1ª S: Suprimir innecesarios

En esta primera S puede convenir aclarar de forma previa la estructura lógica de ubicación de materiales (ficheros o documentos en general) ya que esto suele aclarar qué es necesario y qué innecesario. Es decir, la primera S parece necesitar a la segunda S. No obstante, se presenta como primera actividad aunque muy ligada a la segunda S. Habrá algunas tareas que son evidentes de primera S, como por ejemplo, la búsqueda y en su caso eliminación de duplicados.

La eliminación de innecesarios suele presentar varios problemas:

• el espacio disponible para almacenar ha crecido exponencialmente

• al existir potentes herramientas de búsqueda se suele almacenar más de lo necesario

• los criterios de necesario/innecesario son más complicados al hablar de información y no de objetos físicos

Hay que tener en cuenta que en esta primera S nos podemos encontrar con diferentes tipos de innecesarios: contenidos duplicados, contenidos obsoletos o también contenidos con distinta identificación pero con el mismo contenido. Todos ellos serían innecesarios, aunque de distinto tipo y que pueden requerir contramedidas diferentes.

Al igual que en esta segunda S se trabaja en la ubicación adecuada de los contenidos, conviene pensar también que es lo que se usa más frecuentemente, sean ficheros, carpetas u otros elementos de información, o también herramientas. Un criterio de segunda S es que lo que se use frecuentemente esté, si es posible, a un clic de distancia. Esto es de aplicación a cualquier herramienta con la que trabajemos: un navegador, un procesador de textos, una hoja de cálculo, una aplicación de correo electrónico... Se trata siempre de que las funcionalidades más utilizadas estén a mano.

Es también el momento de distinguir de forma sencilla entre unos contenidos y otros jugando incluso (si es posible) con colores como suele suceden en el correo electrónico. El uso de color para distinguir contenidos es un recurso muy utilizado en las 5S digitales. Se suele considerar en la segunda y en la cuarta S. 

1.1 Definiciones generales

• Seiri (separar innecesarios): se trata de identificar los elementos necesarios e innecesarios, deshacerse de los innecesarios y evitar que vuelvan a aparecer.

• Necesarios: materiales (ficheros, correos electrónicos, aplicaciones u otros objetos digitales de información) que, sin ninguna duda, se van a necesitar en el futuro.

• Innecesarios: materiales (ficheros, correos electrónicos, aplicaciones u otros objetos digitales de información) que no tenemos previsto utilizar en un futuro (plazo concreto). Conviene consensuar en equipo los criterios. Por ejemplo, un fichero puede ser innecesario porque:

  • hay versiones posteriores actualizadas

  • ya han transcurrido x número de años desde que se creó cierto documento

  • ya está almacenado en otra ubicación (en un ERP por ejemplo)

  • es de carácter personal, no relacionado con el trabajo

• Pendientes de clasificar (fieras): materiales (ficheros, correos electrónicos, aplicaciones u otros objetos digitales de información) sobre los que tenemos dudas de la necesidad de su uso futuro.

• Jaula: zona (carpeta) en la que almacenamos las "fieras", es decir, aquellos pendientes de clasificar.

1.2 Ventajas obtenidas en esta fase

• Eliminación de obsoletos y duplicados. Se eliminan riesgos de manejar información incorrecta.

• Claridad a la hora de acceder a información lo que normalmente supone menos tiempo.

• Reducción de sensación de desorganización.

1.3 Trampas y laberintos

• Definiciones confusas de necesario e innecesario.

• Dedicar demasiado tiempo a decidir si algo es necesario o innecesario.

• Convertir la jaula en un almacén permanente de innecesarios.

• Tendencia a guardar "por si acaso".

1.4 Factores de éxito

• Definiciones claras de necesario e innecesario.

• Disponer de software que nos ayude a detectar duplicados, carpetas vacías, elementos con mucha antigüedad, etc.

• Conocer bien los elementos (ficheros, correos electrónicos, aplicaciones u otros objetos digitales de información) con los que tratar.

• Acotar bien el ámbito de documentos a explorar (definir bien los límites de la zona piloto).

• Asignar bien las responsabilidades: que las personas tengan criterio y capacidad operativa para decidir.

• Realizar una copia de seguridad de forma previa a comenzar la implantación.

• Disponer de software que facilite las tareas a fin de no tener que realizarlas de forma "manual".

1.5 Indicadores

• Nº de elementos innecesarios detectados.

• Nº de elementos duplicados.

• Espacio liberado por eliminación de innecesarios.

1.6 Preparación del equipo

Hay que distribuir responsabilidades, teniendo en cuenta que debe estar presente alguien con criterio "informático", sea una persona técnica del área si es que existe o quien asuma ese rol. Si no se dispone de personal propio de TICs puede convenir contar el proveedor correspondiente. Además, quienes conforman el equipo operativo (personas del área/proceso de la experiencia piloto) deben tener criterios claros y conocer las actividades que se llevan a cabo. Así pues:

• Se deben distribuir responsabilidades.

• Se deben consensuar criterios de necesario/innecesario.

• Se debe decidir si se utiliza alguna aplicación de ayuda, sea para la indexación de los contenidos o para detectar duplicados/obsoletos.

• Se debe concretar los formatos de registro de esta fase: listados de necesarios e innecesarios, además de fieras.

1.7 Ejemplos

Como referencia general se consultarán ejemplos de la página del Club 5S de Euskalit para acordar criterios de necesario/innecesario. Para ello hay que hacer click en la zona "Experiencias 5S" y luego en el desplegable "Área" seleccionar "Informática". Ahí se pueden consultar diversos ejemplos.

Antes de cualquier acción, es obligatorio realizar una copia de seguridad de todos los contenidos de la zona donde se vaya a trabajar. Esta copia de seguridad debe proporcionar la tranquilidad al equipo de que si se elimina algún material que posteriormente se considerara necesario siempre se podría recuperar de la copia de seguridad.

2.1 Evidencias

En esta fase el equipo se reúne para analizar lo que ha realizado en el safari.

3.1 Toma de decisiones

Entre otros temas ahora hay que:

• Acordar la definición de necesario/innecesario para los materiales que más problema ocasionan (si el volumen es muy grande priorizar con un criterio del estilo Pareto: cuál es el 20% de los materiales cuya gestión adecuada resolvería el 80% del problema).

• Analizar la causa de aparición de innecesarios y proponer medidas para evitar que suceda en el futuro. Esto puede incluir acciones de formación con las personas afectadas.

En general, se repasa la hoja de cálculo en la que se ha estado trabajando para que todo el equipo tenga claros los criterios.

3.2 Ejecutar decisiones

• Eliminar los elementos innecesarios.

• Formar en los criterios de necesario/innecesario.

3.3 Registrar evidencias

A fin de mostrar cómo ha cambiado la situación se registra la evidencia, realizando algún pantallazo que pueda compararse con la situación precedente.

3.4 Recogida de indicadores

De acuerdo a lo decidido en esta primera S, se refleja en los indicadores lo que se ha obtenido tras el safari y la implantación de las acciones de análisis y mejora.

Para que los criterios se afiancen se recomienda comenzar con la elaboración de un documento (puede ser un procedimiento o algo similar) que refleje lo fundamental de la operativa que se está proponiendo. En esta fase sobre todo tiene que ver con:

• los criterios de necesario/innecesario

• cómo actuar ante la aparición de nuevos necesarios

• cómo actuar ante la aparición de nuevos innecesarios

• cómo gestionar las fieras o materiales dudosos

• cómo registrar los indicadores