres actividades bien diferenciadas:
La redacción de los criterios de ubicación de los materiales, describiendo qué contiene cada lugar de almacenamiento y cómo se gestiona.
La redacción de los criterios de identificación de los materiales.
La identificación y ubicación de los materiales según los criterios acordados.
Conviene acordar primero los dos documentos-guía de criterios para que la labor de ubicación e identificación sea correcta. Para realizar estas actividades, de acuerdo con el Departamento de Sistemas de Información (si existe) se pueden utilizar herramientas de apoyo.
El equipo, mediante una reunión, consensuará las necesidades pendientes de ubicación e identificación, basándose en los criterios que se hayan especificado y analizando el riesgo de que lo realizado se venga abajo por falta de disciplina. Se decidirá si se ve necesario que cada una de las ubicaciones (o algunas de ellas, las más problemáticas) cuenten con un documento que explica cómo se gestiona. De acuerdo con la experiencia en marcha y conociendo el histórico de funcionamiento hay que reflexionar sobre:
¿Resulta cómodo el sistema?
¿Introduce cambios muy significativos respecto a la operativa anterior?
¿Tenemos claro qué tipo de materiales son los que van a plantear problema en el futuro?
¿Los materiales de LOPD u otros sensibles quedan bien resguardados con una gestión robusta?
¿La identificación realmente ayuda a conocer el contenido del documento de forma inequívoca?
Como consecuencia de estas reflexiones se diseñará un plan de acciones a medida. Suele ser muy habitual que las primeras auditorías se realicen cada poco tiempo con el fin de afianzar la implantación.
Se procederá a ejecutar las acciones de ubicación e identificación.
A fin de mostrar cómo ha cambiado la situación se registra la evidencia mediante pantallazos.
De acuerdo a lo decidido en esta segunda S, se refleja en los indicadores lo que se ha obtenido tras el safari y la implantación de las acciones de análisis y mejora.
Para que los criterios se afiancen se recomienda continuar con la elaboración de un documento (puede ser un procedimiento o algo similar) que refleje lo fundamental de la operativa que se está proponiendo. En esta fase sobre todo tiene que ver con:
Los criterios de ubicación: qué se guarda, dónde y con qué normas de gestión.
Los criterios de identificación tanto para describir el material como, si procede, para diferenciarlo de otros similares.
Ejemplos claros de identificación.
Mapas descriptivos de la estructura de información que se haya acordado.